So optimieren Sie Ihre Suchergebnisse in der SharePoint Suche

Viele User unterschätzen die Suchoption in Ihrem SharePoint, dabei kann man gerade mit dieser Suche sehr viel erreichen. Sie können unterschiedlichste Quellen, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens nutzen, um entsprechende Suchergebnisse zu erhalten. Sie ist schnell und einfach eingerichtet und entgegen den weitverbreiteten Irrglauben werden in den seltensten Fällen Enterprise-Lizenzen benötigt. Alles in allem bringt die SharePoint Suche einen sofortigen Mehrwert.

Wir wollen in diesem Artikel betrachten, wie man die bereits aufgenommenen Quellen darstellen kann. Klassischerweise bietet SharePoint dafür verschiedene Möglichkeiten.

• SharePoint 2016: Vollständig
• SharePoint 2013: Vollständig
• SharePoint 2010: FAST Search Server ähnlich, keine Hybrid-Suche
  

Klar, die aktuellste SharePoint Version ist die Version, mit der Sie die Suche vollständig abbilden können. Aber auch SharePoint 2013 bildet alles, was in den folgenden Abschnitten erklärt wird, gänzlich ab. Falls Sie noch zu den Unternehmen gehören sollten, welche SharePoint 2010 in Verwendung haben, sind Sie leider ein wenig außen vor. Als Hinweis dazu: in SharePoint 2010 gab es den sogenannten FAST Search Server, der ähnliche Funktionalitäten abbilden konnte.

Die erste Möglichkeit, die Quellen für die Nutzer darzustellen, sind sogenannte Suchbereiche oder auch Search Verticals – also Einstellungen, die verschiedene Bereiche durchsuchen können. Ein vorgefertigter Filter für den Endnutzer, welchen Sie vorher definiert haben und den Sie selber konfigurieren können.

Es gibt einige Standardbereiche, die SharePoint von Haus aus mitbringt. Dazu gehört der Bereich Alles, welcher, wie der Name schon vermuten lässt, quasi alles durchsucht. Zudem können Sie nach bestimmten Personen suchen. Die Suche muss dementsprechend mit dem jeweiligen Namen, der Funktion, der E-Mail oder auch den Fähigkeiten eingeschränkt werden. Ebenso können Sie Unterhaltungen suchen, die sich auf SharePoint Webseiten abgespielt haben oder nach themenrelevanten Videos selektieren. An dieser Stelle der Hinweis: Letzteres funktioniert tatsächlich nur in der Enterprise Edition.

Weiterhin können Sie eigene Suchbereiche definieren. Das macht zum Beispiel Sinn, wenn Sie die Inhalte einer entsprechenden Webseite nicht direkt mit in den Suchergebnissen haben wollen, sondern in einen eigenen Bereich auslagern möchten. Sie können diese Suchbereiche auf bestimmte Quellen einschränken. Dabei können Sie weiterhin danach filtern und die Quelle auf eigene Anzeigevorlagen geben.

Die Suchbereiche sind relativ einfach konfigurierbar. Entweder über die Zentraladministration – also der Suchdienstanwendung, oder auch über die jeweilige Webseite, dem sogenannten Suchcenter, kann man verschiedene Bereiche definieren. Der Suchbereich ist eine Möglichkeit, grundsätzlich Ordnung in die verschiedenen Quellen zubringen. Zudem ist es eine gute Option, dem Nutzer, der nur nach bestimmten Inhalten sucht, die Möglichkeit anzubieten, eine zielgerichtete Suche durchzuführen.

• vorgefertigte Filter für Nutzer“

• Standardbereiche:
  o alles
  o Personen
  o Unterhaltungen
  o Videos (nur Enterprise)

• Eigene Suchbereiche:
  o können auf Quellen eingeschränkt werden
  o nehmen Filter auf
  o können eigene Anzeigevorlagen nutzen

  
  

Eine weitere Möglichkeit, die großartig ist und nicht einmal Google von Haus aus mitbringt: Sie können nach Metadaten filtern. Das bedeutet, wenn Sie etwas suchen, können Sie nach bestimmten Kriterien die gesamten Suchergebnisse einschränken. Klassischerweise gehört dazu der Ergebnistyp. Sie suchen einen bestimmten Begriff und können direkt auswählen, ob Sie eine PowerPoint Präsentation, ein Word Dokument, eine Zip Datei, o.ä. angezeigt bekommen möchten.

Wenn Sie auf der Suche nach einem bestimmten Autor sind, ein Dokument benötigen, das vor einem Jahr erstellt wurde oder eine Datei suchen, welche erst gestern geändert wurde, können Ihnen die entsprechenden Filter eine echte Unterstützung für eine zielführende Suche sein. Natürlich können Sie auch diesen Bereich mit eigenen Metadaten erweitern, die Sie für ein Dokument pflegen.

• Standardfilter:
  o Ergebnistyp
  o Autoren
  o Erstellungs- und Änderungsdatum
  o Ort, Seite, Dateityp
• Eigene Suchfilter:
  o alle Metadaten ihrer SharePoint Elemente

SharePoint kann von Haus aus in den Suchergebnissen die Vorschau eines Dokuments darstellen. Das Ganze basiert auf den sogenannten Office Web Apps, wie sie in der 2013er-Version hießen, oder Office Online Server, der neue Name für die 2016er-Version. Damit kann man sich die Direktvorschau im Browser anzeigen lassen, was bedeutet, dass der Nutzer bspw. nicht die Präsentation aufrufen muss, sondern die Vorschau direkt im Browser betrachten kann. Das funktioniert für Inhalte, die im SharePoint liegen und verschiedene Formate haben. Dazu gehören Webseiten sowie Word, Excel, PowerPoint und PDFs. Man kann sich durch die Dokumente navigieren und Sie können aus einem Dokument auch direkt eine PDF-Datei erstellen.

• basiert auf Office Web Apps / Office Online

• funktioniert für Inhalte im SharePoint

• Formate für Vorschau:
  o Webseiten
  o Word, Excel, PowerPoint
  o PDF

• Navigation möglich

• PDF-Druck möglich

Im folgenden Punkt geht es darum, wie ein Suchergebnis dargestellt wird. In den meisten Fällen wird der Titel angezeigt und es wird hervorgehoben, nach welchem Begriff Sie gesucht haben. Sie bekommen die Adresse angezeigt und ggf. auch eine Vorschau des einzelnen Dokuments, je nachdem, ob eine Vorschau sinnvoll eingebunden werden kann. Zudem können Sie entscheiden, welche Vorlage verwendet werden soll – das können Sie über Ergebnistypen steuern. Damit können Sie beispielweise festlegen, dass PowerPoint Präsentationen immer groß hervorgehoben werden sollen. Weiterhin können Resultate auf bestimmten Ergebnisseiten angebunden werden, sodass Sie festlegen können, wie die Suchergebnisse angezeigt werden, wenn Sie sich in einem bestimmten Suchbereich befinden. Sie können auch diese Anzeigevorlagen verwenden, um Suchergebnisse außerhalb dieses Such-Centers darzustellen.

• entscheiden darüber, „wie“ ein Suchergebnis dargestellt wird

• Welche Vorlage verwendet wird, entscheiden Sie über
  o Ergebnistypen
  o Suchergebnisseiten

einzelne Suchergebnis-Darstellungen außerhalb eines Suchcenters

In einer weiteren Möglichkeit können Sie SharePoint dazu bringen, bestimmte Ergebnisse aus bestimmten Quellen weiter oben oder als einzelne Blöcke darzustellen.

Anbei sehen Sie folgendes Beispiel: Ich suche nach dem Begriff SharePoint. Es wird nun eine bestimmte Webseite ebenfalls nach dem Begriff durchsucht und als herausgestellten Block in der SharePoint Suche dargestellt. Es kann pro Ergebnisquelle konfiguriert werden: einerseits nach dem Suchbegriff, dann wird es mit in die Suche aufgenommen und Sie können nach einem exakten Ausdruck suchen. So können Sie bestimmen, dass ein Ergebnisblock erscheinen soll, sobald jemand ein bestimmtes Stichwort eingibt. Andererseits können Sie sich auf Aktionswörter beziehen.

• Hinzufügen von sinnvollen Ergebnissen aus anderen Quellen

• pro Ergebnisquelle konfigurierbar

• reagiert auf verschiedene Bedingungen:
  o exakter Ausdruck
  o Aktionswort

• Suchanfragen können im Hintergrund abgeändert werden, um bessere Ergebnisse zu liefern

Es gibt noch viele weitere Funktionen, welche Sie nutzen können. Sie können unter anderem Vorschläge erstellen, so dass dem Nutzer bei der Eingabe eines bestimmten Suchbegriffs eine bessere Alternative angeboten werden kann. Außerdem können Sie Wörterbücher hinterlegen, dann können Sie beispielsweise der Suche beibringen, dass bei der Eingabe diverser Abkürzungen der dazugehörige vollständige Begriff gesucht werden soll, da somit eine Vielzahl an Ergebnissen gefunden werden kann. Weiterhin können Sie aus Dokumenten Wörter extrahieren und das Ranking im SharePoint beeinflussen.

• Abfragevorschläge
• Suchwörterbücher
• Wortextraktionen
• Beeinflussung des Rankings (XRANK)