Teams Tutorial

Behalten Sie Ihre Audio- & Video-Einstellungen im Griff

Teams Tutorial: Behalten Sie Ihre Audio- & Video-Einstellungen im Griff

  • 03 Juli 2020
  • Erik Moll
  • 10.5 minutes to read

In einer Zeit, in der die meisten Unternehmen verstärkt auf Homeoffice setzen, könnte man meinen, dass Videokonferenzen jetzt ihren Moment haben. Dies ist jedoch viel mehr als nur „ein Moment“. Auch wenn sich die Welt nun Schritt für Schritt zurück zur Normalität bewegt, scheint es wahrscheinlich, dass sich die Arbeit außerhalb des klassischen Büros vielerorts bewährt hat und als Teil des Arbeitens bestehen bleiben wird. Laut Gartner planen 41% der Arbeitnehmer zumindest in Teilzeit im Homeoffice zu arbeiten. Letztes Jahr lag diese Zahl noch bei 30%. 

Für die Zukunft wird prognostiziert, dass Videokonferenzen für die meisten Unternehmen zu einem festen Bestandteil ihres Betriebsalltags gehören werden. Dies bedeutet, dass sich für eine sehr große Anzahl von Menschen nicht nur ihre Arbeitsweise ändern wird, sondern auch die Art und Weise, wie sie kommunizieren und zusammenarbeiten werden. 

Für Unternehmen mit Microsoft 365 bietet das die Chance, das Beste aus ihrem Microsoft Teams herauszuholen. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie diese Chance durch die richtige Verwaltung von Teams optimal genutzt werden kann. Nachdem Sie mit dem Erstellen einer Meeting-Einladung von und für Teams und der Auswahl des richtigen Headsets für Ihre Benutzer begonnen haben, ist es jetzt an der Zeit, sich die Audio- und Videoeinstellungen in Teams genauer anzusehen.

Das Beste aus Microsoft Teams herausholen

Teams ist die ganzheitliche Kollaborationsplattform von Microsoft innerhalb von Microsoft 365, die für Chats, Besprechungen, Anrufe und Veranstaltungen genutzt werden kann. Es ist leistungsstark und einfach zu bedienen. Trotzdem kann es nicht schaden, sich von Zeit zu Zeit mit den Einstellungen zu beschäftigen. Dies gilt insbesondere für die Audio- und Videoeinstellungen. Für all jene, die schon mal in einem Call Fragen wie „Können Sie mich hören?“ oder „Wer ist gerade in den Call gekommen?“ gehört haben oder die manchmal Probleme haben, ihr Mikrofon stumm zu schalten, haben wir im Folgenden einige grundlegende Tipps zusammengestellt.

4 wichtige Audio- und Video-Einstellungen in Teams, die Sie kennen sollten

Abraham Lincoln soll einmal gesagt haben: „Wenn ich sechs Stunden Zeit bekäme, um einen Baum zu fällen, bräuchte ich die ersten vier Stunden, um die Axt zu schärfen.“ Für gute Video-Chats, Besprechungen oder Veranstaltungen in Teams ist die Vorbereitung entscheidend. Die gute Nachricht: Es sollte keine vier Stunden brauchen, um sie für Ihren nächsten Team-Chat vorzubereiten – nur ein paar Minuten, um folgende Grundlagen zu erlernen.

1. Das richtige Headset

Bevor Sie sich in einen Teams-Call stürzen, sollten Sie ein Headset anschaffen und anschließen. So erhalten Sie eine weitaus bessere Klangqualität als mit der integrierten Audio-Hardware Ihres Computers oder Mobilgeräts. Ein gutes Headset hilft auch dabei, Umgebungsgeräusche auszublenden (Noice Cancelling), sodass Sie nicht von Alltagsgeräuschen wie dem vorbeirollenden Müllwagen oder dem bellenden Nachbarshund abgelenkt werden. 

Die meisten Kopfhörer verfügen üblicherweise über ein eingebautes Mikrofon, sodass sie auch als Headset fungieren können. Überprüfen Sie jedoch vor dem Kauf neuer Kopfhörer, ob diese tatsächlich über ein hochwertiges Mikrofon verfügen. Standardmäßig befindet sich Ihr Kopfhörermikrofon näher an Ihrem Mund als das im Computer eingebaute, sodass es Umgebungsgeräusche besser herausfiltern kann. Selbst wenn Sie ein Mobiltelefon nutzen, bietet das Mikrofon eines Headsets eine klarere Audio-Qualität und hilft Ihren Kollegen dabei, tatsächlich alles zu hören, was Sie sagen. 

Durch die kombinierten Effekte einer geringeren Distanz und hochwertigerer Elektronik liefern ein Headset oder ein Paar hochwertiger Kopfhörer einfach bessere Ergebnisse, egal wie man es betrachtet. 


2. Testanrufe

Videokonferenzen sollen die Produktivität steigern und keine IT-Kopfschmerzen verursachen. Wenn Sie Dinge dem Zufall überlassen ohne Ihre Einstellungen zu testen, laufen Sie Gefahr, unerwarteten Fehlern zu begegnen und so Verzögerungen für alle Teilnehmer des Meetings zu verursachen. Daher ist es immer eine gute Idee, einen Testanruf zu tätigen, bevor das eigentliche Meeting stattfindet.

So geht's: 

  1. Öffnen Sie die Team-Desktop-App im Voraus, wenn Sie Ihr Telefon nicht für die Besprechung verwenden.
  2. Klicken Sie auf Ihren Namen, der in der oberen rechten Ecke angezeigt wird.
  3. Wählen Sie Einstellungen, die durch ein Zahnradsymbol dargestellt werden.
  4. Im Menü „Einstellungen“ sollte ein Popup angezeigt werden.
  5. Im unteren Bereich des Menüs finden Sie Geräte. Klicken Sie darauf und Sie sind fast bereit, Ihren Testanruf durchzuführen
Managing Your Audio & Video Settings in Microsoft Teams
step 1: access your  settings, source: SoftwareONE
Managing Your Audio & Video Settings in Microsoft Teams
step 2: make a test call in Teams, source: SoftwareONE

Klicken Sie abschließend auf Testanruf führen. Teams testet jetzt die Leistung Ihrer Kopfhörer und liefert in vier Bereichen gut formatierte Ergebnisse. Es überprüft den Status der folgenden Komponenten und identifiziert sie anhand des Namens, damit Sie die erforderlichen Anpassungen vornehmen können: Mikrofon, Lautsprecher, Kamera und Netzwerk.

 

3. Achten Sie auf Ihren Video-Hintergrund

Jeder von uns war schon mal in dieser Situation: das Meeting hat begonnen, man stürzt gerade rechtzeitig online, schaltet die Kamera ein und denkt nicht groß darüber nach, was eigentlich hinter einem zu sehen ist. Erinnern Sie sich an das viral gegangene Video-Interview mit Professor Robert Kelly, in dem seine Kinder ins Zimmer während eines TV-Interviews geplatzt kommen? Die Szenen brachte Menschen um den ganzen Globus zum Lachen. Was auf den ersten Blick so lustig scheint, kann sich im schlimmsten Fall zu einem ernsten Geschäftsrisiko entwickeln, wenn Sie versehentlich vertrauliche Daten preisgeben oder Informationen austauschen, die Details über den Ort enthüllen könnten, an dem Sie leben und arbeiten. Um eine solche Gefährdung zu vermeiden, bietet Teams einige Funktionen, mit denen Sie sich in Besprechungen wohler fühlen und Ihre Umgebung persönlich und sicher halten können. 

Beginnen Sie mit der Teilnahme an einem Teams-Meeting von Ihrem Desktop oder Ihrer mobilen Anwendung aus und gehen Sie zum unteren Bildschirmrand, wo Sie die drei Punkte finden, die zusätzliche Einstellungen öffnen. 

  1. Wählen Sie Weitere Aktionen > Hintergrundeffekte anzeigen. 
  2. Dort können Sie entweder Weichzeichnen auswählen, um Ihren Hintergrund zu verwischen, oder aus den verfügbaren Bildern auswählen, um ihn zu ersetzen. Sobald Sie sich für ein Layout entschieden haben, können Sie eine Vorschau Ihrer Einstellungen im Vorschaufenster anzeigen. 
  3. Wenn Ihnen gefällt, was Sie sehen, klicken Sie einfach auf Übernehmen. Und das war’s.
Managing Your Audio & Video Settings in Microsoft Teams
Edit the Teams Meeting background settings, source: SoftwareONE

Microsoft hat außerdem eine Funktion verfügbar gemacht, um der Bibliothek auch benutzerdefinierte Bilder hinzuzufügen. Mit dieser Einstellung können Sie dann auch Unternehmenshintergründe oder Bilder Ihrer Wahl hinzufügen, um jedes Meeting nicht nur unterhaltsam, sondern auch sicher zu gestalten und keine persönlichen Informationen preiszugeben.

4. Was tun, wenn man Sie nicht hört

Ihr Testanruf sollte Audio- oder Videoprobleme mit Ihrer Gerätekonfiguration in Microsoft Teams aufzeigen - aber was passiert, wenn Sie etwas im laufenden Betrieb beheben müssen? Wenn Sie bereits in einer Besprechung sind und die Leute Sie nicht hören können, ist eines von zwei Dingen wahrscheinlich:

  1. Sie sind stummgeschaltet. → Schalten Sie die Stummschaltung Ihres Mikrofons aus.
  2. Ihr Mikrofon ist nicht richtig konfiguriert. → Wählen Sie Weitere Optionen aus den Besprechungssteuerelementen Ihres Teams aus. Wählen Sie dann Geräteeinstellungen anzeigen. Eine Liste mit Optionen wird angezeigt. Von dort aus können Sie die gewünschten Optionen auswählen, einschließlich der Stummschaltung Ihres Mikrofons.
Managing Your Audio & Video Settings in Microsoft Teams
Update the Teams Meeting device settings, source: SoftwareONE

Es ist wichtig, dass Sie sich in Teams mit der Stummschaltung auskennen. Sie können andere Personen stumm schalten oder, was vielleicht noch wichtiger ist, sich selbst. Ein Hinweis zur Etikette hier: Es gehört zum guten Ton, sich stumm zu schalten, wenn man nicht spricht. Niemand muss Sie atmen hören oder sich von Geräuschen um Sie herum ablenken lassen, die Sie nicht kontrollieren können (Ich erinnere nochmal an Müllwagen und Nachbarshund).

Weitere Tipps zu den Vor- und Nachteilen von Microsoft Teams finden Sie in unserem kostenlosen E-Book "Alltagsetikette für MS Teams". Es ist voller nützlicher Tipps für ein besseres Teams-Erlebnis.

Zum E-Book

Vorwärts mit Microsoft Teams

Viele Dinge ändern sich derzeit in rasantem Tempo. In diesem Umfeld ist es wichtiger denn je, in Verbindung zu bleiben.

Je mehr Unternehmen auf Arbeitsformen außerhalb des klassischen Büros setzen, ob nun der aktuellen gesundheitspolitischen Lage geschuldet oder als Teil einer geplanten digitalen Transformationsstrategie, desto deutlicher werden die Vorteile. Unternehmen erhalten Zugriff auf einen global verteilten Talent-Pool, vertiefen die Verbindungen zu ihren Niederlassungen und erzielen auch Kosteneinsparungen.

Wenn Mitarbeiter Audio- und Videoeinstellungen effektiv verwalten können, werden unter anderem die positiven Auswirkungen spürbar, z.B. bessere, effizientere Meetings. Es ist wichtig, dass Mitarbeiter optimal verbunden sind – miteinander und mit ihrem Unternehmen. 

Machen Sie das Beste aus dem Einsatz von Microsoft Teams

Damit Sie mehr aus Microsoft Teams optimal nutzen können, bieten wir ein Teams Starter Kit an. Wir sorgen dafür, dass Ihre Teams eingerichtet und einsatzbereit ist. So können Sie nahtlose Besprechungen genießen, die Ihre Teams produktiv halten.

Entdecken Sie Microsoft Teams

Kommentieren Sie diesen Artikel

Hinterlassen Sie einen Kommentar, um uns mitzuteilen, was Sie von diesem Thema halten!

Kommentar hinterlassen

Autor

Erik Moll

Sales Executive Go-to-Market Manager

Digital Transformation

Verwandte Artikel

  • 05 August 2020
  • Tobias Hübner
  • User Productivity
  • Adobe

Adobe Sign Editionen im Vergleich

Digitale Unterschriften mit Adobe Sign machen die Arbeit schneller, effizienter und sicherer – doch welche Edition ist die Richtige für Sie?

Adopt365

Adoption und Change Management: So planen Sie die Einführung von M365

Die ersten fünf Schritte für die Einführung von M365 in Unternehmen. Unser Guide für ein gelungenes Projekt – Teil 1

  • 24 Juli 2020
  • Andre Terbrack
  • User Productivity
  • Application Management

Digitale Transformation: Intelligente Automatisierung von Geschäftsprozessen

Was genau ist intelligente Prozessautomatisierung? Dieser Blogbeitrag gibt eine Einführung in das Thema.