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Adoption & Change Management

Neue Arbeitsweisen annehmen

Neue Wege des Arbeitens beschreiten

Es besteht kein Zweifel, dass uns im letzten Jahr Veränderungen in jeder Facette unseres Lebens umgeben haben. Für Organisationen auf der ganzen Welt haben sich die Veränderungen möglicherweise viel schneller vollzogen als ursprünglich erwartet. Wir haben eine dramatische Verschiebung hin zur Remote-Arbeit erlebt, und viele Organisationen haben schnell Microsoft 365 eingeführt, um ihren Mitarbeitern die Zusammenarbeit aus der Ferne zu ermöglichen. Jetzt, wo sich die Teams überall in der neuen Normalität eingerichtet haben, wollten wir darüber nachdenken, wie Adoption Change Management (ACM) für einige SoftwareONE-Kunden verlaufen ist und wohin ihre Reise gehen soll.

Paul Wooldridge, SoftwareONE UK's Future Workplace Practice Lead, hat sich mit Kunden des Leeds City Council, City of Lincoln Council und Almac zusammengesetzt, um ihre Erkenntnisse und Erfahrungen mit der Einführung neuer Technologien in ihren jeweiligen Organisationen zu teilen. Lassen Sie uns einige der wichtigsten Erkenntnisse aus dem SoftwareONE´s Adoption & Change Management Customer Roundtable (Webinar-Aufzeichnung EN) daraus zusammenfassen.

Die Herausforderungen, die ACM entfachen

Vielleicht geschah es vor der Pandemie oder mittendrin - aber jeder kann einen Zeitpunkt bestimmen, an dem er wusste, dass eine Veränderung notwendig war. Für Fraser Trickett, Organization Change Lead bei der City of Lincoln, war es offensichtlich, dass eine starke Change-Strategie eingeführt werden musste. "Jedem einen Laptop mit Microsoft 365 darauf zu geben, war nicht der beste Ansatz", sagte er. "Also gefiel uns die Idee von ACM." Fraser Trickett sagte, das Wichtigste an seiner ACM-Strategie sei, wirklich mit den Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, um ihre Arbeitsstile und Bedürfnisse zu verstehen. Indem er Personas mit Nutzungsszenarien festlegte, war er in der Lage den besten Weg zu finden. Lesen Sie hier nochmal die Case Study zu City of Lincoln.

Alle Diskussionsteilnehmer waren sich einig, dass es viele Mitarbeiter gibt, die bereit sind sich auf die neue Aufgabe einzulassen. Gleichzeitig ist es aber für langjährige Mitarbeiter, die eher in ihren Gewohnheiten verhaftet sind, oft ein Schock das System zu verändern. Das ist der Grund warum, wie Fraser Trickett betonte, gutes ACM so erfolgreich ist, um die Effizienz zu verbessern. Anstatt sich an einen traditionellen Helpdesk zu wenden, können die Anwender ihre Fragen ohne zu zögern an ein vertrautes Gesicht stellen.

Für Jonathan Graham, Senior Configuration | SQA Engineer beim Pharmaunternehmen Almac war die Schatten-IT zu Beginn seiner ACM-Reise von besonderer Bedeutung. "Wenn ich zurückblicke sahen wir, dass eine unserer Geschäftunits begann Gefallen an Slack zu finden." Die Kombination aus der Notwendigkeit, die Risiken der Schatten-IT zu reduzieren und die Kommunikation zu verbessern, stellte Almac vor eine einzigartige Herausforderung: Wie konnten sie ihre Teams auf Microsoft 365 umstellen, wenn sie an eine ähnliche Plattform wie Slack gebunden sind? Genau aus diesem Grund wurde ein ACM-Team benötigt. Es war das Puzzlestück, das Menschen und Technologie zusammenbrachte. "Bei der Umstellung ging es darum, die Akzeptanz voranzutreiben und die Produktivität der Benutzer zu verbessern und nicht darum, ihnen einfach die Technologie zu übergeben", erklärt Jonathan Graham.

Und wie Joe Morley - ein Modern Workplace Pre-Sales Consultant für unser eigenes Team bei SoftwareONE UK - feststellte, scheint der Wandel im Arbeitsleben unmöglich zu sein. "IT-Abteilungen werden als die Bastionen für die Bereitstellung und Wartung von Technologie gesehen, aber nicht als diejenigen, die tatsächlich mit den Menschen im Unternehmen sprechen und ihre Bedürfnisse und Anforderungen verstehen." Man muss auf die Anwender zugehen und herausfinden, was sie zu einer Änderung bewegen würde. Und wie Morley weiter erklärt, werden 67 Prozent der Technologieänderungen von der IT getrieben, und leider scheitern sie oft. Wenn die Implementierung  von den Mitarbeitern selbst ausgeht, dann wird das Projekt erfolgreich sein.

Die Wichtigkeit von Business Buy-In

Ein weiterer kritischer Faktor, der während des Roundtables diskutiert wurde, war die Bedeutung der Zustimmung der obersten Führungsebene. Wenn Sie eine ACM-Strategie einführen, müssen Sie die Unterstützung der obersten Führungsebene haben. Ihre Führungskräfte müssen mit Leidenschaft dabei sein diesen Wandel voranzutreiben. Schließlich schicken Sie im Wesentlichen Laptops aus und machen Ihre Belegschaft mobil und sie sollten genau wissen, warum dies planvoll geschehen muss.

David Collier, Senior Project Manager beim Leeds City Council sagte, der Schlüssel für sein Projekt sei gewesen, dass der Prozess fokussiert blieb. Während sich die Organisation zuvor nur auf die Technologie konzentriert hatte, erkannte sie, dass es bei der Adoption genauso darum ging, die Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeiter zu erfüllen und ihnen zu vermitteln, wie sie damit ihre tägliche Arbeit verbessern können. Eine Technologie zu liefern, die den Anforderungen des Unternehmens am besten entspricht, war das Wichtigste. Zweitens war die Unterstützung durch einen Executive Sponsor, der bereit war als Vorbild für die Initiative zu dienen, ebenfalls ein zentraler Bestandteil seiner Strategie. Wenn das Senior Leadership Team seine Begeisterung für diese Veränderung kommuniziert, wird die Strategie vorankommen.

"Wenn man die Zustimmung der Führungsebene und die richtigen Leute als Fürsprecher hat, trägt das die Botschaft fort und sorgt für Begeisterung."

Als alternativen Ansatz beschloss Fraser Trickett, dass das Führungsteam als erstes Microsoft 365 implementieren sollte. "Der Gedanke dahinter, dass sie es als Erste übernehmen, war, dass sie nicht nur die Botschaft untermauern, sondern auch als unser strategisches Kommando fungieren ", sagte er. "Sie arbeiten alle örtlich verteilt und es ist ein großartiges Konnektivitäts-Tool."

Warum Sie die Produktivität messen sollten

Während Sie an der Implementierung arbeiten, müssen Sie die Produktivität messen. Wie David Collier erklärt, ist dies eine großartige Möglichkeit, um herauszufinden, ob Ihre Strategie funktioniert. "Ich würde einen Blick auf das Produktivitäts-Scoreboard werfen und sicherstellen, dass diese Dinge vorhanden sind, und auch auf das Adoption-Dashboard schauen, um zu sehen, ob es eine Verringerung der E-Mails oder eine Zunahme der gemeinsamen Nutzung gibt." Durch den Einsatz von Fokusgruppen war David Collier darauf bedacht, die Technologie nicht zu stark zu forcieren und den Mitarbeitern wirklich zuzuhören. Es ist wichtig durch Messungen zu sehen, ob Ihre Strategie erfolgreich ist und immer auf das Feedback zu hören, das Sie von den Endbenutzern erhalten.

Die Messung der Produktivität ist wichtig, weil Sie so jede Abteilung einzeln betrachten können und sehen, was funktioniert und was nicht. Wenn eine Einheit Teams viel mehr nutzt als die anderen, was ist der Grund dafür? Untersuchen Sie, was bei diesen Anwendern funktioniert hat, um neue Taktiken zur Verfeinerung Ihrer Methoden zu finden. Wie Jonathan Graham erwähnte, sollte sich ACM mehr nach einer Zusammenarbeit anfühlen und das wird den Unterschied ausmachen.

In Bezug auf das Änderungsmanagement ist eine der vorteilhaftesten Funktionen von Microsoft 365 das Analysetool. Und während die Kenntnisnahme der Produktivität ein großes Plus ist, müssen Sie auch aus der einfachen Tatsache heraus messen, dass Ihre Führung die Kosten von ACM verstehen will. "Die Messung der Produktivität ist etwas Persönliches und Intimes für das Unternehmen", sagt Joe Morley. "Pro Abteilung hat jeder seinen eigenen Ansatz."

User Champions finden und trainieren

Schließlich waren sich alle Diskussionsteilnehmer einig, dass das Verständnis für die Funktionsweise von Schulungen und das Training der Champions beides starke Faktoren für eine erfolgreiche Einführung sind. Wie Fraser Trickett bemerkte, sind Champions "Menschen, die bereitwillig die Eignung für Veränderungen zeigen." Wenn Sie die Veränderung zum ersten Mal ankündigen ist es relativ einfach, die Leute im Raum zu erkennen, die sofort mit der Technologie arbeiten werden. Diese Leute werden Ihre Champions werden und Sie können sie bitten dem ACM-Team beizutreten, um anderen zu helfen, die der Veränderung gegenüber skeptischer sind.

Hier bei SoftwareONE ermutigen wir unsere Kunden, den Prozess zu wiederholen, wiederholen, wiederholen, bis sie ein Ergebnis haben, mit dem alle zufrieden sind. Auch wenn es mühsam erscheinen mag, so können Sie auf diese Weise Ihre Strategie wirklich verfeinern und alle Macken ausmerzen. Sprechen Sie weiter mit Ihren Endanwendern, messen Sie weiterhin die Produktivität und stellen Sie sicher, dass Ihre Champions bereit sind, Sie bei jedem Schritt zu unterstützen.

Schlussgedanken

Wie unsere Kunden festgestellt haben, ist die Einführung einer ACM-Strategie keine leichte Aufgabe. Ganz gleich, ob Sie damit zu kämpfen haben, langjährige Mitarbeiter umzustimmen, oder ob es Ihnen schwerfällt die Zustimmung der Führungsebene zu erhalten - Sie sind nicht allein. Jede Organisation durchläuft irgendeine Art von Veränderung und es gibt etwas, das man aus den Erfahrungen aller lernen kann. Und wenn es eine Sache gibt, die wir aus diesem Roundtable gelernt haben:

Wenn man sich auf die Menschen konzentriert, kann man effektive Veränderungen herbeiführen, die einen nachhaltigen Einfluss haben werden.

Eigene Change-Projekte vorantreiben?

Möchten Sie mehr zu ACM erfahren? Mit einer klaren holen Sie das Beste aus Ihren Investitionen heraus. Wenn die Mitarbeiter die Einführung neuer Technologien unterstützen, steigert das nicht nur die Unternehmensproduktivität, sondern treibt auch die Umsetzung der digitalen Transformation voran.

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Autor

Paul Wooldridge

Practice Lead – Future Workplace

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