Um den Mehrwert zu steigern, müssen Sie die Akzeptanz durch Endbenutzer von Anfang an im Blick behalten. Die Einführung von Microsoft 365 ist mehr als nur eine einfache Änderung. Sie verlangt von Ihrem Unternehmen und den Mitarbeitern, die Arbeitsweise grundlegend zu ändern – und das ist keine Kleinigkeit. Als erstes ist zu beachten, dass es auch Widerstand geben wird. Widerstand ist eine normale Reaktion auf Veränderungen. Wenn Sie mit Widerstand gegen die Einführung von M365 rechnen, können Sie proaktiv handeln und effektiv damit umgehen.
Ein wichtiger Punkt hierbei ist, dass Widerstand auch als Chance begriffen werden kann. Betrachten Sie ihn eher als etwas, das man sichtbar machen muss – viel mehr als etwas, das man vermeiden oder überwinden muss. Der nächste Schritt besteht also darin, die häufigsten Gründe des Widerstands zu erkennen und aufzunehmen. Einige sind vielleicht der Meinung, dass sie einfach keine Zeit für eine neue Arbeitsumgebung haben oder dass sie eine unsichere Plattform bekommen. Vielleicht betrachten sie M365 einfach nur als weiteres Tool. Daher ist es wichtig, ein geeignetes Schulungsprogramm anzubieten, denn Benutzer könnten den Eindruck haben, dass sie nicht genügend Unterstützung oder Schulung erhalten, um mit den Veränderungen zurechtzukommen. Ein weiterer Bestandteil dessen ist die Verstärkung des Managements. Stellen Sie sicher, dass das Management mit gutem Beispiel vorangeht, damit jeder im Unternehmen die Einführung ernst nimmt.
Und wenn nichts davon der Grund für Widerstand zu sein scheint, bedenken Sie die Tatsache, dass sie vielleicht einfach noch nicht bereit sind. Änderungen sind nicht wünschenswert. Und noch einmal, Sie verlangen im Grunde von Ihren Mitarbeitern, ihre Arbeitsweise zu ändern. Seien Sie geduldig, rechnen Sie mit Widerstand und wenden Sie Widerstandsmanagementtechniken an. Diese Techniken können so einfach sein, wie Empathie auszudrücken und den Anliegen der Mitarbeiter auf individueller Ebene zuzuhören. Für ortsferne Mitarbeiter können Sie regelmäßige Telefonate mit Teamleitern planen, damit mögliche Mängel kommuniziert werden können. Finden Sie dann Wege, um Hindernisse zu beseitigen, Hoffnung zu machen und die Vorteile von Veränderungen auf reale und greifbare Weise aufzuzeigen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern das Gefühl geben, dass ihre Sorgen wirklich gehört werden, wird dies sehr viel bewirken.
Wie lässt sich dies in umsetzbare Schritte überführen? Die am häufigsten berichteten Aktivitäten zur Förderung der Einführung von Microsoft 365 sind:
- Eine definierte Vision, wie Microsoft 365 verwendet wird.
- Unterstützung von Führungskräften, die ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, Microsoft 365 zu verwenden.
- Ein gutes Schulungsprogramm für Endbenutzer – Microsoft 365 ist eine sehr große und komplexe Plattform.
- Größere Bekanntheit durch E-Mails, Intranet-Ankündigungen, Poster, Newsletters und Werbevideos.
- Ein Coaching-Plan für Teamleiter, um die Erwartungen zu stärken und das „Warum“ zu definieren.