Lizenznachweise und Wartungsketten: Wieviel Aufwand muss es sein?

Kaufmännische Lizenznachweise und Wartungsketten sind sinnvoll für die Vorbereitung auf ein Software-Audit. Aber wie viel Aufwand sollte man betreiben und welche Informationen sind notwendig? Wie lassen sich Wartungslizenzen langfristig nachvollziehen?

Rechtssicherheit! Um nur ein Ziel zu nennen, das wir mit Software Asset Management (SAM) verfolgen. Wir müssen unsere Verträge einhalten und die gekauften Softwarenutzungsrechte entsprechend verwenden. Dafür haben wir dem Lizenzgeber unser Versprechen gegeben und wollen aussagefähig sein. Wir müssen unsere Lizenzen nachweisen und die Nutzungen ebenfalls dokumentieren. Also ist „Transparenz“ gefragt, zu jeder Zeit im gesamten Lebenszyklus unserer Lizenzen.

Egal ob Software-Audit oder Tooleinführung: In vielen Situationen stellen sich Fragen zur Tiefe einer Lizenzhistorie.

• Wie viele Informationen sind erforderlich, um Transparenz herzustellen zu können?

• Wie viel Aufwand ist damit verbunden?

Dafür ist es wichtig, zunächst die lizenzpflichtigen Produkte zu identifizieren. Das führt natürlich zu weiteren Fragen:

• Um welche Lizenzklasse handelt es sich? Ist es eine Vollversion, ein OEM Betriebssystem oder eine Update-/ Upgradelizenz?

• Auf welche Basislizenz referenziert ein Update oder sind es sogar mehrere in Form einer Updatekette?

• Woraus besteht ein gültiger Nachweis im SAM Audit?

Oft ergeben sich die Lizenzrechte erst aus fortlaufend geführten Wartungsverlängerungen. Für diese und weitere Beispiele benötigen wir alle jeweiligen Lizenznachweise. Diese sind von Hersteller zu Hersteller mitunter verschieden. Der Erstaufwand dieser Klärung ist die Basis auf dem Weg zur Transparenz. Jetzt ist klar, wonach zu suchen ist (Lizenzboxen inkl. Label, Handbuch, Rechnungen, Zahlungsnachweise usw.). Unklar sind noch die in Frage kommenden Quellen und Ansprechpartner.

Das ist u.a. davon abhängig, ob unser Unternehmen zentral oder dezentral aufgestellt ist. Gibt es einen Zentraleinkauf oder technische Einkäufergruppen? Werden Rechnungen z.B. über den Freigabeprozess des ERP-Systems gemanagt? Dann stellt sich die Frage, wer eingebunden ist und ob die Rechnungen zentral archiviert werden. Außerdem ist es relevant, in welcher Form und wie lange sie aufbewahrt werden. Für Rechnungen gilt aus Buchhaltungsanforderungen eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Was bedeutet das für unsere Update- und Wartungsketten? Eine Lizenzbasis kann auch älter als zehn Jahre sein.

Fehlt ein Glied in der Kette, wird die Kette wertlos und wir lizenzieren neu mit einer Vollversion.

Auch Zugriffe auf bestehende Quellen können problematisch sein, z.B. ein zwischenzeitlicher Mandantenabschluss im ERP-System oder die Aufbewahrung im E-Mail-System. Sichern Sie alle erforderlichen Lizenznachweise zentral und reduzieren Sie Risiken und zukünftige Aufwände.

Wie hoch ist nun der der Aufwand, an die Lizenznachweise zu gelangen? Manchmal ist es nur ein Anruf, eine E-Mail oder eine Berechtigungserteilung. Damit erzeugen Sie Aufwände, welche i.d.R noch vertretbar sind. Daraus lassen sich auch Optimierungen umsetzen, das Lizenzmanagement in den Prozess einzubinden, beispielsweise in den Rechnungsworkflow oder die Aufnahme des zentralen Lizenzmanagement-Postfachs in den E-Mail- Verteiler.

Müssen wir aber eine große Anzahl von Teams und Ansprechpartnern des Unternehmens sowie dezentraler Standorte abklappern oder sind unsere Basislizenzen noch in Papierarchiven zu finden, dann sprechen wir über andere Aufwände für die Suche, Digitalisierung etc.

Lohnt sich dieser Aufwand? Schätzen Sie den erwarteten Aufwand anhand der Lizenzanzahl (inkl. aller Updates) und den Gegenwert? Welche Ressourcen werden wie lange gebunden? Was kostet dagegen die Neubeschaffung und stehen aus der IT-Strategie ggf. sowieso Veränderungen an?

Im Aufbau des Quellen- und Softwarebestandsverzeichnisses stellt sich die Aufwandsfrage fortwährend. Einmal in die Suche oder Neubeschaffung investiert, kann der nächste sinnvolle Schritt nur sein, diese Aufwände durch optimierte Prozesse zu reduzieren unter Einbindung identifizierter Ansprechpartner. So klappt es dann auch mit der Transparenz und wir sind auf dem richtigen Weg in Richtung Rechtssicherheit!