Wie Sie Ihre SAP Umgebung optimieren und SAP Audits managen

In der Software-Welt möchte das Wort „Audit“ niemand hören. In einfachen Worten ist es eine Überprüfung, ob Ihre Nutzung der Software mit Ihren Einkäufen übereinstimmt. Ein Audit stellt oftmals ein zeitaufwändiges und äußerst kostspieliges Unterfangen dar. Wenn Unternehmen mit einem Audit konfrontiert werden, denken Sie oftmals „Warum ich?“, „Bin ich wirklich incompliant?“, „Was fehlt mir hier?“. Diese Unsicherheit ergibt sich aus dem mangelnden Wissen darüber, welche Lizenzen sie zu nutzen berechtigt sind, wer sie nutzt und wie sie genutzt werden. Mehr denn je kommt es darauf an, den Überblick über Ihre Lizenzen zu behalten, und das möglichst bevor die Hersteller mit Audits an Ihre Tür klopfen.

In der Vergangenheit waren Anbieter wie Oracle, Microsoft und IBM in Audit-Fragen am meisten gefürchtet. In den letzten Jahren hat sich SAP in dem Punkt jedoch mehr als einen eigenen Namen gemacht, und seine Audits stellen in der Regel hochkomplexe Herausforderungen für Unternehmen dar. 

Hierbei ist die richtige Vorbereitung der Schlüssel zum erfolgreichen Durchlaufen eines SAP Audits. Im Folgenden werden Compliance-Probleme beschrieben, die in vielen Unternehmen häufig auftreten. Wir geben Ihnen auch wichtige Tipps und praktische Empfehlungen zur Hand, die Ihnen dabei helfen, den Audit-Prozess von SAP besser zu verstehen, Ihre Umgebung zu optimieren und so Ihr Gesamtrisiko zu reduzieren. 

Wir stoßen in unserer täglichen Praxis auf viele verschiedene Compliance-Probleme und hören häufig Fragen von SAP Kunden, die sich nicht sicher sind, wie sie am besten vorgehen sollen. Schauen wir uns einige der häufigsten Probleme bei der Einhaltung von Lizenzbestimmungen an, die bei SAP Kunden auftreten:

• Ungenaue Benutzerlizenzzuweisung: SAP verfügt über viele verschiedene Named User-Lizenzkategorien, um verschiedene Nutzungsanforderungen zu erfüllen, die normalerweise auf den tatsächlichen Geschäftsanforderungen einer Person basieren. Theoretisch erwerben Kunden SAP Named User-Lizenzen. Wenn ein neuer Vertrag mit SAP unterzeichnet wird, sollten Benutzer dem gewünschten Lizenztyp zugeordnet werden. Das gleiche Verfahren sollte jedes Mal angewendet werden, wenn ein neuer Benutzer erstellt wird, um sicherzustellen, dass Einzelpersonen der richtige Lizenztyp zugewiesen wird. In der Realität werden die erworbenen Lizenzen jedoch fast nie korrekt verteilt und den Benutzern zugewiesen. Dies bedeutet, dass Kunden durch reine Verwaltungsfehler in die Incompliance geraten und sogar für nicht erforderliche Lizenzen bezahlen. Ein genauer und rigoros durchgesetzter Onboarding-/Offboarding-Prozess ist der Schlüssel!
  
• Standardbenutzerklassifizierung: Wenn ein Benutzer in SAP erstellt wird, sollten die Basisadministratoren den User dem lizenzierten Benutzertyp zuordnen, der für seine Aktivität geeignet ist. Wenn jedoch – wie es leider zu häufig vorkommt – kein definierter Prozess hierfür bereitsteht, kommt es zu Ratespielen bei der Klassifizierung, oder noch schlimmer – zu gar keiner Klassifizierung. Und wenn Sie einen Benutzer nicht manuell klassifizieren, sortiert das System diesen automatisch in den Standardlizenztyp, normalerweise Professional (welcher natürlich der teuerste ist!). 
• Verhältnis von Professional Licenses vs. Limited Licenses: Für Kunden, die noch Limited Professional-Lizenzen besitzen, berechnet SAP normalerweise ein Verhältnis, das die Anzahl der Benutzer begrenzt, die mit dieser Klassifizierung versehen werden können. Ein weiteres häufig auftretendes Compliance-Problem besteht darin, dass Kunden im Laufe der Zeit das in ihrem Vertrag festgelegte Klassifizierungsverhältnis für Limited Professional Users aus den Augen verlieren.
  
• SAP Software Engines / Packages: Je größer die SAP Umgebung ist, desto schwieriger ist es, die Installationen zu überwachen. Man könnte ja meinen, dass die Messung von SAP Engines unkompliziert wäre. SAP verfügt jedoch über eine Vielzahl unterschiedlicher Lizenzierungsmetriken (in einigen Fällen für dieselben Produkte), und keineswegs werden alle mithilfe der eingebetteten Messtransaktion USMM von SAP gemessen. Mit Blick darauf müssen Kunden a) ein gutes Verständnis der Metriken haben, b) wissen, wo die Software verwendet wird, und c) einen Überblick über die tatsächliche Nutzung erhalten.
  
• Unterschätzen der Self-Declaration-Engines: Während eines Standardaudits sendet SAP ein Selbstdeklarationsformular mit einer Auswahl der Produkte, für die Verwendungsinformationen überprüft werden. Softwareprodukte, die anhand von Kennzahlen wie Jahresumsatz, Anzahl der Mitarbeiter, Jahresausgabenvolumen, CPU usw. lizenziert sind, sollen in das Selbstdeklarationsformular aufgenommen werden, das während eines Audits an die Endbenutzer gesendet wird. 
  
• SAP BusinessObjects: SAP BusinessObjects ist eine Analyseplattform mit Schlüsselfunktionen wie Berichterstellung und Analyse, Datenvisualisierung und Office-Integration. BusinessObjects wurde 2007 von SAP übernommen. Vor der Übernahme basierte das Lizenzmodell von BusinessObjects hauptsächlich auf der Anzahl der Serverinstallationen oder Benutzer. Nach der Akquisition hat SAP die Namenskonventionen, die Packages und die Metriken mehrfach geändert. Es ist wichtig, die Lizenzierungsregeln zu verstehen, die mit der Verwendung der BusinessObjects-Software durch jeden Kunden verbunden sind.
  
• SAP S/4 HANA Global Allocation Limit: Eines der häufigsten Compliance-Probleme bei HANA ist die Festlegung des richtigen globalen Speicherzuweisungslimits. Das globale Speicherzuweisungslimit gibt an, wie viel Speicher SAP HANA gemäß Ihrer vertraglichen Vereinbarung verwenden darf.
  
• SAP Indirect Access: Nach Ansicht von SAP muss die Verwendung von SAP Software selbst über Nicht-SAP-Anwendungen lizenziert werden. Das Lizenzmodell von SAP in diesem Bereich wurde in den letzten Jahren eingehend öffentlich beobachtet. In dieser Zeit hat SAP bei seinen Kunden aufgrund großer Ansprüche wegen Incompliance für Aufsehen gesorgt. In unserer vernetzten Welt ist das Risiko von „indirect Access“ hoch. SAP bietet eine Reihe von Möglichkeiten, wie Kunden Indirect Access lizenzieren können. Sie verfügen über unterschiedliche Preismodelle, unterschiedliche Metriken und unterschiedliche Messprozesse. Welches ist das Richtige für Sie? 
  

Lässt eines der oben genannten Risiken Ihre Alarmglocken läuten? Vielleicht können folgende Tipps und Empfehlungen Ihnen dabei helfen, Risiken aus Ihren SAP Systemen zu eliminieren und Ihre Kosten zu senken. 

Der einzige Zweck eines Audits besteht darin, die Compliance Ihrer Softwarenutzung zu überwachen und etwaige Verstöße mit finanziellen Maßnahmen zu ahnden. Das SAP Auditteam erwartet von Ihnen, dass Sie nachweisen, dass Ihre Nutzung mit den erworbenen und verfügbaren Lizenzen übereinstimmt. Die SAP Praxis sieht vor, dass Endbenutzer, die geprüft werden, enge Fristen einhalten. Das Global License Auditing and Compliance (GLAC) -Team von SAP gibt kleinen und mittleren Unternehmen einen Zeitraum von drei Wochen, um die Messung durchzuführen und alle angeforderten Bereitstellungs- und Nutzungsdaten vorzulegen. Großen Unternehmen wird vier Wochen Zeit gegeben. Es überrascht nicht, dass es weder Ihnen noch irgendeinem anderen Kunden in diesem kurzen Zeitraum möglich ist, Ihre Compliance zu überprüfen und anzupassen. Es wird daher dringen empfohlen, regelmäßig interne Audits durchzuführen, insbesondere bevor ein offizieller SAP Audit beginnt.

Die Selbsteinschätzung der Nutzung ist nur wirksam, wenn Sie Ihre vertraglichen Ansprüche verstehen. Dies stellt in der Regel keine einfache Aufgabe dar, da SAP Lizenzvereinbarungen und Vertragsdokumente über komplexe Rechtsterminologien verfügen und selbst Ihre Rechtsabteilung höchstwahrscheinlich nicht aus SAP Softwareexperten bestehen wird. Darüber hinaus wurde die ursprüngliche Vereinbarung möglicherweise vor vielen Jahren unterzeichnet, und Sie haben mit ziemlicher Sicherheit in der Zwischenzeit weitere SAP Produkte erworben. Daher ist eine gründliche Überprüfung des Vertrags und der nachfolgenden Anhänge und Bestellformulare für die Vorbereitung Ihres (internen) Audits unerlässlich. Um eine Ebene tiefer einzutauchen – es ist wichtig, den Kontext zu verstehen, in welchem SAP Produkte verkauft wurden. Es ist beispielsweise nicht ungewöhnlich, dass Kunden Lizenzen erworben haben, die nur für einen bestimmten Geschäftsbereich bestimmt sind, während der Vertrag vorsieht, dass eine unternehmensweite Metrik anwendbar ist. Das Verständnis der Produktmetriken, der Anzahl der Blöcke und der möglicherweise vertraglich vereinbarten Sonderklauseln (z. B. indirekte Verwendung) sind nur einige Beispiele für Vertragsbedingungen, die Sie berücksichtigen sollten.

Beachten Sie, dass Ihr Vertrag Ihre Nutzungsrechte bestimmt und nicht die aktuelle Preisliste von SAP. Als Kunde haben Sie einen klaren Vorteil, wenn Sie Ihre vertraglichen Ansprüche, die damit verbundenen Kennzahlen und Preise genau kennen.

Das SAP Support-Portal ist die Referenz für die Prüfer und sollte Ihre tatsächliche Systemnutzung widerspiegeln. Wenn Sie dies nicht beachten, könnten Sie – um ein Beispiel zu nennen – in eine Situation geraten, in der die Messung Ihrer SAP Umgebungen die Verwendung von Modulen oder Engines umfasst, die Ihre IT-Mitarbeiter vor Jahren getestet haben, für die Sie jedoch nie lizenziert waren. Kurz gesagt, seien Sie auf alles gefasst! Denn SAP fragt nach all Ihren SAP Systemen. Ihre inaktiven SAP Systeme können in den von SAP gelieferten Messplan aufgenommen werden, mit möglicherweise nachteiligen Kostenfolgen. In jedem Fall verhindert die Wartung des Portals Zeitverschwendung und unnötige Rechtfertigungen.

Es wird dringend empfohlen, proaktive interne Messungen der SAP Software-Nutzung durchzuführen. Dies sollte erfolgen, um eine gründliche Analyse aller Benutzer und Engines in der Hand zu haben. Es ist offensichtlich nicht ratsam, die resultierenden Informationen an SAP zu senden. Die meisten Organisationen warten ihre Systeme nicht regelmäßig, und die Messung kann ungenaue Daten enthalten. Es wird daher empfohlen, eine Testmessung durchzuführen und von einem SAP Experten validieren zu lassen. Nach der Implementierung der Empfehlungen des SAP Beraters (z. B. Bereinigen der Benutzer, Implementieren von Notizen usw.) und nur bei Bedarf können die Messdaten mit Vertrauen an SAP weitergegeben werden.

Um das Risiko nicht budgetierter oder unnötiger Ausgaben zu vermeiden, ist es wichtig, eine unabhängige Expertise im Rücken zu haben, um das Risiko von etwaigen Überraschungen bei SAP Audits zu vermeiden. Durch die Zusammenarbeit mit spezialisierten Fachleuten können Unternehmen potenzielle Kosten minimieren. Unsere Experten kennen die SAP Verfahren (einschließlich der Messlogik und der rechtlichen Aspekte von SAP Verträgen) genau und können Ihnen dabei helfen, Ihre Kosten erheblich zu optimieren und Compliance-Verstöße von vornherein zu vermeiden. .

Wir haben uns mit Snow Software zusammengetan, um Sie bei der Optimierung Ihrer SAP Ausgaben und der Reduzierung von Audit- und Compliance-Risiken zu unterstützen. Unser Sonderangebot, 360° SAP Evaluation, kombiniert die Lizenzierungskompetenz und -erfahrung von SoftwareONE mit der Technologie und den technischen Services von Snow, um Ihnen eine genaue und ganzheitliche SAP Lizenzposition zu bieten. Und das ist nicht alles. Nach der erstmaligen Einrichtung und Analyse können Sie den Snow Optimizer für SAP Software ein ganzes Jahr lang ab Kauf nutzen. Zusätzlich werden die SAP Lizenzexperten und Consultants von SoftwareONE mit Ihnen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Sie das Maximum aus Ihrem Investment herausholen.

Wenn Sie Ihre Software-Nutzung proaktiv verwalten, sind Sie außerdem viel besser auf etwaige Geschäfte mit SAP vorbereitet. SoftwareONE kann Ihnen bei Bedarf bei der Neuverhandlung Ihrer SAP Verträge helfen und bietet außerdem einen proaktiven Audit-Schutz durch eine ganzheitliche diagnostische Bewertung Ihres gesamten Software-Portfolios. Das Ergebnis ist ein Einblick in Ihre aktuelle Position, sodass Sie Ihrem Unternehmen ein neues Maß an Schutz und Optimierung bieten können.