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PowerApps 
Anpassen von SharePoint Formularen

PowerApps – Anpassen von SharePoint Formularen

  • User Productivity, Publisher Advisory
  • SharePoint, PowerApps

Im zweiten Teil der PowerApps-Reihe haben wir Ihnen Schritt für Schritt gezeigt, wie das Erstellen und Ausrollen einer App funktioniert. Ein weiterer Einsatzzweck, den Microsoft für PowerApps propagiert, ist die Anpassung von Formularen für SharePoint. Bisher kam dafür meist InfoPath zum Einsatz. Doch InfoPath ist bereits abgekündigt, wird also nicht mehr weiterentwickelt und ist auf Anforderungen wie das mobile Arbeiten nicht vorbereitet. In diesem Artikel beleuchten wir, wie Sie PowerApps verwenden können, um Ihre SharePoint Formulare intelligenter und benutzerfreundlicher zu gestalten.

Wo fangen wir an?

Alles beginnt mit der Datenbasis. Hier greifen wir auf SharePoint Inhalte zu, wir gestalten uns also eine SharePoint Liste. In unserem Beispiel handelt es sich um eine Liste mit Anmeldungen für interne Veranstaltungen.

Dafür existieren im Kern zwei SharePoint Listen. Ein simpler Kalender – in diesem werden die Veranstaltungen gepflegt – sowie eine benutzerdefinierte Liste, die lediglich eine Nachschlagespalte auf die Veranstaltung besitzt. Hier kann sich der Mitarbeiter nach Auswahl einer Veranstaltung eintragen. Später können wir die Anmeldungen für die Veranstaltung ermitteln, in dem wir einen Blick in die Spalte „Erstellt“ werfen. Hier ist das Benutzerkonto hinterlegt.

Der erste Stolperstein – welcher App-Typ ist der richtige?

Bevor wir mit dem Erstellen der PowerApp beginnen, müssen wir uns entscheiden, welche Art von App wir erstellen wollen. Diese Entscheidung ist essentiell, da sie im Nachhinein nur sehr umständlich revidiert werden kann.

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Die zwei unterschiedlichen App-Typen (Quelle: SoftwareONE)

Wenn wir das Formular über die Option „Formular anpassen“ (2) bearbeiten, entsteht eine Listenformular-App. Wenn wir hingegen, wie in meinem letzten Artikel beschrieben, eine App über „App erstellen“ (1) im Menü oder direkt über „web.powerapps.com“ erstellen und SharePoint als Datenquelle wählen, entsteht eine eigenständige App. Die wichtigsten Unterschiede möchte ich im Folgenden kurz aufzeigen.

Berechtigungen

Eine Listenformular-App wird über der SharePoint Liste zugrundeliegende Berechtigungen gesteuert. Wer das Recht zum Editieren hat, kann auch die App editieren. Wer das Recht zum Mitwirken hat, kann die App verwenden, um Einträge der Liste zu erstellen und zu bearbeiten.

Bei einer eigenständigen App gelten natürlich weiterhin SharePoint Berechtigungen für die Inhalte selbst – wenn ich normalerweise keinen Eintrag in einer Liste bearbeiten kann, dann kann ich das auch über die PowerApp nicht. Das erscheint sinnvoll und logisch. Doch die App selbst kann ebenfalls Berechtigungen aufweisen, die dann über die PowerApps-Oberfläche gesteuert werden.

Verteilung auf mobilen Endgeräten

Listenformular-Apps werden nicht in der PowerApps-Anwendung aufgelistet und können auch nicht direkt auf dem Homescreen platziert werden. Sie sind aber innerhalb der SharePoint App verfügbar, sobald wir mit der Liste interagieren.

Aufruf aus SharePoint heraus

Listenformular-Apps ersetzen die normalen Listenformulare zum Erstellen und Bearbeiten. Im Gegensatz dazu können eigenständige Apps nur als zusätzliche Ansicht in der Liste oder via PowerApps-Webpart auf einer anderen Seite platziert werden.

Was nehmen wir also?

Wie so oft – Es kommt darauf an. In unserem Beispiel werden wir eine Listenformular-App erstellen, weil es nicht vorgesehen ist, dass sich die Mitarbeiter die Anwendung auf mobilen Geräten speichern.

Die Erstellung unserer App

Zunächst wählen wir in der Liste das Menü „PowerApps“ und dort den Unterpunkt „Formulare anpassen“. Daraufhin startet das PowerApps Studio wie gewohnt.

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Auswahl des App-Typen (Quelle: SoftwareONE)

Die App liest bereits jetzt alle wesentlichen Infos aus unserer Liste und erstellt daraus ein Formular. Es ist sofort lauffähig.

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Übersicht zu den Funktionen und Möglichkeiten in PowerApps (Quelle: SoftwareONE)

Für unser Beispiel entfernen wir jetzt alle Felder, bis auf das Feld zur Auswahl der Veranstaltung, denn mehr brauchen wir für die Anmeldung eines Mitarbeiters nicht.

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Entfernen der überflüssigen Felder (Quelle: SoftwareONE)
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Vorschau des Formulars (Quelle: SoftwareONE)

Nun wollen wir das Ganze noch etwas freundlicher gestalten. Zunächst verkleinern wir den Datenbereich etwas und schieben ihn nach unten. Damit erhalten wir mehr Platz am oberen Rand.


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Verkleinern des Formular-Datenbereiches (Quelle: SoftwareONE)

Danach fügen wir noch einen sprechenden Text als „Bezeichnung“ ein. Ich habe dafür den Text „Ich möchte mich für folgende Veranstaltung anmelden:“ gewählt. Die Textgröße kann ich über die Eigenschaft „Size“ anpassen. Nachdem ich das Element auf meiner Oberfläche etwas verschoben und in der Größe angepasst habe, füge ich noch ein Symbol hinzu. Bei uns passenderweise einen Kalender.

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Einfügen einer Bezeichnung (Quelle: SoftwareONE)
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Anpassen der Textgröße über die Eigenschaft „Size“ (Quelle: SoftwareONE)
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Einfügen und Platzieren eines Symbols (Quelle: SoftwareONE)

Das sollte uns für den Anfang genügen. Über den Link „Zurück zu SharePoint“ (1) gelange ich in meine Liste. Vorher erscheint noch eine Aufforderung, meine Anpassungen zu speichern (2). Dieser Aufforderung sollten wir natürlich nachgehen.

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Speichern und zurück zu SharePoint (Quelle: SoftwareONE)

Das Ergebnis

In unserer SharePoint Liste nutzen wir weiterhin die bekannten Schaltflächen – wie zum Beispiel „Neu“. Durch unsere Änderung erhalten aber alle Nutzer ab sofort unser angepasstes Formular zur Eingabe.


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Neues Element erstellen (Quelle: SoftwareEONE)
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Das erstelle Formular (Quelle: SoftwareONE)

Im Beispiel haben wir nur ein Formular angepasst. Ein Formular für alle Zustände. Das heißt, egal ob ich einen Eintrag neu anlege oder einen bestehenden Eintrag bearbeite oder anzeige, es wird immer dasselbe Formular geladen. Doch auch dies können wir steuern.

Listenformular-Apps besitzen dafür einen Sonderpunkt in der Auflistung der Screens (1). Wählen wir diesen aus und schauen in die erweiterten Eigenschaften (2), können wir einerseits für die verschiedenen Aktionen andere Formulare angeben und andererseits auch das Verhalten der SharePoint Speichern- oder Abbrechen-Schaltfläche steuern.

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Erweiterte Eigenschaften verwalten (Quelle: SoftwareONE)

Für unser Beispiel habe ich einen weiteren Bildschirm hinzugefügt und darin ein Feld vom Typ „Bezeichnung“ platziert. Hier können wir eine geeignete Textausgabe über den Formularinhalt hinterlegen. Die Informationen aus dem SharePoint Listeneintrag stehen dabei mit Hilfe des Objekts „SharePointIntegration“ zur Verfügung. Wir können also hier auf alle Felder des Eintrags zugreifen und die Daten nutzen.

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Neuer Bildschirm vom Typ „Bezeichnung“ (Quelle: SoftwareONE)

Für den Text „MOD Administrator ist für die Veranstaltung 'Lizenzbedarf für PowerApps' angemeldet.“ habe ich folgende Formel genutzt:


SharePointIntegration.Selected.'Erstellt von'.DisplayName & " ist für die Veranstaltung '" &

SharePointIntegration.Selected.Veranstaltung.Value & "' angemeldet."

Anschließend ändern wir das Verhalten beim Aufruf des Anzeigeformulars eines bestehenden Eintrags. Wir nutzen die Funktion „Navigate“ (3) und wechseln damit auf unseren neuen Bildschirm.


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Ändern der Eigenschaften über „Navigate“ (Quelle: SoftwareONE)

Über diesen Weg können wir zum einen alle Formulare spezieller anpassen und zum anderen auch das Verhalten beim Speichern eines Elementes steuern.

Aus Sicht des PowerApps Administrators

Wie bereits beschrieben hat diese Listenformular-App einige Besonderheiten. Sie erscheint nicht in unserer Auflistung der Apps unter „web.powerapps.com“. Ich kann sie auch nicht einfach als Webpart auf einer anderen Seite platzieren. Aber: Sie folgt unseren Berechtigungen auf der Liste. Das spart uns schon einmal Komplexität beim Berechtigungsmanagement. Weiterhin muss der Endanwender nichts neues lernen. Für ihn funktionieren die SharePoint Listen genau wie vorher - nur mit einem angepassten Formular.

Ein müdes Lächeln aus der InfoPath-Ecke

Wer sich in seiner Karriere schon viel mit InfoPath beschäftigt hat und komplexe Formular-Lösungen erstellt hat, wird über PowerApps momentan vielleicht noch müde lächeln. Der Funktionsumfang ist bei weitem noch nicht dort, wo InfoPath zum Schluss stand. Hier im Beitrag habe ich natürlich auch nur ein sehr einfaches Beispiel genutzt.

Trotzdem möchte ich zwei Vorteile nochmal explizit erwähnen: PowerApps laufen ohne weitere Anpassungen auf Handys und Tablets. Und PowerApps sind in den meisten Office 365 Plänen bereits enthalten – im ersten Beitrag finden Sie in der Passage „Was kostet uns PowerApps?“ bereits mehr Informationen. Sie werden sich sicherlich daran erinnern, dass Formular-Anpassungen im SharePoint mit Hilfe von InfoPath nur erlaubt waren, wenn ihre Anwender neben der Standard CAL auch die Enterprise CAL für SharePoint im Gepäck hatten. Das könnte unter Umständen also bereits vor der Implementierung sehr kostspielig werden.

Überblick über die bisherigen Themen zu PowerApps:


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  • Dienstag 05 März 2019

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