Microsoft 365 ist im Einsatz: Aber hat sich die Investition auch gelohnt?

Eigentlich ungerecht: In mühevoller Überzeugungsarbeit, nach schier endlosen Diskussionen über Strategien und Produkte haben Sie Ihre Organisation schließlich vom Cloud-Computing überzeugt, sind auf Microsoft 365 migriert und haben damit nicht weniger als die digitale Transformation umgesetzt. Der Betrieb ist nun zukunftsfähig aufgestellt – in der Gegenwart aber bleibt Kritik bestehen und wächst teilweise noch. Hat sich die Investition auch gelohnt? Ungerecht sicherlich – aber auch typisch für die Phase direkt nach der Einführung neuer Technologien. Dieser Blog zeigt Ansätze, wie Sie die Wirtschaftlichkeit und andere Vorteile von Microsoft 365 auch intern augenfällig unter Beweis stellen können.

Das A und O: Transparenz

Hätten Sie den Fuhrpark des Unternehmens mit sparsameren Fahrzeugen ausgestattet, würde Ihnen die monatliche Aufstellung von Benzinkosten und Kilometerleistung sofort Recht geben: Das hat sich gelohnt! Zwei Kennzahlen reichen hier und machen den Vorgang damit für Jeden transparent. Im Falle der Cloud ist es etwas schwieriger, aber auch hier gibt es Mittel und Wege. Dazu gehört, dass Sie sich zuerst darüber klar werden, WO Sie für User und Stakeholder gleichermaßen Transparenz schaffen müssen. Drei Bereiche sollten auf jeden Fall dazu gehören:

Kosten-Optimierung: Zeigen Sie, dass Sie Lizenzkosten, etwa durch die Identifizierung inaktiver User oder des Vorhandenseins nicht genutzter oder nicht zugewiesener Lizenzen, optimieren. Allen muss klar sein, dass Sie den Umfang der Nutzung aller Key Workloads in Microsoft 365 auf den letzten Cent genau kontrollieren, diese Kosten innerhalb interner Abteilungen oder Niederlassungen haargenau zuweisen und selbstverständlich auch exakt verrechnen.

Security: Machen Sie allen deutlich, dass Sie sensible oder Risiko-Daten identifizieren und schützen! Mit einer gut organisierten Kontrolle von Zugangsberechtigungen etwa signalisieren Sie, dass Sie eventuelle Unregelmäßigkeiten, gleich ob bei Mobilgeräten, Lizenzen, Subscriptions, veränderte Service/ Tenant Status, aber auch Fälle von Spam oder Malware sofort aufdecken können!

Compliance: Dass Sie die EU Datenschutz-Grundverordnung oder andere branchenspezifische oder regionale Regularien einhalten, ist selbstverständlich. Führen Sie aber auch intern allen Beteiligten deutlich vor Augen, dass Sie im Falle eines Audits zum Beispiel das Handeln von Admins und Usern sowie alle dabei involvierten Bereiche - innerhalb eines für das Audit relevanten Zeitraums – genau belegen können.

 

Kennzahlen sind gut: Akzeptanz ist noch besser

Die Verbesserung des ROI ist eine Sache. Das machen Sie für Alle transparent. Wichtig ist aber auch die Akzeptanz des Einsatzes von Microsoft 365! Gehen Sie also noch einen Schritt weiter: Nutzen Sie jede Möglichkeit, die Akzeptanz zu steigern. Lassen Sie wenig überzeugte User gezielt in den Genuss von Schulungen kommen und versichern Sie sich der Unterstützung von “Power Usern”.

 

Klare Aufbereitung von Informationen

Stichwort: Reports. Mit dem Sammeln relevanter Daten ist es nicht getan. Informationen über die vorhandenen Subscriptions und deren Nutzung müssen den Usern oder Stakeholdern in einer Form übermittelt werden, die diesen die eingehende Analyse aller Daten und damit das Treffen fundierter Entscheidungen massiv erleichtert. Ideal sind hier exakt passende Reports, die genau nur die Daten aus entsprechenden Bereichen zeigen, die auch wirklich benötigt werden. Wenn möglich, setzen Sie sich individuelle Filter, um so schnelle und jederzeit wiederholbare Reports zu ermöglichen. Oder nutzen Sie Business Intelligence, um den Verantwortlichen in Ihrer gesamten Organisation Daten zur Verfügung zu stellen und ihnen gleichzeitig zu helfen, Zeit zu sparen. Erleichtern Sie eine proaktive Sicht auf die Tenants.

 

Fazit

Microsoft 365 ist zweifelsfrei eine effiziente und flexible Plattform, die zudem noch skalierbar ist. Aber: Wenn Sie diese Vorteile nicht in Form belastbarer Kennzahlen messen, dann können Sie auch nicht im Detail nachweisen, dass Ihre Investition finanziell berechtigt war und sich tatsächlich durch eine signifikante Verbesserung Ihrer Produktivität bezahlt gemacht hat. Für diese vollständige Kontrolle ist es unerlässlich, Ihre Microsoft 365 Umgebung transparent zu machen, um verstehen zu können, was in ihr eigentlich vorgeht. Möglich ist dies nur durch das Sammeln und Aufbereiten aller relevanten Daten. 

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nthalten sind individuell anpassbare Dashboards, um auf Basis der aktuellen  Nutzung den Status zur Lizenzverwendung, aber auch zu Security-Themen oder zu den aktiven Subscriptions zu kennen. 365 Consumption Analytics ist ein Feature der PyraCloud-Plattform von SoftwareONE, einer Software Portfolio Management Plattform, mit der Unternehmen ihren Beschaffungsprozess, die Kontrolle über den Umfang ihrer On-Premises-Lizenzen sowie Cloud Nutzung und damit ihre gesamten Software-Ausgaben steuern und optimieren können. 
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