Work is not a place: Das moderne Arbeiten eines Vertriebsmitarbeiters

Vertriebsmitarbeiter sind „Roadworker“. Ihre Aufgabenfelder können vielfältig sein: Sie verkaufen Waren, pflegen die Beziehungen zu Herstellern, zum Handel oder beim Direktvertrieb zum Endkunden. Doch eines ist ihnen allen gemein, sie verbringen die meiste Arbeitszeit unterwegs. Einen Arbeitsplatz im eigentlichen Sinne eines „Platzes“ wird dem heutigen Arbeiten eines Vertrieblers nicht mehr gerecht.

Für sie gilt das Motto „Work is not a place“.

Unternehmen sind aus diesem Grund gefordert, Arbeitskonzepte zu entwickeln und einzubinden, die den einzelnen Berufsgruppen und deren Anforderungen entsprechen, um die gewünschte Effizienz und Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters erreichen zu können.

Vor dieser Herausforderung stand auch SoftwareONE. Ziel war es, den SoftwareONE Vertriebsmitarbeitern die richtige Technologie zur Verfügung zu stellen, mit der sie in bestmöglicher Weise unsere Kunden, also Sie, betreuen und beraten können.

In der Vergangenheit gab es einige Herausforderungen im Vertrieb, beispielsweise gestaltete sich das manuelle Einwählen im Auto sehr schwierig, wenn z. B. an einer Konferenz teilgenommen werden musste. Die SoftwareONE Vertriebler waren gezwungen, am nächsten Rastplatz Halt zu machen, um sich in die anstehende Telefonkonferenz einzuwählen. Dies funktioniert seit der Einführung von Office 365 E5 mit Cloud Voice und Skype for Business viel einfacher.

Durch die vorinstallierte App von Skype for Business auf mobilen Endgeräten können Mitarbeiter nun mit nur einem Touch Gespräche annehmen oder an Telefonkonferenzen  teilnehmen. Es ist so zum Beispiel nicht mehr notwendig, einen mehrstelligen Pin einzugeben, um an einer Konferenz teilzunehmen. Zusätzlich können wichtige Gespräche via Skype for Business aufgezeichnet, im Nachgang zur Verfügung gestellt oder in Microsoft Stream abgelegt werden. So wird es beispielsweise ermöglicht, Trainings in Ton und Bild über Skype for Business aufzunehmen und den Mitarbeitern im Außendienst, die zu diesem Zeitpunkt nicht teilnehmen konnten, später bereit zu stellen.

Das leidige Problem von Hardware ist im täglichen Gebrauch oft ein leerer Akku oder das unerwartete Versagen des Dienstes aus unerfindlichen Gründen. Nicht nur unsere SoftwareONE Roadworker standen bereits vor diesem Problem. In diese missliche Lage gerät wohl jeder mal. Doch bei wichtigen Kundenterminen plötzlich ohne die lang vorbereitete Präsentation dazustehen, ist schon mehr als nur ein Reinfall.

• Dank Office 365 und OneDrive for Business keine Bindung der Daten an ein Endgerät

• Abrufen der Dokumente auch von anderen oder geliehenen Endgeräten

• Geräteunabhängig und von überall auf Dokumente und Daten zugreifen

Auch OneNote als Teil von Office 365 hat den Notizblock vor allem bei SoftwareONE Vertrieblern abgeschafft, da mit OneNote Anmerkungen bei Kundenterminen und Meetings ganz einfach auf einem digitalen Endgerät notiert und gespeichert werden können. Alle Informationen, inklusive z. B. Bilder von Whiteboards, die mit dem Handy aufgenommen wurden, sind jederzeit über OneNote abrufbar. Den hohen Zeitaufwand der Übertragung kann man somit durch die Synchronisation verschiedener Endgeräte einfach umgehen. Des Weiteren wird es durch die starke Verknüpfung der Anwendungen ermöglicht, OneNote Inhalte an Kunden, Partner oder Mitarbeiter direkt weiterzuleiten.

OneNote ist somit eigentlich ein „Hidden Champion“: Neben persönlichen Notizen aus Terminen und Besprechungen vereint es ebenfalls Inhalte aus Microsoft Teams. Diese können jederzeit abgerufen und eingesehen werden. Die Arbeitsweise wird so vereinfacht, da alle Daten an einem Ort synchronisiert und einsehbar sind. Eine weitere gewinnbringende Funktion von OneNote ist, dass kurzfristig benötigte Informationen vor Kundenterminen ohne großen Aufwand über das Smartphone abgerufen werden können. Dies erspart nicht nur Zeit und Aufwand, sondern ermöglicht ein aktuelles und flexibles Agieren.

Machen Sie Ihre Vertriebsmannschaft produktiver und stellen Sie Ihnen hilfreiche Tools zur Verfügung!

Fast jedes Unternehmen hat mit Schatten-IT zu kämpfen, insbesondere im Bereich Kommunikation. Die  SoftwareONE IT-Abteilung kann davon ein Lied singen. Neben Dropbox zählt vor allem WhatsApp in heutigen Unternehmen zu einem der Tools, das von vielen Mitarbeitern – sei es privat oder beruflich – an der  Unternehmens-IT vorbei genutzt wird.

Microsoft Teams bildet durch die 1-zu-1-Kommunikation eine echte Alternative zu herkömmlichen Chat-Dienstleistern wie WhatsApp. Mit dem Private Chat (persistent Chat) kann der Mitarbeiter direkt kommunizieren und dies in einer Umgebung, die komplett compliant ist, da sie zentral vom

Unternehmen gemanagt wird und nicht wie z. B. bei WhatsApp auf amerikanischen Servern liegt.

Microsoft Teams bietet jedoch viel mehr: Teams ist als zentrale Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit gedacht. Die Plattform ist Knotenpunkt zwischen Mitarbeitern, Unterhaltungen und Inhalten. Hier besteht der große Vorteil in der zentralen Bereitstellung. Somit können die Informationen von jedem Endgerät gemanagt und compliant abgerufen werden. Das stellt auch die Schnittstelle zum Thema Bring Your Own Device dar.

Vertriebsmitarbeiter und somit auch unsere SoftwareONE „Roadworker“ sind – wie sie selbst von sich sagen – „zahlengetrieben“. Überwachung der eigenen Zahlen und Ziele ist eine der wichtigsten Handlungen, um ihre Geschäftszahlen im Blick zu behalten. Durch Power BI wird es ihnen ermöglicht, ihre Geschäftszahlen mit geringem Aufwand in Dashboards anzusehen. So können sie ihre Zahlen und Ziele an jedem beliebigen Ort in Echtzeit visuell darstellen und erhalten einen aktuellen Überblick.

Die Microsoft Tools für mehr Produktivität:

• Office 365

• Skype for Business

• OneDrive for Business

• OneNote

• Power BI

• Microsoft Teams

SoftwareONE „Roadworker“ sind seit Einführung der vorgestellten Microsoft Tools in der Lage, einfacher und barrierefrei zu arbeiten. Zusätzlich konnten Show-Stopper, wie Datensilos, in Vergessenheit geraten, da der Zugriff und die Verknüpfung durch die zentrale Speicherung in Office 365 von jedem Tool gegeben ist.