Microsoft Teams in Kombination mit anderen Office-365-Diensten

Microsoft Teams ist seit dem Jahr 2017 auf dem Markt und erfährt immer mehr an Beliebtheit bei Firmen und Anwendern. So lag die Zahl der Unternehmen, die Microsoft Teams nutzen, im Januar 2019 bereits bei über 420.000. Teams ist aus unserer Sicht innerhalb der Office-365-Familie als eine Art „Drehscheibe“ bzw. Hub anzusehen, denn mit Teams lassen sich weitere Dienste aus Office 365 nutzen und einbinden, so dass es für den Benutzer einen zentralen Ausgangspunkt für die tägliche Arbeit darstellt. Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag anhand eines Projektszenarios, welche Office-365-Dienste und -Funktionen sich mit Teams kombinieren lassen. 

Im ersten Schritt legen wir unser „Projekt“ in Teams an. Dies ist per Webbrowser oder der gleichnamigen Applikation auch im Handumdrehen erledigt – vorausgesetzt Ihr Unternehmen lässt die generelle Anlage von Teams zu. Dabei ist die User Experience im Webbrowser sowie der nativen Applikation gleich, was sehr positiv für den Benutzer ist.

Ein neues Team lässt sich entweder mit Standard-Elementen oder auf Basis eines bestehenden Teams bzw. einer Office-365-Gruppe erstellen. So ist es auch möglich, ein Team als generelle Vorlage z.B. für Projekte zu definieren. Jedoch werden nicht alle Funktionen und Einstellungen eines Teams in einer Vorlage berücksichtigt.

Nach Anlage eines Teams haben Sie bewusst oder eventuell gar unbewusst bereits die folgenden Office-365.Dienste in Anspruch genommen bzw. aktiviert:

• Exchange Online
• SharePoint Online
• Planner
• Power BI

Im Hintergrund wurde eine Office-365-Gruppe im Azure Active Directory angelegt. Mittels der Office-365-Gruppe wird u.a. der Zugriff auf das Team sowie auch der ebenfalls im Hintergrund erzeugten (Modern) SharePoint TeamSite geregelt.

Ein Teams Team ist in Kanäle unterteilt. Im Standard wird ein Team mit dem Kanal „Allgemein“ angelegt. Zu jedem Kanal wiederum gibt es einzelne Registerkarten.  Unterhaltungen (Chat), Dateien (Dokumentenbibliothek in SharePoint) sowie Wiki (Wiki in SharePoint) sind die standardmäßig bereitgestellten Registerkarten in jedem Kanal.

Über die Registerkarten kann ein Team um Funktionalitäten aus Office-365-Diensten oder auch externen Apps (sofern seitens Ihrer IT-Abteilung zugelassen) erweitert werden.

So lässt sich beispielsweise zusätzlich zur bereits eingebundenen Dokumentenbibliothek (Register „Dateien“) eine weitere Dokumentenbibliothek aus der SharePoint Site oder gar aus einer anderen SharePoint Site als Registerkarte hinzufügen. Mit dem Release der „Modern SharePoint Sites“ erhielt auch die Dokumentenbibliothek ein neues Look & Feel sowie eine Erweiterung der Funktionalitäten. Microsoft kündigte bereits u.a. auf der Ignite Conference 2018 an, dass die „Full Power“ nun auch in Teams Einzug erhalten sollen. Das heißt, dass eine moderne Dokumentenbibliothek mit all seinen Funktionen wie Ansichten, Filterungen sowie Anzeige von Metadaten aber auch funktionalen Schaltflächen direkt in der Registerkarte von Teams genutzt werden kann.

Auch wird, wie im Screenshot zu sehen, die Formatierung von Listen bzw. der Dokumentenbibliothek mittels des „List Formatting“ ermöglicht.

Das Anbinden von Listen in der Modern Experience ist dagegen bereits für Teams verfügbar. Die Visualisierung von SharePoint Listen ist ein Nutzen der Modern Experience. Listen bzw. die Daten der Listen lassen sich so grafisch aufgewertet in Teams darstellen. Weiter wird eine SharePoint-Liste in Teams "vollwertig“ dargestellt. D.h. auch das Anlegen sowie Editieren von Elementen oder das Erstellen und Anpassen von Ansichten funktioniert wie im nativen SharePoint Online mittels der bekannten Schaltflächen.

Innerhalb des Teams für das Projekt lässt sich eine weitere Funktion der „Modern SharePoint Site“ nutzen, um z.B. Neuigkeiten zum Projekt zu verteilen. Hierfür kann das neue Modern WebPart „News“ eingesetzt werden.

Mit Hilfe des WebParts lassen sich schnell und einfach Newsartikel innerhalb der SharePoint Site erstellen. Im Hintergrund wird dazu (wie gewohnt) eine ASPX-Seite in der Seiten-Bibliothek angelegt. Über die Registerkarte „SharePoint“ lassen sich wiederum die Neuigkeiten der SharePoint Site innerhalb von Teams anzeigen.

Ein Verlassen der Teams-Applikation ist für das Lesen der News nicht notwendig. Nun lässt sich die Erstellung einer „News“ gleichzeitig mit der Registerkarte „Unterhaltungen“ kombinieren, sprich innerhalb der Unterhaltungen wird bei der Erstellung einer News ein informativer Eintrag und Verlinkung zu den erzeugten News aus der SharePoint Site gepostet. Hierzu wird für den entsprechenden Kanal, der Connector „SharePoint News“ angebunden.

Ein erstellter Newsartikel in der SharePoint Site wird durch den Connector wie folgt im Teams Kanal dargestellt:

Wie zu Anfang des Artikels erwähnt, wird der Office-365-Dienst „Planner“ in Teams mitgenutzt. Planner ist dabei ein einfaches, aber zugleich auch effektives Werkzeug für eine gemeinsame Aufgabenplanung. So lassen sich z.B. Projektpläne mittels Planner vernünftig gestalten, sofern man auf weiterführende Funktionen im Enterprise-Projektmanagement-Umfeld verzichten kann. Hierfür wäre Project Online die entsprechende Alternative.

In einem Team lässt sich per neuer Registerkarte der „Planner“ hinzufügen. Bei Einbindung der Registerkarte „Planner“ wird, sofern es keinen bestehenden Plan gibt, ein neuer Plan angelegt.

Innerhalb eines Plans lassen sich sog. „Buckets“ anlegen. Buckets können dabei als eine Art Container angesehen werden, an welchen sich Aufgaben „anhängen“ lassen. Buckets sind hier jedoch rein organisatorisch hinsichtlich des Nutzens. Im nachfolgenden Screenshot ist ein Planner mit verschiedenen Buckets und zugewiesenen Aufgaben zu sehen.

Nach Abarbeitung einer Aufgabe wird diese im Plan als „erledigt“ markiert. Eine Information hierzu wird im Normalfall per E-Mail versendet. Alternativ lässt sich auch ein Workflow implementieren, welcher bei Abschluss einer Aufgabe eine Information in den Unterhaltungen „posted“.

Für diese Realisierung lässt sich der nächste Office-365-Dienst verwenden: Microsoft Flow – das „Out of the box Workflow Tool“ der Office-365-Familie. Microsoft Flow bzw. der nun neue Name „Power Automate“ stellt bereits wunderbare Vorlagen für Workflows zur Verfügung. So können wir beispielsweise die Vorlage für das Posten einer Nachricht in Teams bei Abschluss einer Planner-Aufgabe verwenden:

Zur Erstellung des Flows bietet es sich an, die eigene Weboberfläche zur Flow-Verwaltung zu verwenden. Nach Klick auf die entsprechende Vorlage, geht es auch schon an die Konfiguration des Flows:

Die erforderlichen Werte für die Felder werden nun noch ausgefüllt – dabei greifen wir auf die Daten wie Plan, Team und Kanal zurück, für welche wir auch berechtigt sind. Nach Fertigstellung und Test des Flows ist dieser sofort einsatzbereit. Wird nun eine Aufgabe im Planner abgeschlossen, sorgt der erstellte Flow für die entsprechende Information im angegebenen Teams-Kanal. Das beschriebene Beispiel ist ein sehr einfacher Flow. Ein Blick in die Flow-Vorlagen lohnt auf jeden Fall, um ggf. andere passende Vorlagen ausfindig zu machen. 

Nachdem nun ein Projekt mittels eines Teams Team abgewickelt wurde, stellt sich die Frage, wie mit dem Team nach Projektende umgegangen werden soll. Anstatt ein Team und dessen Inhalt zu löschen, können Sie es auch archivieren. Ein Team kann vom jeweiligen Besitzer eines Teams archiviert werden. Wird ein Team archiviert, so wird das Team „eingefroren“. Die Teammitglieder haben nur noch einen lesenden Zugriff – auch auf die SharePoint Site, sofern dies bei der Archivierung aktiviert wird. Die Besitzer des Teams können nach wie vor Änderungen am Team vornehmen sowie auch Rollen ändern. Somit bleiben die Informationen des durchgeführten Projekts auch nach dessen Ende noch erhalten. Damit kann ein durchgeführtes Projekt als eine Referenz erhalten bleiben.

Generell lässt sich festhalten, dass Microsoft Teams als ein vielseitiges Werkzeug im Unternehmen eingesetzt werden kann. Mit der zusätzlich laufenden Integration von Skype for Business, ist Microsoft Teams schon heute eine de facto Standardapplikation, wenn man auf Office 365 setzt. Auf der gegenwärtig laufenden Microsoft Konferenz, der Microsoft Ignite 2019, wurden zudem spannende sowie sehr sinnvolle neue Funktionen für Microsoft Teams und auch den weiteren Produkten aus der Office 365 Familie vorgestellt. Hier finden Sie eine Sammlung der Ankündigungen.