Wieso weshalb warum? Gründe für eine Adoption & Change Management-Strategie

"Wenn ein Mensch keinen Grund hat, etwas zu tun, hat er einen Grund, es nicht zu tun" (Sir Walter Scott).

Der technologische Fortschritt vollzieht sich seit einigen Jahrzehnten in einem rasanten Tempo. Mit den neuen Veränderungen, die sich durch Remote-Arbeit ergeben und dem zunehmenden Druck, so produktiv wie möglich zu bleiben, werden Unternehmen dazu gedrängt, noch mehr Technologien als bisher zu implementieren. 

Wenn es nun um die Einführung dieser neuen Technologien, Prozesse oder Arbeitsweisen geht, haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, den konkreten Grund dafür, das „Warum?“ zu formulieren. 
Einige Unternehmen halten nicht inne, um die Mitarbeiter zu befragen, warum sie an bestimmten Tools festhalten, was sie von den neuen Tools erwarten und wie neue Software ihren Alltag verbessern könnte.

Wenn Sie eine Adoption & Change Management (ACM)-Strategie wollen, die in ihrem Unternehmen eine nachhaltige Veränderung schafft, müssen Sie mit zunächst den Grund klären. Viele Unternehmen tun sich damit schwer, eine klare Begründung für Veränderungen zu finden. Dabei kann eine ACM-Strategie dabei helfen, die notwendigen nächsten Schritte zu planen.

Es ist eine Wunschsituation: Sie migrieren Ihre Workloads in die Cloud – und erzielen Sie die gewünschten Ergebnisse: produktivere Mitarbeiter, steigende Mitarbeiterbindung und effiziente als auch eine kollaborative Projektabwicklung. Wir leben jedoch nicht in einer idealen Welt und es braucht Zeit sowie Ermutigung, um den größtmöglichen Nutzen aus neu implementierten Anwendungen zu ziehen. Genau darauf zielt eine Adoption und Change Management-Strategie ab.

Aus diesem Grund ist das „Warum” so wichtig.
Denn im Kern befasst sich das Change Management mit der menschlichen Seite der Veränderung. Die Implementierung neuer Technologien kann nie ihr volles Potenzial entfalten, wenn die Mitarbeiter die Veränderung nicht annehmen. Um sich die neue Initiative zu eigen zu machen, werden sie wissen wollen warum es eine Veränderung gibt und wie sie in Zukunft davon profitieren. Eine effektive Adoption & Change Management-Strategie bietet einen strukturierten Plan, der den Mitarbeitern dabei hilft zu verstehen warum sie neue Technologien benötigen und der sie bei deren Nutzung unterstützt.

Sobald Sie das „Warum” der neuen Technologieimplementierung formuliert haben, ist es wichtig, dass Sie mit allen Mitarbeitern aller Abteilungen bis zur obersten Führungsebene im Austausch darüber bleiben, wie sich diese Änderungen auf jede Gruppe persönlich auswirken. Sobald Ihre Mitarbeiter wissen warum etwas getan wird und was es ihnen nützt, werden sie die neue Technologie eher akzeptieren und bei ihrer Arbeit nutzen.

Mit dem Management von Veränderungen sind zwangsläufig Herausforderungen verbunden. Die erste besteht darin, dass Mitarbeiter nicht immer wissen, ob sie von der Verwendung neuer Tools profitieren, besonders wenn die alten so vertraut sind. Veränderungen sind schwierig. Damit die Implementierung erfolgreich ist, müssen Sie einen Plan dafür haben, wie Sie mit dieser Hürde umgehen. 
Motivieren Sie die Mitarbeiter dazu, ihr Verhalten zu ändern und sich auf die neue Technologie einzulassen. Aber dafür gibt es keine einheitliche Lösung. Jede Gruppe wird auf unterschiedliche Weise betroffen sein, weshalb Sie proaktiv mit den verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten müssen, um herauszufinden, was die Mitarbeiter dazu bringt, die neuen Prozesse zu übernehmen. Dabei kann es schwierig sein nachzuverfolgen, ob die Mitarbeiter weiter auf ihr Wissen aufbauen und die Plattform nutzen, wenn ein Projektabschnitt beendet ist.

Auch große Lösungen wie Microsoft 365 können Akzeptanzprobleme verstärken. Sie beinhalten viele Tools, die übersehen oder nicht ausreichend genutzt werden. Viele Mitarbeiter können damit überfordert sein, die verschiedenen Anwendungen in kurzer Zeit zu lernen.

Kombinieren Sie all diese Herausforderungen mit einem zweifelhaften Grund für die Änderung und Sie haben ein Rezept für eine Katastrophe – oder zumindest einen Misserfolg im Implementierungsprozess. 

Um ein solches Szenario zu vermeiden, ist die Kommunikation des Mehrwertes bei jedem Schritt des ACM-Prozesses entscheidend. Richten Sie Ihre Kommunikationsbemühungen darauf, die richtige Botschaft an die richtige Zielgruppe zu senden und holen Sie stets Feedback zum Prozess ein, damit alle notwendigen Änderungen vorgenommen werden können. Achten Sie darauf, die Vorteile der neuen Technologie nicht zu übertreiben und mögliche Herausforderungen nicht kleinzureden – seien Sie ehrlich, und Sie werden besser gerüstet sein, um mit den unvermeidlichen Herausforderungen umzugehen.

Ganz gleich, ob Sie neue Technologien, Prozessaktualisierungen, Compliance-Initiativen oder Umstrukturierungen implementieren – Veränderungen sind unvermeidlich und notwendig, um Ihr Geschäftsergebnis zu steigern. Folgen Sie den nachstehenden Schritten, um mit dem Aufbau einer ACM-Strategie zu beginnen.

1. Bewerten Sie die einzuführenden Technologien: Der erste Schritt besteht darin, zu ermitteln, was verbessert werden soll und welche Ziele mit der Implementierung verfolgt werden. Skizzieren Sie, welche Technologien eingeführt werden sollen, welche Ressourcen benötigt werden, um die Akzeptanz zu fördern und auf welche Mitarbeitergruppen sich die Änderung auswirken wird.
2. Erstellen Sie eine Roadmap: Eine Roadmap bietet einen mehrstufigen Prozess, der jeden Schritt, messbare Ziele, Anreize, Messungen und Analysen klar umreißt. Jetzt ist auch der Zeitpunkt, um die einzusetzenden Ressourcen, die Aufgaben- oder Zielstellung und die damit verbundenen Kosten zu ermitteln.
3. Kommunizieren Sie Ihre Pläne: Dies ist von entscheidender Bedeutung. Sie müssen sicherstellen, dass alle Beteiligten ihre Rolle, den Prozess, die notwendigen Fähigkeiten und Schulungen sowie alle zusätzlichen, für die Ausführung erforderlichen Schritte kennen und wissen, wie sie von dieser neuen Technologie profitieren und ihre Arbeit erledigen können.
4. Beginnen Sie mit der Schulung: Das alles geht nicht von heute auf morgen: Planen Sie also genügend Zeit für den Schulungsprozess ein und erwägen Sie einen abgestuften Ansatz über mehrere Wochen, um den Beteiligten Zeit zu geben, die Informationen aufzunehmen. Und denken Sie daran, dass nicht jeder auf die gleiche Weise lernt. Bieten Sie daher visuelles Training, druckbares Material und Zugang zur Technologie für praktische Erfahrungen an.
5. Schulen Sie bei Bedarf nach: Die Schulung vor der Implementierung ist nicht das Ende des Prozesses. Sie müssen kontinuierlich überprüfen und überarbeiten, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter auf dem notwendigen Wissensstand sind und die Technik zielgerichtet anwenden. Dies hilft Ihnen auch, mögliche Hindernisse zu erkennen und zu beseitigen. 

Veränderungen sind schwierig, und manchmal ist es notwendig, einen Experten wie SoftwareONE hinzuzuziehen. Unser Adoption & Change Management Service ist ein maßgeschneidertes Angebot für Unternehmen, die sich auf die Einführung neuer Geschäftsanwendungen und -funktionen vorbereiten.

Mit fachkundiger Beratung, helfen wir Ihnen, die Akzeptanz von Microsoft 365-Geschäftsanwendungen zu erhöhen, die Produktivität und Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern und interne Ressourcen freizusetzen. Unsere SoftwareONE Experten unterstützen Sie bei der Umsetzung eines erfolgreichen Adoption & Change Management-Programms zur Umstellung auf eine neue zukünftige Arbeitsweise.