Videokonferenzen – Die nächsten großen Ereignisse, die im Jahr 2020 zu erwarten sind

Auch ohne den derzeit weltweiten Einfluss von COVID-19 durchlaufen Videokonferenzen bereits seit mehreren Jahren eine Entwicklung im Geschäftsumfeld, die von stetiger Zunahme an Relevanz und fortschreitender technischer Reife geprägt ist.

Vor zwei Jahren haben wir noch den Aufstieg der Videotechnik im Konferenzraum gefeiert. Wir haben festgestellt, wie sehr diese Technik unsere Arbeitsweise, vor allem unsere Kommunikation, verändert hat. Außerdem haben wir gemerkt, wie stark der Markt für Videotechnik in der Wirtschaft ist. Videokonferenzen verkürzen unsere Reisezeit und die damit verbundenen Kosten erheblich. Gleichzeitig schützen sie Unternehmen vor unvorhergesehenen Situationen. Videokonferenzen bieten einen großen Mehrwert, indem sie die Kommunikationsmöglichkeiten erweitern und verbessern.

Heute können wir sagen, dass der globale Videokonferenzmarkt so in die Höhen geschossen ist, wie wir es selbst nicht für möglich gehalten hatten. Laut Fortune Business Insights erreichte der globale Videokonferenzmarkt im Jahr 2018 ein Volumen von 3,02 Milliarden US-Dollar. Bis 2026 wird er sich voraussichtlich sogar noch verdoppeln. Es wird aktuell ein Volumen von 6,37 Milliarden USD vorhergesagt. Das würde einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 9,8 Prozent entsprechen.

Mit dem Grad an Innovation, den diese Branche erlebt hat, werden die Zusammenarbeit im Team und Online-Meetings immer besser und benutzerfreundlicher. Da sich das digitale Umfeld ständig weiterentwickelt, möchten wir die neuesten Trends zusammenfassen, die IT-Manager und Teamleiter dieses Jahr noch zum Thema Videokonferenzen erwarten können.

Die Zeit, die Menschen mit der Teilnahme an ineffektiven Meetings verbringen, ist seit Jahren ein Fluch der unternehmerischen Existenz. Bislang hat niemand eine absolut sichere Lösung für die Durchführung eines perfekten Meetings gefunden, in dem alle Beteiligten engagiert bleiben, das gewählte Thema im Vordergrund steht und jeder Tagesordnungspunkt angesprochen wird. Leider hat dies nicht nur Zeitverschwendung zur Folge, sondern auch Geldverschwendung. Genau genommen werden in den USA laut einem Doodle-Bericht von 2019 jährlich mehr als 399 Milliarden Dollar durch schlecht organisierte Meetings verschwendet.

Da der globale Markt für Videokonferenzen wächst, werden Unternehmen und deren Mitarbeiter intelligentere und ausgereiftere visuelle Darstellungen verlangen. Große, qualitativ hochwertige Bildschirme wie Mikro-LED-Displays oder die Ausstattung mit hochauflösenden, schwenkbaren und zoomfähigen Kameras haben sich zu einem Favoriten für die weltweite Belegschaft entwickelt. Technologische Fortschritte wie diese ermöglichen es Hardware- und Software-Anbietern, Partnerschaften einzugehen und stellen den Benutzern "Raum"-Versionen ihrer mobilen und Desktop-Anwendungen, besser bekannt als Raumsysteme, zur Verfügung Auf diese Weise können Benutzer Videokonferenzen einfach über eine Raumanwendung durchführen. Stress und Einrichtungszeit, die man mit einem herkömmlichen Besprechungsraumsystem hat, lassen sich so auf ein Minimum reduzieren. 

Steigende Qualität von Videokonferenzen mittels KI

Auch Künstliche Intelligenz, die als Vermittler in Ihrem Meetingraum zum Einsatz kommt, wird in der Zukunft von Videokonferenzen eine bedeutende Rolle spielen. Führende Techniker entwickeln maschinelle Lernprogramme, die Audiosignale transkribieren, Teilnehmer zählen und Einblicke in das Verhalten bzw. Interesse der Teilnehmer geben können. Somit können Sie sich auf die wichtigsten Punkte im Meeting konzentrieren.

Künstliche Intelligenz wird auch einen Großteil des Lärms in Meetings reduzieren. Algorithmen des maschinellen Lernens werden erkennen können, welcher Sprecher gerade aktiv ist und stellen sicher, dass dieser mithilfe der Reduzierung von Hintergrundgeräuschen vollständig zu hören ist. Das Hupen eines Autos oder Unterhaltungen im Hintergrund werden Ihre Besprechungen somit nicht mehr stören. In Zukunft wird die Künstliche Intelligenz ein grundlegender Bestandteil unserer Meetingraum-Erfahrung sein.

Organisation und Zielsetzung für mehr Effizienz

Sie sollten jedoch daran denken, dass Sie bereits jetzt Spannungen und Stress in Ihren Meetingräumen reduzieren können, indem Sie eine klare Agenda festlegen. Die Festlegung einer Agenda ist Ihr erster Schritt zu besseren Meetings. Des Weiteren sollten Sie bedenken, dass auch die Akustik in Videomeetings eine große Rolle spielt. Denn schlechte Tonqualität aufgrund von schlechtem Empfang ist einer der größten Störfaktoren für die Mitarbeiter. Die Befragten des bereits erwähnten Doodle-Berichts aus dem Jahr 2019 gaben mit überwiegender Mehrheit an, dass eine Videokonferenz mit schlechter Akustik fast genauso störend ist wie eine unstrukturierte Besprechung.

Durch die großen Sprünge in der Bild- und Tonqualität der privaten Heimsysteme sind auch die Erwartungen der Menschen an Multimedia-, Video- und Kommunikationstechnologie gestiegen. Selbstverständlich haben Menschen nicht die Geduld, lange auf die Übertragung von Bildmaterial zu warten oder Hintergrundgeräuschen, wie das Summen von Druckern, klingelnde Telefone oder Benachrichtigungen anderer Personen zu lauschen. Ohne Schalldämmung gibt es keine Kontrolle über den Ton. Ohne eine geeignete Soundverwaltung kann jede Videokonferenz schnell frustrierend werden. 

Es besteht kein Zweifel: Videokonferenzen verändern grundlegend die Art und Weise wie Menschen weltweit beruflich zusammentreffen. Mit dem Aufschwung von Microsoft Teams als eine umfassende Lösung für die Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen hat auch die Nutzung von Videokonferenzen zugenommen. Mitarbeiter entdecken und nutzen Tools wie Skype for Business oder Teams. Dadurch ist auch die Nachfrage nach Videokonferenztechnologie, die in gesamtheitliche Kommunikationsstrategien integriert werden kann, gestiegen. 

Das Erlebnis der Nutzer zu Hause wird auch weiterhin die Entwicklung der Arbeitsplatztechnologie vorantreiben. Mitarbeiter haben sich an benutzerfreundliche, ansprechende Oberflächen gewöhnt, die leicht zu erlernen sind und sich in bestehende Software integrieren lassen. Diese Erwartung haben sie jetzt auch, wenn sie zur Arbeit kommen. Schließlich berichtet Logitech, dass die Nutzung von Videokonferenzen in den letzten 4 Jahren um 800 Prozent zugenommen hat. Die Technologie muss in der Lage sein, dem wachsenden Standard gerecht zu werden. 

Und wenn wir schon von den Erwartungen der Mitarbeiter sprechen: Wie steht es um den Auftrieb der mobilen Arbeit oder um die Teams, die immer unterwegs sind? Laut Logitech arbeiten 70 Prozent der Mitarbeiter weltweit mindestens einen Tag pro Woche aus der Ferne. Unternehmen brauchen in der heutigen Zeit eine Alternative zu dem persönlichen Treffen, sonst wird der mobile Teil der Mitarbeiter und Auftragnehmer bei wesentlichen Kommunikations- und Kooperationsbemühungen nicht mehr berücksichtigt. Vielleicht fragen Sie sich auch, wo Partner in diese Gleichung passen. Jedes Unternehmen, das regelmäßig mit Kunden und Partnern zusammenarbeitet, um Dienstleistungen zu erbringen oder Produkte zu entwickeln, sollte auch in der Lage sein, für erstklassige Videokonferenzstandards zu sorgen. Zu den Vorteilen gehören geringere Reisekosten, höhere Produktivität und eine höhere Beteiligung bei Besprechungen.

Die Zeit der abgetrennten Arbeitsnische im Großraumbüro ist längst vorbei. Offene Büros, gemeinschaftlich genutzte Möbel, Biophilic Design, flexible Büroräume – das sind die Merkmale des modernen Arbeitsplatzes. Und so wie unsere Vorstellung vom typischen Aussehen eines Büros wurde auch unsere Vorstellung eines typischen Besprechungsraumes komplett auf den Kopf gestellt. Es gibt jetzt beispielsweise „Huddle Rooms“, in denen sich kleine Gruppen weniger formell und für kürzere Zeiträume treffen können. Meetings können ebenfalls in ungewöhnlichen Räumen stattfinden. Zum Beispiel kann das Einzelbüro von jemanden plötzlich zu einem Konferenzraum werden, vorausgesetzt die richtige Technologie dafür ist vorhanden. 

Die Verbreitung ganzheitlicher Software-Plattformen wie Office 365 haben dazu beigetragen, diesen Wechsel zum modernen Arbeitsplatz zu erleichtern. Microsoft Teams ist ein Teil der Office-365-Plattform. Grenzenlose Kommunikation für alle, auch für entfernte Teammitglieder, Lieferanten und Partner, wird durch geeignete Unified Communications (UC)-Strategien ermöglicht. Diese Strategien sollten Software und Hardware für eine einfache Zusammenarbeit und Kommunikation vereinen. 

Während der Integrated Systems Europe (ISE) 2020 Messe stellten einige Anbieter Kollaborations-Displays wie die Surface-Hub-Serie von Microsoft vor. Mit den Touchscreens können Sie während eines Gespräches mit anderen interagieren, Dokumente verwalten und vieles mehr. Die Idee dahinter ist, die Zusammenarbeit so weit wie möglich zu verbessern, auch wenn sich die Kollegen, mit denen Sie gerade sprechen, am anderen Ende der Welt befinden. Das hauptsächliche Ergebnis des UC-Aufschwungs ist die „Liberalisierung“ des Meetings. Viele Unternehmen entscheiden sich für einfach einzurichtende All-in-One-Videokonferenzsysteme, anstelle von traditionellen Konferenzräumen, die mit veralteter Infrastruktur ausgestattet sind. 

Sie wollen nicht über irgendwelche Kabel stolpern, AV-Geräte konfigurieren oder sich mit technischen Schwierigkeiten herumschlagen? Dann sind Sie bereit, sich der Zukunft von Konferenzen zu stellen. 

Nachfolgend kommt noch einmal die Integration von Hardware und Software ins Spiel. Microsoft Teams-Räume ist eine Technologie, die in vielen verschiedenen Räumen eingesetzt werden kann – von Huddle-Räumen (für Kurzbesprechungen) bis hin zu großen Besprechungsräumen. So ist es beispielsweise möglich, einen Touchscreen eines Teams-Raumes in einem Gemeinschaftsbereich anzubringen, während Führungskräfte einen anderen Teams-Raum für die interne Planung nutzen. Die gesteigerte Mobilität bei Videokonferenzen wird dazu beitragen, die Attraktivität als Arbeitgeber auch für zukünftige Mitarbeiter zu bieten. 
Unternehmen haben die Möglichkeit, Besprechungen zu einer einzigartigen Erfahrung zu machen, die den Bedürfnissen aller Beteiligten gerecht werden kann. Wenn Sie sich mit der Entwicklung einer Videokonferenzstrategie überfordert fühlen, setzen Sie sich mit unserem SoftwareONE Expertenteam in Verbindung. Wir helfen Ihnen dabei, die richtige Richtung einzuschlagen. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich die Art und Weise wie wir zusammenarbeiten sehr stark verändert hat. Die riesigen, sterilen Räume mit ihren rechteckigen Tischen, der schlechten Beleuchtung und dem veralteten, beigefarbenen Teppichboden geraten in Vergessenheit. Stattdessen gibt es hochentwickelte Display- und Videokonferenzlösungen – alles mithilfe von Technologien, die den Anforderungen der heutigen Mitarbeiter entsprechen.

Die gemeinsamen Nenner sind Zusammenarbeit, bessere Technologie, mühelose Integration und eine einheitliche Kommunikationsstrategie. Sie sollten auf diese aktuellen Trends reagieren!