New Features to Boost Your Collaboration in Microsoft Teams

Microsoft Teams

Neue Funktionen zur besseren Zusammenarbeit

Neue Funktionen in Microsoft Teams zur Verbesserung Ihrer Zusammenarbeit

Daran besteht kein Zweifel: Microsoft Teams hat sich zu einer tragenden Säule im heutigen Homeoffice entwickelt. Organisationen auf der ganzen Welt nutzen Teams, um sich in diesen beispiellosen Zeiten zu vernetzen, die das Bedürfnis nach verbesserter Kommunikation und Produktivität geweckt haben.

Microsoft hat die Bedürfnisse der Benutzer zur Kenntnis genommen und seine Plattform kontinuierlich weiterentwickelt. Dazu wurden just eine Reihe neuer Funktionen in Teams eingeführt. Werfen wir einen Blick auf diese neuen Funktionen und wie Ihr Unternehmen sie für eine verbesserte Zusammenarbeit nutzen kann.

1. Virtuelle Breakout-Räume ausprobieren

Sie haben eine große Videokonferenz? Jetzt können Sie die virtuellen Breakout Rooms von Teams nutzen, um Ihr Meeting in kleinere Gruppen aufzuteilen. Sie können Gruppenräume sowohl in Teams-Besprechungen als auch in Ihren Teams-Kanälen erstellen. Auf diese Weise können Sie Diskussionen einfacher moderieren und Brainstorming-Sitzungen flexibler denn je gestalten.

Als Organisator können Sie zwischen den Nebenräumen hin- und herspringen, Ankündigungen einzeln oder für alle auf einmal machen, und auch alle wieder in den Hauptbesprechungsraum zurückbringen. Wenn jemand in einem Breakout Room eine Datei freigibt, kann diese auch im Hauptbesprechungsraum freigegeben werden und ist nach der Besprechung im Chat verfügbar.

Warum das wichtig ist: Teambesprechungen sind wichtig für die Kommunikation und Menschen arbeiten in der Regel in kleineren Gruppen effektiver zusammen. So ist die Möglichkeit eine größere Gruppe in kleinere Gruppen aufzuteilen, sei es zu Schulungs- oder Brainstorming-Zwecken, unverzichtbar, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. 

2. Neue Meeting-Funktionen entdecken

Eine weitere neue Teams-Funktion ist der Hinweis über das Ende eines Meetings. Jetzt werden die Meeting-Teilnehmer 5 Minuten vor dem Ende ihres Meetings benachrichtigt, damit Sie sicherstellen können, dass Sie und Ihr Team im Zeitplan bleiben und wissen, dass Sie das Gespräch beenden müssen, bevor die Zeit überschritten wird. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass diese Funktion Ihre Besprechung nicht vollständig beendet.

Zusätzlich gibt es eine neue Teams-Besprechungsvorbereitung für Benutzer. Dies bedeutet eine verbesserte und einfachere Erkennung von Audio-, Video- und Gerätekonfigurationen, bevor Nutzer einem Meeting beitreten. Anstatt die Meeting-Geräte in den Einstellungen anzupassen, können Sie jetzt einfach in der Pre-Join-Erfahrung ändern, was Sie brauchen.

Wenn Sie eine sichere und integrative Meeting-Umgebung schaffen möchten, können Meeting-Organisatoren außerdem aus drei Chat-Einstellungen wählen:

  • "Deaktiviert" hindert den Organisator und die Teilnehmer daran, den Meeting-Chat zu nutzen.
  • Alternativ können sie auf "Nur während des Meetings" einstellen, so dass die Teilnehmer nur während des Meetings Nachrichten senden können und der Organisator jederzeit Nachrichten senden kann.
  • Bei der Standardeinstellung "Aktiviert" sind Chats für alle Meeting-Plattformen jederzeit möglich.

Warum das wichtig ist: Meetings sind die perfekte Gelegenheit, um die Arbeit zu rationalisieren, Ideen zu besprechen und ein Brainstorming für neue Projekte durchzuführen. Um all diese Aktivitäten zu ermöglichen, kann es hilfreich sein in einem ersten Schritt die Hürden für die Teilnahme am Meeting zu minimieren und in einem zweiten Schritt Unterbrechungen zu vermeiden, damit sich die Teilnehmer nur auf ihre Aufgaben im Meeting konzentrieren können.

3. Ein verbessertes Anruferlebnis genießen

Teams hat einige neue Funktionen für das Anrufen entwickelt. Es gibt jetzt eine Mehrfachnummernwahl, die es Ihnen ermöglicht, mehrere Nummern anzuzeigen, die mit einem einzigen Kontakt verbunden sind. Diese Funktion wird es einfacher machen, einen Anruf mit diesem bestimmten Kontakt zu initiieren, da Sie jede Form des Kontakts zur Hand haben werden.

Am bemerkenswertesten für die Anruffunktionen ist, dass jetzt auch Live-Untertitel für 1:1-Anrufe verfügbar sind. Wir alle wissen, dass heutzutage Hintergrundgeräusche im Überfluss vorhanden sind. Diese Funktion ist auch für diejenigen, die vielleicht schwerhörig sind und es vorziehen, ihre Anrufe mit Untertiteln zu unterstützen. Jetzt können Sie einfach die Live-Untertitelung einschalten, damit Sie nie wieder eine wichtige Notiz verpassen.

Darüber hinaus stellt Microsoft jetzt eine globale Einwahlnummer zur Verfügung, die von praktisch jedem mobilen Gerät aus genutzt werden kann, oder eine Einwahlnummer, über die andere Teilnehmer einem Meeting mit Audio Conferencing beitreten können.

Warum das wichtig ist: Produktivität ist für uns das A und O - und durch die Bereitstellung der Mehrfacheinwahlnummer müssen wir nicht mehr zwischen Plattformen und Programmen wechseln, um nach Kontaktdaten zu suchen. Ablenkungen werden reduziert, so dass unsere Arbeitsabläufe effizient bleiben.

4. Einfacher auf Relevantes zugreifen

Haben Sie schon einmal in Ihren Nachrichten gesucht, aber nicht ganz gefunden, was Sie suchen? Mit den verbesserten Suchfunktionen von Teams werden Sie immer genau das finden, was Sie brauchen. Wenn Sie das nächste Mal Ihre Nachrichten durchsuchen, werden Sie feststellen, dass die Top 3 Nachrichten nach Relevanz generiert und geordnet werden, anstatt chronologisch. Dieses neu entwickelte Relevanzmodell wurde entwickelt, um die relevantesten Merkmale einer Nachricht zu lernen. Es werden Daten über aktive und passive Informationen gesammelt, z. B. mit wem Sie am häufigsten chatten, und dann verwendet, um Ihnen die relevantesten Empfehlungen zu liefern.

Außerdem können Sie jetzt von Ihrem mobilen Gerät aus auf Dateien zugreifen während Sie offline sind. Mit der mobilen Teams-App für iOS können Sie alle Dateien auswählen, auf die Sie Zugriff benötigen. Auf diese Weise können Sie immer auf eine heruntergeladene Version der Datei auf Ihrem Smartphone direkt zugreifen.

Last but not least ermöglicht Microsoft nun das Erstellen und Freigeben eines Kalenders für bestimmte Mitglieder und Kanäle. Diese Funktion bietet allen Mitgliedern innerhalb des Channels, mit Ausnahme von Gastbenutzern, Sichtbarkeit für anstehende Ereignisse.

Warum das wichtig ist: Zu wissen, wer Ihre relevantesten Kontakte sind, ist entscheidend, um Ihre Arbeitsabläufe zu beschleunigen. Indem Sie relevante Unterhaltungen leicht zur Hand haben, Kalender innerhalb von Teams teilen und Offline-Zugriff auf wichtige Dateien erhalten, können Sie sich auf Ihre Kernaktivitäten konzentrieren.

5. Schneller Genehmigungen einholen

Warten Sie nicht mehr so lange auf eine Genehmigung, indem Sie die Genehmigungsschleife direkt in Teams starten - entweder über den Chat, in einer Channel-Konversation oder über die Genehmigungs-App selbst. Wählen Sie einfach einen Genehmigungstyp aus, fügen Sie Details hinzu, hängen Sie Dateien an und wählen Sie die entsprechenden Personen, die die Genehmigung tätigen. Nach dem Absenden werden die Personen benachrichtigt und können die Anfrage prüfen und bearbeiten.

Warum das wichtig ist: Den kompletten Genehmigungsprozess an einem Ort zu haben, kann einen enormen Einfluss auf Ihre und die Leistung Ihres Teams haben, da zeitaufwändige Prozesse mit verschiedenen Tools nicht mehr notwendig sind. Außerdem unterstützen automatisierte Benachrichtigungen die Transparenz und beschleunigen den gesamten Genehmigungsprozess. 

6. Schauen Sie sich die neuesten SharePoint-Ergänzungen an

Microsoft wollte die Kombination aus Teams und SharePoint aufwerten, daher wurden mehrere neue Funktionen eingeführt, um die Nutzung zu erleichtern. Für eine bessere Zusammenarbeit können Sie Mini-Dashboards ausprobieren, die für Gruppeninhalte verfügbar sind. Sie können Seiten, Nachrichten, Links und mehr direkt in Ihr eigenes Dashboard einfügen, das Ihr Team dann direkt in seinen jeweiligen Kanälen verwenden kann. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Ihren Projektplan zu straffen und alle Ressourcen an einem einzigen Zugangspunkt zu verknüpfen. 

Es wird jetzt auch eine dedizierte SharePoint-Registerkarte innerhalb von Teams geben, die es Ihnen ermöglicht, Dokumentenbibliotheken, Seiten und mehr zu einem Teams-Kanal hinzuzufügen. Sie können auch Nachrichten, Listen und andere Elemente anpinnen. Indem Sie hilfreiche Ressourcen anpinnen, können Sie Ihre Teammitglieder immer über das Neueste in der Organisation auf dem Laufenden halten.

Warum das wichtig ist: Der zeitaufwändigste Prozess für ein einzelnes Teammitglied ist oft das Sammeln relevanter Informationen und das Durchsuchen verschiedener Quellen, um das zu finden, was sie brauchen. Indem Sie all die verschiedenen Datenpunkte und Wissensressourcen auf einer Seite zusammenführen, reduzieren Sie wiederum Projektunterbrechungen und helfen, Ziele in einem definierten Zeitrahmen zu erreichen.

7. Benutzerdefinierte Power Apps erstellen

Mit Power Apps in Teams können Sie benutzerdefinierte Anwendungen für jeden Geschäftsbedarf entwickeln. Power Apps ist zwar keine neue Funktion, aber es gibt ein paar neue Möglichkeiten, die Sie ausprobieren sollten. Diese Low-Code-Apps können jetzt direkt in Teams verwendet werden und bieten Zugriff auf Ihren gesamten Tenant. Diese besondere Funktion ermöglicht es Ihnen, Ihre gesamte Organisation mit benutzerdefinierten Apps zu versorgen, die von Dataverse für Teams unterstützt werden. Zusammenfassend verpassen Sie etwas, wenn Ihre Organisation diese Funktion noch nicht genutzt hat.

8. Stärkere Verwaltung und Sicherheit

Diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten, werden wahrscheinlich zwischen Windows- und Mac-Computern aufgeteilt sein. Jetzt können Sie Teams-Anmeldungen sowohl auf Windows- als auch auf Mac-verwalteten Geräten einschränken. So können Sie sicherstellen, dass sich Mitarbeiter nicht mit den Anmeldedaten Ihres Unternehmens bei einem anderen Tenant anmelden. Über diese Funktion können Sie auch den Zugriff auf die persönlichen Konten der Benutzer konfigurieren.

Es gibt einige zusätzliche Sicherheits-, Compliance- und Datenschutzmaßnahmen, die ebenfalls zu Teams hinzugefügt wurden. Mit der neuen Lobby-Einstellung können nur noch eingeladene Benutzer direkt einem Meeting beitreten. Diese Einstellung stellt sicher, dass nur die Personen, die Sie zu Ihrem Meeting eingeladen haben, diesem direkt beitreten können. Alle anderen Benutzer werden in die Lobby geschickt, um zu warten, bis der Gastgeber sie hereinlässt.

Außerdem sollten Sie sich den Customer Key für Teams ansehen. Diese zusätzliche Verschlüsselungsebene ist derzeit für Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive verfügbar. Jetzt können Sie diese zusätzliche Sicherheitsmaßnahme auch in Teams nutzen.

Warum das wichtig ist: Während die geräteübergreifende Zusammenarbeit entscheidend ist, um die Produktivität Ihrer Mitarbeiter hoch zu halten, sind Sicherheitslücken ein immer vorhandenes Risiko. Automatisierte Prozesse zur Unterstützung der Verifizierung und Authentifizierung begrenzen das Risiko angegriffen zu werden.

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Es geht vorwärts

Es gibt tonnenweise neue Teams-Funktionen, die Sie im Jahr 2021 nutzen können. Von besseren Anruffunktionen bis hin zu stärkerer Sicherheit sollte Ihre Organisation alle Vorteile nutzen, die Teams jetzt zu bieten hat. Machen Sie sich und Ihre Mitarbeiter mit diesen neuen Funktionen vertraut, damit alle so produktiv und kollaborativ wie möglich arbeiten können. Schließlich ist und bleibt die Kommunikation der Schlüssel zu dieser neuen Normalität.

Nützliche Funktionen sind gut, aber Mitarbeiter müssen deren Funktionsweise, Sinn und Zweck auch kennen und anwenden können, um etwas davon zu haben. Wie sich Mitarbeiter leichter auf die neuen Tools, Prozesse und die neuen Arten der Zusammenarbeit einstellen können, erfahren Sie in unserem Webinar.

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  • Teams, Zusammenarbeit, Automation, Microsoft

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Autor

Erik Moll

Go-to-Market Manager - Americas

Digital Transformation

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