In Teil eins und zwei dieser Reihe haben wir uns damit befasst, wie Sie sich die Einführung von Microsoft 365 (M365) vorstellen können und wie Endnutzer eingebunden werden. Nun konzentrieren wir uns darauf, den Wert von M365 in Ihrem Unternehmen zu steigern und wie Sie einen nachhaltigen Erfolg Ihrer Einführungsstrategie erzielen können.

Der Erfolg Ihrer geplanten, unternehmensweiten Bereitstellung der neuen Tools und Möglichkeiten hängt von der Nutzung und Zufriedenheit ab. Sobald Sie die Phasen „Eine Vorstellung entwickeln“ und „Mitarbeiter einbinden“ geplant haben, ist es an der Zeit, die letzte Phase in Angriff zu nehmen: den Mehrwert steigern. In dieser Phase geht es darum, wie Sie das, was Sie in den beiden vorherigen Phasen gelernt haben, anwenden können, um eine Strategie zu entwickeln, die wie eine gut geölte Maschine funktioniert. Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie den gewonnenen Schwung beibehalten und für die Planung der Einführung von M365 auf Ihrem Erfolg aufbauen können.

Um den Mehrwert zu steigern, müssen Sie die Akzeptanz durch Endbenutzer von Anfang an im Blick behalten. Die Einführung von Microsoft 365 ist mehr als nur eine einfache Änderung. Sie verlangt von Ihrem Unternehmen und den Mitarbeitern, die Arbeitsweise grundlegend zu ändern – und das ist keine Kleinigkeit. Als erstes ist zu beachten, dass es auch Widerstand geben wird. Widerstand ist eine normale Reaktion auf Veränderungen. Wenn Sie mit Widerstand gegen die Einführung von M365 rechnen, können Sie proaktiv handeln und effektiv damit umgehen.

Ein wichtiger Punkt hierbei ist, dass Widerstand auch als Chance begriffen werden kann. Betrachten Sie ihn eher als etwas, das man sichtbar machen muss – viel mehr als etwas, das man vermeiden oder überwinden muss. Der nächste Schritt besteht also darin, die häufigsten Gründe des Widerstands zu erkennen und aufzunehmen. Einige sind vielleicht der Meinung, dass sie einfach keine Zeit für eine neue Arbeitsumgebung haben oder dass sie eine unsichere Plattform bekommen. Vielleicht betrachten sie M365 einfach nur als weiteres Tool. Daher ist es wichtig, ein geeignetes Schulungsprogramm anzubieten, denn Benutzer könnten den Eindruck haben, dass sie nicht genügend Unterstützung oder Schulung erhalten, um mit den Veränderungen zurechtzukommen. Ein weiterer Bestandteil dessen ist die Verstärkung des Managements. Stellen Sie sicher, dass das Management mit gutem Beispiel vorangeht, damit jeder im Unternehmen die Einführung ernst nimmt.

Und wenn nichts davon der Grund für Widerstand zu sein scheint, bedenken Sie die Tatsache, dass sie vielleicht einfach noch nicht bereit sind. Änderungen sind nicht wünschenswert. Und noch einmal, Sie verlangen im Grunde von Ihren Mitarbeitern, ihre Arbeitsweise zu ändern. Seien Sie geduldig, rechnen Sie mit Widerstand und wenden Sie Widerstandsmanagementtechniken an. Diese Techniken können so einfach sein, wie Empathie auszudrücken und den Anliegen der Mitarbeiter auf individueller Ebene zuzuhören. Für ortsferne Mitarbeiter können Sie regelmäßige Telefonate mit Teamleitern planen, damit mögliche Mängel kommuniziert werden können. Finden Sie dann Wege, um Hindernisse zu beseitigen, Hoffnung zu machen und die Vorteile von Veränderungen auf reale und greifbare Weise aufzuzeigen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern das Gefühl geben, dass ihre Sorgen wirklich gehört werden, wird dies sehr viel bewirken.

Wie lässt sich dies in umsetzbare Schritte überführen? Die am häufigsten berichteten Aktivitäten zur Förderung der Einführung von Microsoft 365 sind:

1. Eine definierte Vision, wie Microsoft 365 verwendet wird.
2. Unterstützung von Führungskräften, die ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, Microsoft 365 zu verwenden.
3. Ein gutes Schulungsprogramm für Endbenutzer – Microsoft 365 ist eine sehr große und komplexe Plattform.
4. Größere Bekanntheit durch E-Mails, Intranet-Ankündigungen, Poster, Newsletters und Werbevideos.
5. Ein Coaching-Plan für Teamleiter, um die Erwartungen zu stärken und das „Warum“ zu definieren.

Nachdem wir nun wissen, dass die Erweiterung Ihrer Änderungsmanagementprozesse mit der Fähigkeit beginnt, den Endnutzern zuzuhören und ihre Einwände zu verstehen, ist es an der Zeit, die Nutzung zu messen und darüber zu berichten. Wenn Ihr Unternehmen seine Erfolgskriterien nicht erfüllt, versuchen Sie herauszufinden, warum Ihre Endnutzer M365 noch nicht eingeführt haben.

Verteilen Sie eine Zufriedenheitsumfrage, um Feedback zu erhalten. Auf diese Weise können Sie den Erfolg und die Schwachstellen Ihres Rollouts sowie die nächsten umsetzbaren Schritte ermitteln. Diese Umfragen können folgendermaßen verteilt werden: 

Kurz vor der Einführung: das Grundwissen der Endbenutzer zu abzufragen / zu kennen.
Während der Einführung: um Anpassungen vorzunehmen und neue Schulungsinhalte zu erstellen.
Nach der Einführung: Zur Neubewertung der Zufriedenheit.

Nutzen Sie unbedingt die umfangreiche Sammlung von Zugriffsberichten und Tracking-Tools von Microsoft. Indem Sie laufend den Fortschritt der Einführung in Ihrem Unternehmen messen, erhalten Sie einen besseren Einblick in die Bereiche, die den höchsten Verbrauch haben. Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass Verbrauch nicht Einführung bedeutet. Nutzen Sie diese Berichte, um auf Grundlage Ihrer Erfolgskriterien Messungen vorzunehmen und nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen.

Es ist kein Geheimnis, dass Akzeptanz Zeit braucht. Eine der besten Möglichkeiten, die Akzeptanz von M365 zu erhöhen, besteht in der Durchführung fortlaufender Aktivitäten. Veröffentlichen Sie wöchentlich oder alle zwei Wochen E-Mails mit Tipps und Tricks, um Benutzer über Funktionen zu informieren, von denen sie vielleicht noch nichts gehört haben und um das Gespräch am Laufen zu halten. Je maßgeschneiderter und persönlicher diese E-Mails sind, desto wirksamer sind sie. Sie können diese E-Mails auch zum Austausch von Erfolgsgeschichten verwenden, um für Einführungsveranstaltungen zu werben oder vielleicht sogar Wettbewerbe zu den besten neuen Arbeitsweisen mit M365 anzukündigen.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie immer mit Ihrem Kernprojektteam kommunizieren. Richten Sie eine Yammer-Gruppe oder einen Teams-Kanal ein, um mit Unterstützern und Verfechtern zu chatten. So können Sie einfach Feedback erhalten, über Erfolge als auch Schwierigkeiten sprechen, neue Funktionen diskutieren und Best Practices für Ihr Unternehmen festlegen. Denken Sie daran, dass Ihre Champions den initialen Schwung beibehalten. Bleiben Sie also immer mit ihnen in Kontakt.

Achten Sie bei der weiteren Einbindung auf bewährte Strategien. Belohnen Sie Endnutzer, die ihre Arbeitsweise geändert haben, definieren Sie nachvollziehbare Beispiele und Muster und bieten Sie kontinuierliche Schulungen an. Schließlich gibt es immer eine neue Funktion zu erlernen! Wenn Sie die Mitarbeitereinbindung weiter vorantreiben, werden Sie sogar neue Champions finden. Achten Sie auf neue Befürworter und bitten Sie sie, die Vorteile von M365 bekannt zu machen.

 Die richtige Verwendung von Microsoft 365 beginnt mit der richtigen Einführung. Wenn Ihr gesamtes Team versteht, wie Microsoft 365 die Möglichkeit Remote zu arbeiten verbessern kann, steigt die Produktivität enorm. Viele Unternehmen haben jedoch Schwierigkeiten, klare Kommunikationskanäle zu öffnen, die ihnen helfen, räumlich entfernte Benutzer virtuell einzubinden. Es gibt eine gewisse Lernkurve – und in einigen Fällen kann dies zu inakzeptablen Verzögerungen führen.

Bei SoftwareONE haben wir eine Vision für den zukünftigen Arbeitsplatz. Wir wollen uns darauf konzentrieren, unseren Kunden zu ermöglichen, die Effizienz und Produktivität ihrer Mitarbeiter durch den Einsatz moderner Technologien zu maximieren. Und wir wissen, dass Versäumnisse bei der digitalen Transformation direkt dazu führen, dass man ins Hintertreffen gerät. Aus diesem Grund haben wir 365Simple entwickelt, um Unternehmen mit kontinuierlichem Support und einem dedizierten Service-Manager zu unterstützen, damit Sie noch mehr aus Microsoft 365 herausholen können. Das Adopt 365-Programm passt vorhandene Visionen, Praktiken und Technologien an, um sich auf den Geschäftswert für unsere Kunden zu fokussieren.

Adopt 365 ist nur eine der Möglichkeiten, mit denen 365Simple Ihnen dabei helfen kann, einen benutzerdefinierten Ansatz für den Einführungsprozess zu entwickeln, damit Ihr Unternehmen die Vorteile von Microsoft 365 voll ausschöpfen und nachhaltige Änderungen vornehmen kann.

Teil 1: Planen Sie die Einführung von M365

Teil 2: Steuern und unterstützen Sie die Einführung