Die Zeit, die Menschen mit der Teilnahme an ineffektiven Meetings verbringen, ist seit Jahren ein Fluch der unternehmerischen Existenz. Bislang hat niemand eine absolut sichere Lösung für die Durchführung eines perfekten Meetings gefunden, in dem alle Beteiligten engagiert bleiben, das gewählte Thema im Vordergrund steht und jeder Tagesordnungspunkt angesprochen wird. Leider hat dies nicht nur Zeitverschwendung zur Folge, sondern auch Geldverschwendung. Genau genommen werden in den USA laut einem Doodle-Bericht von 2019 jährlich mehr als 399 Milliarden Dollar durch schlecht organisierte Meetings verschwendet.
Da der globale Markt für Videokonferenzen wächst, werden Unternehmen und deren Mitarbeiter intelligentere und ausgereiftere visuelle Darstellungen verlangen. Große, qualitativ hochwertige Bildschirme wie Mikro-LED-Displays oder die Ausstattung mit hochauflösenden, schwenkbaren und zoomfähigen Kameras haben sich zu einem Favoriten für die weltweite Belegschaft entwickelt. Technologische Fortschritte wie diese ermöglichen es Hardware- und Software-Anbietern, Partnerschaften einzugehen und stellen den Benutzern "Raum"-Versionen ihrer mobilen und Desktop-Anwendungen, besser bekannt als Raumsysteme, zur Verfügung Auf diese Weise können Benutzer Videokonferenzen einfach über eine Raumanwendung durchführen. Stress und Einrichtungszeit, die man mit einem herkömmlichen Besprechungsraumsystem hat, lassen sich so auf ein Minimum reduzieren.
Steigende Qualität von Videokonferenzen mittels KI
Auch Künstliche Intelligenz, die als Vermittler in Ihrem Meetingraum zum Einsatz kommt, wird in der Zukunft von Videokonferenzen eine bedeutende Rolle spielen. Führende Techniker entwickeln maschinelle Lernprogramme, die Audiosignale transkribieren, Teilnehmer zählen und Einblicke in das Verhalten bzw. Interesse der Teilnehmer geben können. Somit können Sie sich auf die wichtigsten Punkte im Meeting konzentrieren.
Künstliche Intelligenz wird auch einen Großteil des Lärms in Meetings reduzieren. Algorithmen des maschinellen Lernens werden erkennen können, welcher Sprecher gerade aktiv ist und stellen sicher, dass dieser mithilfe der Reduzierung von Hintergrundgeräuschen vollständig zu hören ist. Das Hupen eines Autos oder Unterhaltungen im Hintergrund werden Ihre Besprechungen somit nicht mehr stören. In Zukunft wird die Künstliche Intelligenz ein grundlegender Bestandteil unserer Meetingraum-Erfahrung sein.
Organisation und Zielsetzung für mehr Effizienz
Sie sollten jedoch daran denken, dass Sie bereits jetzt Spannungen und Stress in Ihren Meetingräumen reduzieren können, indem Sie eine klare Agenda festlegen. Die Festlegung einer Agenda ist Ihr erster Schritt zu besseren Meetings. Des Weiteren sollten Sie bedenken, dass auch die Akustik in Videomeetings eine große Rolle spielt. Denn schlechte Tonqualität aufgrund von schlechtem Empfang ist einer der größten Störfaktoren für die Mitarbeiter. Die Befragten des bereits erwähnten Doodle-Berichts aus dem Jahr 2019 gaben mit überwiegender Mehrheit an, dass eine Videokonferenz mit schlechter Akustik fast genauso störend ist wie eine unstrukturierte Besprechung.
Durch die großen Sprünge in der Bild- und Tonqualität der privaten Heimsysteme sind auch die Erwartungen der Menschen an Multimedia-, Video- und Kommunikationstechnologie gestiegen. Selbstverständlich haben Menschen nicht die Geduld, lange auf die Übertragung von Bildmaterial zu warten oder Hintergrundgeräuschen, wie das Summen von Druckern, klingelnde Telefone oder Benachrichtigungen anderer Personen zu lauschen. Ohne Schalldämmung gibt es keine Kontrolle über den Ton. Ohne eine geeignete Soundverwaltung kann jede Videokonferenz schnell frustrierend werden.