COMPAREX wird SoftwareONE. Ab dem 1. April wird die COMPAREX AG ihren Markenauftritt in SoftwareONE ändern. Die Markenkonsolidierung ist Teil eines laufenden Integrationsprozesses im Zuge des Erwerbs der COMPAREX AG durch SoftwareONE.
Principles for Working with M365

Adoption & Change Management

Grundsätze für die Arbeit mit Microsoft 365

Grundsätze für die Anwendung von Microsoft 365

Microsoft 365 ist eine Lösung für die Teamarbeit. M365 enthält zusätzlich zu den traditionellen Office-Apps wie Excel, PowerPoint und Word viele Produktivitäts-, Kommunikations- und Kollaborations-Apps wie Planner, OneNote und Formulare.

Anwender fragen mich häufig nach den Best Practices von Microsoft 365. Da jeder seine eigenen Arbeitsweisen und -gewohnheiten hat, ist es schwierig die "Best Practices" zu bestimmen. Wahrscheinlich gibt es andere, die vielleicht eine noch bessere Anleitung zum Arbeiten geben können.  

Zum Beispiel das Buch von Graham Allcott "The Productivity Ninja" umfasst "alle Tipps und Techniken, die Sie brauchen, um Ihre Aufgaben zu erledigen, das Beste aus Ihrer Zeit zu machen und mit dem Aufschieben von Aufgaben aufzuhören. Es macht Spaß, ist leicht zu lesen und praktisch. Seine Empfehlungen sind zu 100% relevant für die Arbeit mit der M365-Plattform. Der Titel lautet nicht "Die 10 wichtigsten Regeln für die Arbeit mit Teams" oder "Alles, was Sie über Microsoft 365 wissen müssen". Das wäre entweder zu einschränkend oder zu umfangreich. 

Für IT-Profis, die speziell mehr über Microsoft 365 wissen möchten, empfehle ich auch Office 365 für IT-Profis, eine Website, die von Tony Redmond und seinem Team erstellt wurde. Diese MVPs geben Ihnen alle Einblicke, die Sie brauchen. 

Grundsätze für die Arbeit mit M365:

Diese Prinzipien sind eher dafür gedacht, wie man die Arbeit mit Microsoft 365 angehen sollte. Satya Nadella, CEO von Microsoft, hat vor einigen Jahren eine Präsentation gehalten, die mir immer noch im Gedächtnis geblieben ist. Die Kernaussagen der Präsentation sind:

  • Informationen sind wertvoll. Machen Sie sie transparent und teilen Sie diese offen.
  • Seien Sie vernetzt und arbeiten Sie auf gemeinsame Ziele hin.
  • Schätzen Sie Beiträge anderer - gemeinsam sind wir besser.
  • Optimieren Sie über alle Teams hinweg das gesamte Unternehmen.

Diese Prinzipien finden sich heute in Microsoft 365 wieder. Nehmen wir an, Sie arbeiten in einer Abteilung in der noch in Silos gearbeitet wird. M365 hat die Apps und Methoden, um Ihre Arbeit teamübergreifend zu unterstützen. M365 macht Ihre Arbeit transparent, sodass Sie offen kommunizieren können. Es verfügt über die Möglichkeiten, den Beitrag anderer zu berücksichtigen und gemeinsam zu arbeiten. Die M365-Plattform, die für die effektive Umsetzung Ihrer Strategie entwickelt wurde, ist für alle Bereiche Ihres Unternehmens gedacht. 

Erstes Prinzip. Arbeiten Sie mit dem Kommunikationskreis.

Als Individuum in einem Unternehmen lernen Sie 70 % am Arbeitsplatz, 20 % durch Interaktionen mit anderen und 10 % durch Weiterbildungen. Daher müssen Sie neben der Bearbeitung von Dokumenten mit den herkömmlichen Apps auch Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen vorantreiben. Das nennen wir bei SoftwareONE den Wir-Zirkel. Sie speichern die Dokumente, die Sie erstellen, auf OneDrive. Sie wachsen, indem Sie von anderen lernen und durch die Informationen, die Sie von anderen innerhalb Ihrer Community erhalten. Yammer und LinkedIn sind ebenfalls Möglichkeiten, um Feedback zu sammeln und sich mit Ihren Kollegen zu vernetzen. 

Modern Collaboration Architecture (MOCA)
Modern Collaboration Architecture (MOCA), Quelle: Microsoft

Ihr Input ist wertvoll und relevant für Ihr Team (Ihr Wir-Kreis, sozusagen). Anstelle Ihrer eigenen persönlichen ToDo-App beginnen Sie nun, die Planer-App Ihres Teams zu nutzen, um in Verbindung zu bleiben und an gemeinsamen Zielen zu arbeiten. 

Ihr Team treibt eine aktive und offene Kommunikation im Unternehmen voran. Die Apps und Dokumente ermöglichen die Kommunikation auf eine Weise, die für das gesamte Unternehmen optimiert ist. Das System des Lernens und der Entwicklung als Individuum ist mit Ihrem Unternehmen vernetzt, genau wie M365.

Zweites Prinzip: Teilen Sie offen und regelmäßig.

Durch die Verwendung von "@-Bemerkungen" über die Apps in Microsoft 365 haben Sie ein leistungsstarkes Werkzeug, um direkt und häufig zu teilen und zu kommunizieren. Durch die Verwendung von "@-Bemerkungen" sprechen Sie die Personen an, die Ihre Kommentare zu ihrer Zeit lesen sollen. Selbst wenn sie persönlich frei oder kürzere Arbeitszeiten haben, sind sie immer mit einbezogen. "@-Mentions" funktionieren sogar innerhalb von Word-Dokumenten. 

Teilen ist nicht präsentieren. Wenn Sie Ihren Bildschirm freigeben, sieht das Publikum, was Sie gerade tun. Wenn Sie die Zusammenarbeit und das Co-Authoring anregen wollen, präsentieren Sie Ihre Dokumente nicht. Teilen Sie stattdessen den Link und fordern Sie die Leute auf, in das Dokument einzusteigen. Co-Authoring fördert die Verantwortung und schafft eine hervorragende Zusammenarbeit. Teilen Sie den Link und bitten Sie um Unterstützung. Das sorgt für mehr Transparenz.

Drittes Prinzip: Gemeinsam ist man stärker.

Wenn wir uns die letzten 21 Jahre der Softwarebranche anschauen, wird klar, dass wir einen Sprung in den Funktionen von Plattformen und Anwendungen gemacht haben. Natürlich haben wir schon im Jahr 2000 über Cloud Computing gesprochen, aber damals waren wir, um ehrlich zu sein, zu sehr mit dem Millennial-Bug beschäftigt. Die Cloud-Innovation entstand am Rande der Software-Industrie und ist nun überall zu finden. Innovation ist das, was Wachstum antreibt und neue dynamische Möglichkeiten schafft. Die Kombination von Cloud Computing-Innovation mit einem neuen Blick auf den Wert von Daten und Data Science gibt den Menschen reichlich Möglichkeiten, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln und einzigartige Wettbewerbsvorteile zu schaffen.

Damit Ihr Unternehmen wachsen kann, brauchen Sie Wissenswerkzeuge, die die Verknüpfung zwischen den Abteilungen und den Menschen vorantreibt. Ihr Unternehmen sollte wie eine gut geölte Maschine zusammenarbeiten und widerstandsfähig gegen Angriffe auf das System sein. Die Microsoft 365-Plattform unterstützt diese Arbeitsweise. Die Apps können gemeinsam genutzt werden, indem Workflows erstellt werden, die alle Standardprozesse automatisieren.

Zusätzlich unterstützt das M365-Ökosystem die Vernetzung mit externen Personen. Es sichert Ihre Daten und fördert die Zusammenarbeit auch außerhalb Ihres Unternehmens. Versuchen Sie nach Möglichkeit, Ihre Apps zu kombinieren oder sie so weit wie möglich zu verbinden, um das Beste aus der Plattform herauszuholen. Gemeinsam ist besser für die einzelnen Personen und auch für die Apps. Kombinierte Apps fördern die Kommunikation zwischen den Menschen. 

Viertes Prinzip: Wertbeiträge.

So zu arbeiten, wie Sie es immer getan haben, wird Ihnen auch die Ergebnisse bringen, die Sie immer hatten. Wie bereits erwähnt, schwindet der Wert, den Sie gewinnen mit der Zeit und Sie müssen innovativ sein und Input von anderen erhalten, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. Schauen Sie sich an, wie andere auf dem Markt agieren. Die Plattformen, die Sie auswählen, sind entscheidend für Ihre Fähigkeit, zuzuhören und von Ihrem Unternehmen und der Außenwelt zu lernen. Was sind die Herausforderungen in den verschiedenen Geschäftsbereichen? In welchen Bereichen brauchen Sie einen anderen Ansatz, um Ihr Geschäft voranzutreiben? Welche Art moderner Kommunikations-Tools wünschen sich Ihre Mitarbeiter? 

Dieser Denkweise kann manchmal mit Desinteresse begegnet werden. Die meisten Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen denken nicht über diese Dinge nach; sie bevorzugen es, möglichst einfach die IT-Infrastruktur zu nutzen. Wenn sie es nicht wissen, wollen sie es auch nicht wissen. Nun ist es an der Zeit, die richtigen Leute zu fragen. Auch hier gilt die 70-20-10-Regel. 70 % der Leute sind nicht bereit, diese Diskussion zu beginnen. 20 % sind interessiert, haben aber nicht die Zeit, darüber zu diskutieren. Und 10 % sind bereit, darüber zu sprechen und werden Ihnen wertvolle Einblicke in das Steuerungsmodell Ihres Unternehmens geben. Die Suche nach den richtigen Leuten innerhalb und außerhalb des Unternehmens ist eine großartige tägliche Vorgehensweise, um bedeutende Veränderungen voranzutreiben.

Die Rahmenbedingungen von Microsoft 365

Hey, ich habe keine Zeit für Prinzipien. Ich brauche Antworten: Wer kann MS Teams erstellen und auf welche Bezeichnungen einigen wir uns? Erlauben wir Gastzugang? Welche Apps genehmigen wir? Welche Datenschutzvorgaben gelten bei uns?
Mit den vier zuvor besprochenen Prinzipien im Hinterkopf, lassen Sie uns noch einmal einen Blick auf die Steuerung von Microsoft 365 werfen. Ist es ein Regelbuch? Ich hoffe aufrichtig, dass Sie genauso überzeugt sind wie ich, dass es kein Regelbuch oder eine Top-Ten-Liste von Schritten sein sollte, die man durchführen muss, um eine gut geölte Maschine zu schaffen. Es sollte genau das tun und das organisatorische Wachstum fördern.

Aus der IT-Perspektive wollen Sie Struktur und eine maximale Ausnutzung der verfügbaren Ressourcen. Die Idee, die Menschen in Ihrem Unternehmen bei der Gestaltung ihrer Teams einzuschränken, steht jedoch im Widerspruch zur Geschäftsinnovation. Menschen brauchen Eigenverantwortung und Freiheit, um sich auszudrücken und ihre Gedanken und Ideen umzusetzen. Je schneller sie ihre Ideen ausprobieren können, desto schneller können sie die Ideen umsetzen, die noch nicht unterstützt werden oder ausgereift sind. Wer kann Teams erstellen? Diese Frage sollte durch "Wer kann Innovation vorantreiben?" ersetzt werden.
Was die Namenskonventionen angeht, habe ich in meinem persönlichen Umfeld mindestens 4 Marias und vielleicht 6 Johns; beim Durchstöbern unseres aktiven Verzeichnisses sehe ich viele doppelte Namen und obwohl ich sie nicht kenne, gibt es sogar mehr Herberts bei SoftwareONE als ich dachte . Computer können mit Duplikaten noch nicht umgehen - mit der Betonung auf noch. Wenn Sie jedoch eine "@-Erwähnung" in einem Dokument platzieren, schlägt Microsoft 365 bereits die häufigste und wahrscheinlichste Person vor, die Sie versuchen zu erwähnen. Da Computersysteme eindeutige Bezeichnungen benötigen, müssen Namenskonventionen Einzigartigkeit und Autonomie fördern - Struktur und Freiheit zugleich. Das Erstellen von automatisierten Systemen, die eine automatische Namensgebung vornehmen, führt zu Unflexibilität und Standardisierung.

Schließlich gibt es bei der Entscheidung, wem Sie Zugang gewähren, einige Dinge zu bedenken: Sind Sie offen für Beiträge von anderen? Woher wissen Sie, wem Sie vertrauen können? Vertrauen Sie jedem? Welchen Einsatzbereich haben die Gäste und welche Berechtigungen sollen sie haben? Das kommt auf den Gast an. Dem einen können Sie mehr Freiraum gewähren, dem anderen vielleicht weniger. Es ist jedoch entscheidend zu wissen, wer im Haus ist. Deshalb brauchen Sie einen strukturierten und eindeutigen Überblick darüber, wer wer ist und welche Berechtigungen vergeben wurden.

Schnelles und langsames Denken

Natürlich können die Umstände und der Zeitdruck Sie daran hindern, Entscheidungen zu treffen. Dennoch ist es wichtig, sich die Zeit zu nehmen, um Regeln zu bestimmen. Nutzen Sie die bereits erwähnten Prinzipien als Richtlinien für Ihr Wachstum. Beziehen Sie Menschen außerhalb der IT-Organisation mit ein. Seien Sie offen für alle Meinungen und gestalten Sie die innovativen Möglichkeiten für das gesamte Unternehmen. Denken Sie bei der Unternehmensführung langsam und treffen Sie prinzipienfeste Entscheidungen. Legen Sie Ihre unternehmerischen Interessen und Ihr schnelles Denken beiseite. Machen Sie mehrere Iterationen und lernen Sie schnell.

Die Schnellübersicht der M365-Steuerung

  • Einschränkungen bei der Teamerstellung
    • Während der Testphase
    • In der Produktion
    • Verhaltensbeobachtung
    • Team-Typen
    • Sicherheitskennzeichnungen

  • Namenskonventionen
    • doppelte Namen
    • Präfix-Suffix-basierte Namen
    • Klassifizierungen
    • Namenskonventionen mit frühen Anwendern testen

  • Gastzugang
    • Wer kann Zugang gewähren?
    • Datenschutz und Gastfreigabe
    • Konferenzraum-Ausstattung, Konferenzraum-Hardware

  • Lizenzierungsanforderungen für die verschiedenen Einstellungen
  • Lifecycle-Management von Gruppen, Teams und Daten

Setzen Sie die richtigen Rahmenbedingungen, um den Geschäftserfolg voranzutreiben

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  • User Productivity, Digital Transformation, Adoption and Change Management
  • Arbeitsplatz der Zukunft, People enablement, Technology Transformation, Microsoft 365, ACM

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Autor

Herbert van Sintemaartensdijk

Herbert van Sintemaartensdijk

Digital Business Innovator und Transformation Advisor

Herbert ist Digital Business Innovator und Transformation Advisor und forscht derzeit an kognitivem Verhaltensdesign für große Unternehmen in komplexen Umgebungen. Er berät und lehrt mit Leidenschaft digitale Transformation, organisatorischen Wandel und die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle.

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