Adopt 365: So integrieren und schulen Sie ihre M365 Champions

In Teil 1 dieser Blogreihe zu Adoption und Change Management haben wir uns mit dem Abschnitt „Eine Vorstellung entwickeln“ des Microsoft Einführungsrahmenwerks befasst. Jetzt, da Sie gelernt haben, einen Plan zu entwerfen und Ihr Team zusammenzustellen, Ihre Geschäftsstrategie zu definieren und die Gesamtbereitschaft Ihres Unternehmens zur Einführung von Microsoft 365 zu bestimmen, jetzt sind Sie für den nächsten Schritt bereit: die Mitarbeiter einbinden.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen auf, wie Sie mit wichtigen Interessenvertretern zusammenarbeiten, um Ihren Einführungsplan zu erstellen und auf den Weg zu bringen. Die Schritte, die Sie unternehmen, umfassen die Vorbereitung Ihrer IT-Umgebung, die Einführung für frühe Anwender und die Anpassung Ihres Plans auf Basis deren Feedbacks. Beschäftigen wir uns nun damit, wie Sie Ihre Microsoft 365-Champions abholen und schulen können.

Erfolgreiches Onboarding beginnt damit, sicherzustellen, dass Ihre IT-Umgebung auf die Bereitstellung technisch vorbereitet ist. Technische Probleme sind aus Sicht des Endbenutzers am frustrierendsten, da sie üblicherweise außerhalb der Kontrolle des Benutzers liegen. Daher ist es wichtig, Ihre Software vor der Bereitstellung zu testen und darauf zu achten, wie sich dies auf die IT-Umgebung auswirkt, bevor Sie Ihre Champions ins Boot holen.

Achten Sie auf die Leistung der IT und auf alle unmittelbaren Veränderungen, die sich beim Testen ergeben. Versuchen Sie auch, Störungen in der Arbeitsweise der Mitarbeiter festzustellen. Wenn Sie mehr darüber erfahren, wie sich Mitarbeiter mit ihrer Arbeitsumgebung verhalten und verbinden – beispielsweise die Frage der Nutzung bestimmter Software auf verschiedenen Geräten – erfahren Sie auch mehr darüber, wer M365 in Zukunft wie verwenden wird. Die Idee ist, die Informationen zu sammeln, die Sie benötigen, um Richtlinien und Verfahren bereitstellen zu können, die es möglicherweise vorher noch nicht gab.

Die Bereitschaft Ihres Service Desk, eine Einführung dieser Größenordnung zu übernehmen, ist der wichtigste Aspekt dieses Schritts. Die Anzahl der eingehenden Support-Anfragen und -Tickets wird sicherlich steigen. Das Team muss darauf vorbereitet sein. Wenn Sie diese Teammitglieder in alle Pläne vor der Einführung einbeziehen, können Sie sie mit dem Prozess vertraut machen und auf das vorbereiten, was sie im Projektverlauf erwartet.

Der nächste Schritt in diesem Prozess besteht darin, Ihre eigentlichen Nutzer einzubinden. Denn diese müssen die Nachricht von der Einführung verbreiten – und Sie müssen es oft tun. Kommunizieren Sie so breit wie möglich: Eine Vielzahl von Taktiken kann helfen, z. B. Info-Posts in internen sozialen Kanälen und Verteilergruppen. Denken Sie daran, in dieser Zeit nach denjenigen Ausschau zu halten, die von der Einführung begeistert und bereit sind, die Veränderung mitzutragen. Dies sind die Mitglieder Ihres Unternehmens, die sich hervorragend als Champions eignen.

Alternativ können Sie in der internen Kommunikation auch Neues ausprobieren, z. B. spezielle Einführungsveranstaltungen. Erinnern Sie sich an die Unterstützung durch Führungskräfte, über die wir in der ersten Phase gesprochen haben? Holen Sie diese Führungskräfte ins Boot, um die Endbenutzer mit der Einführung vertraut zu machen. Stellen Sie im Büro und in den Besprechungsräumen Info-Stände auf, veranstalten Sie Online-Events, bauen Sie wirkungsvolle Erfolgsgeschichten ein oder verteilen Sie ganz altmodisch ein paar Flyer.

Eine andere Möglichkeit, den Geschäftswert der Einführung zu kommunizieren, sind Szenarien. Indem Sie Szenarien identifizieren und priorisieren und diese dann planen und ausführen, können Sie den Erfolg des Programms messen und teilen. So können Sie das Erreichte berichten und darauf aufbauen.

Wenn Sie letztlich Ihre Einbindungsstrategie (englischer Blogbeitrag) um die Frage herum entwickeln „Was habe ich davon?", werden Sie in der Lage sein, den Erfordernissen Ihres Unternehmens und der Mitarbeiter gerecht zu werden. Das ist schließlich genau das, was Ihre Mitarbeiter fragen werden. Wenn Sie diese Veränderung als große Sache für den Erfolg Ihres Unternehmens kommunizieren, werden sie wirklich glauben, dass M365 großen Einfluss auf sie und ihr Team hat. Durch häufige Schulungen und eine Vielzahl von On-Demand-Schulungsressourcen wird diese Einführung mit größerer Wahrscheinlichkeit effektiv sein.

Berücksichtigen Sie bei der Erarbeitung Ihres Schulungsprogramms die aktuellen Produktivitätstools, die bereits in Ihrem Unternehmen laufen. Wenn Ihre Benutzer derzeit eine ältere Version als Office 2010 verwenden, muss möglicherweise mehr Zeit für Schulungen aufgewendet werden, um sie auf den neuesten Stand zu bringen. Schauen Sie zurück, wie Ihre vorherige Einführung (englisches Whitepaper) mit diesem Produktivitätssystem lief, und nutzen Sie es, um Ihre neue Strategie zu definieren. Denken Sie daran, dass Sie das Rad hier nicht neu erfinden müssen, sondern das verwenden, was funktioniert.

Zweitens sollten Sie einen guten Überblick über die technische Leistungsfähigkeit Ihrer Benutzer gewinnen. Einige sind möglicherweise eher bereit, ein neues System anzunehmen als andere. Stellen Sie daher sicher, dass identifiziert werden kann, wer zusätzliche Unterstützung benötigt. Um die Mitarbeiter nicht zu verwirren, sollten Sie auch über andere Änderungsprogramme Bescheid wissen, die gerade stattfinden. Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Einführung völlig getrennt von allen anderen Ereignissen im Unternehmen gesehen wird.

Zu guter Letzt sollten Sie Feedback einholen. Indem Sie kontinuierlich von Ihren Teams lernen, erfahren Sie, welche Art der Schulung sie bevorzugen. Ganz gleich, ob Sie eher persönliche Schulungen anbieten oder Mitarbeiter eine Vorliebe für Online-Tutorials äußern, tun Sie das, was am besten funktioniert, um alle auf Kurs zu halten.

Um einen besseren Überblick darüber zu erhalten, was an Ihrem Plan funktioniert und was nicht, entwickeln Sie Ihre Ausbildungsstrategie so, dass Sie mit Ihrer Einführung Schritt hält. Beginnen Sie zunächst mit Ihren Microsoft 365-Champions und Unterstützern. Ihre Microsoft 365-Champions können aus dem gesamten Unternehmen kommen. Sie sollten begeisterungsfähig und kompetent sein, es wird jedoch auf keinen Fall erwartet, dass sie M365-Experten sind. Champions sollten während des gesamten Prozesses sichtbar sein, damit sie die ersten sein können, an die Sie sich wenden, um Feedback zu erhalten. Dieses Kernteam hilft Ihrem Unternehmen, engagiert, begeistert und positiv zu bleiben.

Als Nächstes sollten Sie sich auf die IT-Vorbereitung konzentrieren. Führen Sie einen Administrationskurs für IT-Ressourcen durch und stellen Sie sicher, dass Ihr Team eine offizielle Akkreditierung erhält. Dies stärkt das Vertrauen Ihrer IT-Abteilung in sich selbst und die Einführung.

Nachdem sich Ihr IT-Team vertraut gemacht hat, bilden Sie Geschäftsgruppen, um mit Hörsaalschulungen, Online- und/oder On-Demand-Schulungen und Brown-Bag-Seminaren (Informelle Treffen in lockerer Atmosphäre) zu beginnen. Unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter im Büro oder von zu Hause aus arbeiten, sollten Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter kontinuierlich eingebunden sind. Durch die laufende Bereitstellung von Tipps und Tricks oder Lunch-and- Learn-Veranstaltungen kann diese Einführung oberste Priorität behalten. Denken Sie daran, auch hier Ihre Champions einzubeziehen. Sie werden im Wesentlichen Ihr ständiges Sprachrohr innerhalb des Unternehmens sein.

Nachdem Sie sich mit Best Practices, der Schulung und Einbindung von Endbenutzern und der Anpassung Ihres Plans vertraut gemacht haben, verfügen Sie über das erforderliche Wissen, um mit dem Aufbau Ihres Programms für frühe Anwender zu beginnen. Ein Programm für frühe Anwender bietet Ihrem Unternehmen die erforderlichen Erkenntnisse, um eine wirklich erfolgreiche M365-Einführung zu starten. Dieses Programm ist im Wesentlichen ein Testlauf. Das bedeutet, dass Sie Fallstricke identifizieren und Feedback sammeln, das für den Erfolg Ihrer vollständigen Einführung entscheidend ist.

Wenn Sie mit Ihren frühen Anwendern testen, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Mitteilungen, Schulungen und Ihren Support im weiteren Verlauf anzupassen. Und diese Champions, über deren Identifizierung wir gesprochen haben? Denken Sie an Ihre frühen Anwender. Sie sind ausgezeichnete Kandidaten für Champions, da sie vor allen anderen den M365-Probelauf absolvieren müssen und dabei helfen können, den Prozess zu leiten.

Und wenn Sie Unterstützung benötigen, zögern Sie nicht, Kontakt aufzunehmen. Hier bei SoftwareONE wissen wir, wie wichtig ein starker Onboarding-Prozess ist. Unsere 365Simple-Lösung wurde entwickelt, um den Einführungsprozess zu beschleunigen, damit Ihr Unternehmen die Vorteile von Microsoft 365 schneller nutzen kann.

Teil 1: Planen Sie die Einführung von M365

Teil 3: Sichern Sie die Nutzung und Zufriedenheit