COMPAREX wird SoftwareONE. Ab dem 1. April wird die COMPAREX AG ihren Markenauftritt in SoftwareONE ändern. Die Markenkonsolidierung ist Teil eines laufenden Integrationsprozesses im Zuge des Erwerbs der COMPAREX AG durch SoftwareONE.

VMware Compliance:

Die Fallen eines Audits

VMware Compliance: Die Fallen eines Audits

Viele Unternehmen setzen auf die Lösungen des Marktführers VMware zur Virtualisierung Ihrer IT-Infrastrukturen. Dies verspricht Steigerungen bei der Effizienz, Agilität und Skalierbarkeit mit sinkenden IT-Ausgaben. Doch sind dabei die Feinheiten in der VMware Lizenzierung nicht immer leicht zu erkennen. Unbewusst werden Compliance-Verstöße begangen und damit bei einem Software-Audit hohe Strafzahlungen riskiert. Besonders internationale Organisationen mit vielen Niederlassungen sind gefährdet. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Risiken vermeiden und dabei gleichzeitig durch geschickte Konsolidierung und Lizenzoptimierung Kosten sparen.

Die Tücken des End User License Agreement (EULA)

Auf den ersten Blick erscheinen die VMware Lizenzmetriken recht übersichtlich. Pro belegtem Prozessor-Slot ist eine CPU-Lizenz erforderlich. Für diverse Management-Produkte gibt es alternativ sogenannte Entitlements (Berechtigungen), die sich auf Basis von virtuellen Maschinen (VM) oder Betriebssystem-Instanzen (OSI) bewegen, egal ob im eigenen Rechenzentrum oder in der Cloud. Daneben gibt es im Bereich End-User-Computing noch die Lizenzierung nach Gerät (Device), Nutzer (User / Named User) oder gleichzeitiger Verbindung (CCU). Genutzte Lizenzen werden einfach über die zentralen Verwaltungskonsole im VMware vCenter zugewiesen. Ein Verstoß von Seiten des Unternehmens ist dabei selten.

 

Kompliziert wird es dann mit der Zustimmung des End User License Agreement (EULA)Die EULA enthält Vorgaben zu Geoprofiling, zulässigen Lizenzquellen, Hosting, einheitlichen Support-Leveln und Beschränkungen bei Nutzung zwischen Gesellschaften. Wer sich nicht auskennt, begeht schnell einmal ungewollt eine Compliance-Verletzung und muss bei einem Audit mit Strafzahlungen rechnen. Insbesondere Unternehmen die VMware Lizenzen auf verschiedenen Vertriebswegen erworben haben oder über gemischte Support-Level verfügen begehen oftmals unbewusst einen Compliance-Verstoßund werden auch deshalb bevorzugt von VMware überprüft.

 

Neben der EULA gibt es noch den VMware Produkt Guide in dem die Nutzung der Produkte detailliert beschrieben ist. Des Weiteren dann noch verschiedene zusätzliche ergänzende Vertragsbedingungen für die Subscription- & Cloud-Produkte sowie eigenständige EULAs bei „Third-Party-Software“ Produkten wie z.B. vCloud Air.

Die fünf häufigsten EULA-Stolperfallen

Unter welchen Bedingungen ein Kunde eine Lizenz einsetzen darf, regelt die EULA. Diese sind kompliziert. Bei einem Audit stolpern Unternehmen daher häufig über die folgenden fünf Fallstricke:

  1. Eine Lizenz darf nur dort eingesetzt werden, wo sie gekauft wurde
    International aufgestellte Unternehmen haben oft einen zentralen Einkauf, der für den Software-Erwerb in allen Niederlassungen zuständig ist. Das kann zu einem Problem führen, denn bei VMware gibt es seit 2008 keine globalen Einsatzrechte mehr. Das heißt, eine Lizenz darf nur in dem Land eingesetzt werden, in dem sie auch erworben wurde. Lediglich innerhalb des europäischen Wirtschaftsraumes ist eine länderübergreifende Nutzung erlaubt. Kauft ein Unternehmen also eine Lizenz in Deutschland, möchte sie aber in der Schweiz oder in Russland einsetzen, ist das nicht zulässig.

    Ausnahme: Das Unternehmen hat in einem Rahmenvertrag (Enterprise License Agreement / ELA) entsprechende zusätzliche globale Nutzungs- / Deployment-Rechte vereinbart.

  2. Root-Zugang erfordert CPU-Lizenzen
    In Unternehmen mit mehreren Niederlassungen kann es vorkommen, dass Administratoren aus einer Zweigstelle auf virtuelle Maschinen in anderen Lokationen zugreifen. VMware unterscheidet hier lizenzrechtlich zwischen „Application-Level-Zugang“ und „Root-Zugang“. Beim „Application-Level-Zugang“ ist lediglich der Zugriff auf die Anwendung möglich, die innerhalb der virtuellen Maschine läuft.

    „Root-Zugang“ erlaubt es dagegen, auf den zu Grunde liegenden Virtualisierungs-Layer zuzugreifen (z.B. über ein vCenter Server oder die entsprechenden Clients) und virtuelle Maschinen und virtuelle Infrastruktur anzulegen oder zu ändern. Dafür muss der Administrator aber über eine entsprechende CPU-Lizenz verfügen. Er muss sie zwar nicht einsetzen, aber vorhalten – d. h. auch der Support-Vertrag muss aktiv sein.

  3. Wer für externe Kunden Hosting betreibt, braucht Mietlizenzen
    Viele Unternehmen erbringen Services auf Basis von VMware für Tochtergesellschaften, Niederlassungen oder Zulieferer. Welche Lizenzen dafür erforderlich sind, hängt von den Eigentumsverhältnissen dieser Gesellschaften (Legal Entities) ab.

    Ist das Hosting-Unternehmen zu 50 Prozent oder mehr an der nachgeordneten Organisation beteiligt, gilt das noch als interne Nutzung. Das Unternehmen darf daher Kauf-Lizenzen einsetzen. Hält es weniger als 50 Prozent, gelten dagegen dieselben Lizenzbestimmungen wie für einen regulären Hoster / Service Provider, der Shared-Environment-Dienste für Endkunden anbietet.

    VMware schreibt dafür Mietlizenzprogramme vor, das VMware Cloud Provider Program (VCPP) . Diese VCPP-Lizenzen werden monatlich im Pay-per-Use-Modell abgerechnet. Auch zwischen Mutter- und Tochtergesellschaft können also VCPP-Lizenzen nötig sein, wenn die Mutter nur 49 Prozent oder weniger Beteiligung an der Tochter hält.

  4. Alle Produkte & Produktfamilien müssen denselben Support-Level haben
    VMware bietet zwei verschiedene Support-Level an: Basic und Production. Sie unterscheiden sich vor allem in der Reaktionszeit. Während für geschäftskritische Workloads zum Beispiel der umfassendere und schnellere Production-Support empfehlenswert ist, reicht für Entwicklungsumgebungen häufig Basic Support aus. Unternehmen können den Support-Level zwar frei wählen, sie sind dabei aber an die „SnS Consistency Coverage Policy“ gebunden. Diese schreibt vor, dass eingesetzte Produkte (z.B. vSphere Enterprise Plus) in der gleichen Umgebung (z.B. Produktion) ein einheitliches Support-Level aufweisen muss.

    Ein Mischen des gleichen Produkts mit unterschiedlichen Support-Leveln in der gleichen Umgebung ist somit ein Verstoß gegen die EULA. Des Weiteren besteht aber auch die Möglichkeit je Produktfamilie den Support zu wählen, z.B. vCenter Server mit Basic Support und vSphere mit Production Support.

  5. In gemischten VMware Umgebungen gelten unterschiedliche Support-Wege
    Kompliziert kann es auch werden, wenn Unternehmen ihre VMware Lizenzen über unterschiedliche Vertriebskanäle erworben haben. Häufig erfolgt der Lizenzeinkauf über akkreditierte VMware Partner, sogenannte Channel-Lizenzen. Darüber hinaus gibt es OEM-Lizenzen, die mit dem Kauf eines Servers mitgeliefert werden, etwa über HPE oder Dell und deren Partner.

    Die Entitlements für Lizenzen aus beiden Bezugsquellen sind zwar faktisch identisch, sie haben allerdings unterschiedliche Support-Wege. Für einen regelkonformen Einsatz ist daher eine genaue Dokumentation im Einkauf Pflicht, die Expertise im Software Asset Management (SAM) verlangt.

Aufgrund der EULA-Bestimmungen ist das VMware Lizenzmanagement eine aufwändige Angelegenheit, die Detailwissen und Zeit erfordert. Erschwerend kommt hinzu, dass der Einsatz von VMs in komplexen IT-Landschaften einer starken Dynamik unterliegt. So kann es vorkommen, dass Workloads heute in die Cloud ausgelagert werden, morgen wieder ins Rechenzentrum zurückgeholt und am nächsten Tag in eine andere Cloud verschoben werden. Veränderungen in der Unternehmensstruktur wie Akquisitionen, Abspaltungen und Zusammenschlüsse sorgen für zusätzliche Komplexität. Viele Unternehmen haben daher keinen Überblick, welche VMware Lizenzen sie eigentlich besitzen, geschweige denn, wie und wo sie sie einsetzen und ob sie „compliant“ sind. Das ist ein Risiko, denn jede Lizenz hat ihren eigenen Vertrag, ihre eigenen AGBs und ihr eigenes Ablaufdatum. Der wichtigste Schritt, um Compliance zu schaffen und Fallstricke zu vermeiden, ist folglich eine genaue Bestandsaufnahme der eigenen Lizenzbasis.

Dabei empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten SAM-Dienstleister, der die Feinheiten der VMware Lizenzlandschaft und die VMware Infrastruktur ihrer Kunden genau kennt.

Ihr Partner in allen Fragen der Lizenzierung und Compliance

SoftwareONE ist seit mehr als 15 Jahren VMware Partner mit dem höchsten Status und wurde von VMware als Compliance-Partner ausgebildet. Wir betreuen unsere Kunden in Pre-Audit-Situationen, führen Workshops durch und helfen Ihnen, Compliance-Probleme zu erkennen und zu beheben. Außerdem können wir mit einem proaktiven Compliance-Projekt eine Audit-Befreiung für bis zu drei Jahre erwirken. Dabei können sich unserer Kunden absoluter Vertraulichkeit sicher sein. Mit diesen Maßnahmen unterstützen wir Sie: 

  1. Bestandsaufnahme und Basis Compliance-Check 
    Der erste Schritt auf dem Weg zur Compliance ist eine genaue Bestandsaufnahme. Wir analysieren Ihre installierte VMware Basis und die bestehenden Lizenzen. So wird transparent, welche Lizenzen wo im Einsatz sind und welche Nutzungsrechte Sie haben. Anschließend überprüfen wir, welche Compliance-Risiken auf die Lizenzen zutreffen, und schlagen Maßnahmen vor, um diese zu mindern – immer unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit. 

    Konsolidierung der Lizenzlandschaft 
    Je unübersichtlicher die Lizenzbasis ist, desto größer ist die Gefahr, dass man etwas übersieht und Fehler macht. Eine wichtige Maßnahme, um Compliance-Risiken künftig zu reduzieren, besteht deshalb darin, die Lizenzlandschaft zu vereinfachen. Dafür empfiehlt es sich, OEM-Lizenzen auf verfügbare VMware Partner-Channel-Lizenzen umzustellen, sodass einheitliche Support-Wege und Auslaufdaten entstehen. 

    Optimierung der Supportverträge 
    Ihren VMware Lizenzbestand einmal genau unter die Lupe zu nehmen und zu sortieren bringt noch einen weiteren Vorteil: Sie können damit auch Ihre Kosten optimieren. Mit jeder Lizenz ist ein Support-Vertrag verbunden, für den über die Jahre hinweg noch einmal derselbe Betrag anfällt wie für die Lizenz selbst. Entsprechen diese Verträge noch dem benötigten Level oder reicht für manche Server vielleicht auch eine günstigere Stufe? Welche Support-Verträge sollten verlängert werden und welche Lizenzen benötigen Sie vielleicht gar nicht mehr ?  

    Optimierung der Lizenzprogramme 
    Außerdem lohnt es sich, einmal zu prüfen, ob sich durch einen Wechsel der Lizenzprogramme Vorteile ergeben. Das bekannte VMware Volume Purchasing Program (VPP) wurde in der Zwischenzeit zu VMware Customer Purchase Program (CPP) umbenannt – im Zuge dessen hat sich auch die Rabattierung geändert. Es eignet sich zum Beispiel für Unternehmen, bei denen in den kommenden Jahren keine großen Anschaffungen anstehen und bei denen VMware nicht als strategischer Hersteller gesehen wird. Der „Treuerabatt“ im alten VPP-Modell wurde ad acta gelegt, sodass sich nur bei größeren Bestellungen preisliche Vorteile ergeben. Für größere, international aufgestellte Kunden, die in den nächsten Jahren umfangreiche VMware basierte Projekte planen, lohnt sich dagegen ein Enterprise License Agreement (ELA). Unter Umständen kann man mit Sonderklauseln auch einige potenzielle Compliance-Risiken adressieren. 

  2. Enterprise License Agreement (ELA) 
    Ein Enterprise License Agreement (ELA) ist eine individuelle Vereinbarung zwischen Ihnen und VMware. Ein Rahmenvertrag kann aus vielerlei Gründen attraktiv sein. Zum einen bietet das ELA die Möglichkeit, Vorgaben der EULA auszuhebeln. So können Unternehmen zum Beispiel globale Nutzungsrechte vereinbaren, sodass sie ihre in Deutschland gekauften VMware Lizenzen in all ihren Niederlassungen weltweit einsetzen dürfen. Außerdem bietet VMware für neue ELA-Lizenzen und die dazugehörigen Wartungsverträge höhere Rabatte sowie Einsparungen bei der Wartungsverlängerung bisher gekaufter Lizenzen. 

    Interessant sein kann auch das Token-Modell: Kunden erwerben damit ein Guthaben für den flexiblen Kauf von Neulizenzen in einem definierten Zeitraum.  

    SoftwareONE unterstützt Sie bei der Vertragsverhandlung mit VMware und hilft Ihnen dabei, die für Sie günstigste Option zu finden. Manchmal kann es über die nächsten drei Jahre hinweg gerechnet zum Beispiel günstiger sein, noch zehn Lizenzen mehr zu kaufen, weil man dann von einem höheren Rabatt profitiert.  
    Unsere Experten kennen die Rabattschwellen und wissen, wie vergleichbare andere Rahmenverträge gestaltet wurden. Wir helfen Ihnen, das Angebot von VMware einzuschätzen und gegebenenfalls noch einmal nachzuverhandeln. 

  3. Planungssicherheit für die kommenden Jahre 
    Unternehmen, die in großem Rahmen VMware basierte Projekte durchführen oder planen, investieren in der Regel große Summen in VMware Lizenzen. Rechtzeitig, bevor die Verträge auslaufen, empfiehlt es sich zu überprüfen, wo man vielleicht Kosten sparen könnte. Dafür ist zum einen eine genaue Bestandsaufnahme wichtig, zum anderen muss die Strategie für die kommenden Jahre klar sein. So kann es zum Beispiel empfehlenswert sein, eine bestimmte Edition zu nutzen, weil man dann kostengünstiger upgraden kann, statt Neulizenzen zu kaufen. 

    Audit-Befreiung durch proaktive Compliance-Projekte 
    SoftwareONE wurde von VMware als Compliance-Partner ausgebildet und hat selbst schon bei Audits mitgewirkt. Daher verfügen wir über einen besonderen Status und können unseren Kunden proaktive Compliance-Überprüfungen anbieten. Dabei setzen wir dieselben Tools wie die Wirtschaftsprüfer ein und befolgen dieselben Prozesse. Anders als bei einem Audit agieren wir aber im Sinne unsere Kunden. Finden wir Compliance-Probleme, weisen wir Sie darauf hin und sprechen Empfehlungen aus, um sie zu lösen. Gemeinsam können wir die kritischen Punkte bereinigen.  

    Erst, wenn alles in Ordnung ist, füllen wir den Abschlussbericht gemeinsam mit Ihnen aus und senden ihn an VMware. Ein solches proaktives Compliance-Projekt vermeidet Kosten für Nachlizenzierung und etwaige Strafzahlungen. Außerdem kann es eine Audit-Befreiung für bis zu drei Jahre erwirken.  

    SAM als Managed Service 
    Neue Digitalisierungsprojekte und die zunehmende Nutzung von Cloud-Infrastrukturen führen dazu, dass der Einsatz von VMware Lizenzen heute in den meisten Unternehmen einer großen Dynamik unterworfen ist. Um compliant zu sein und Kosten zu optimieren, sollte Lizenzmanagement daher nicht nur einmalig, sondern kontinuierlich stattfinden.  

    Wer SAM als Managed Service bezieht, profitiert von einem Rundum-Sorglos-Paket. SoftwareONE übernimmt dann die vereinbarten Aufgaben rund um das Lizenzmanagement als Dienstleistung. Da wir nicht nur VMware, sondern alle Top-10-Softwarehersteller lizenztechnisch abdecken, können wir Sie übergreifend beraten und Ihnen helfen, Ihre Software-Landschaft langfristig strategisch zu planen. 

Sicher und kostenoptimiert in die Zukunft

Die VMware Lizenzlandschaft birgt aufgrund der EULA viele versteckte Fallstricke. Wer kein Risiko eingehen will, sollte nicht auf einen Audit warten, sondern rechtzeitig Transparenz schaffen, Compliance-Probleme aufdecken und lösen. Durch geschickte Lizenz- und Supportoptimierung lassen sich dabei gleichzeitig auch Kosten reduzieren. Als langjähriger VMware Partner unterstützt Sie SoftwareONE gern mit maßgeschneiderten Dienstleistungen: ob Workshops, Schulungen oder Managed Services – sprechen Sie uns an! 


Sie möchten die VMware Lizenzierung besser verstehen? Dann bieten wir Ihnen mit unsere Schulung „VMware Licensing Professional“ Expertenwissen aus erster Hand. In dem eintägigen Kurs der SoftwareONE Lizenzakademie erfahren Sie, wie Sie VMware Lösungen korrekt lizenzieren und welche Möglichkeiten es für Konsolidierung und Einsparungen gibt. Zudem bereiten wir Sie bestmöglich auf Audits durch den Hersteller vor. 

SoftwareONE hält als Principal Partner den höchsten erreichbaren Status. Wir unterstützen Sie bei der Optimierung Ihrer VMware Workloads, der Planung und Durchführung von Cloud-Projekten sowie dem VMware Lizenzmanagement und der Compliance. Gemeinsam finden wir die passende Lösung für Ihre Anforderungen und unterstützen Sie bei jedem Schritt. 

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Autor

Christoph Kautzky

Christoph Kautzky

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