Autodesk Audit: Warum Sie? Was passiert jetzt?

Autodesk prüft immer häufiger Lizenzverstöße. In sogenannten Audits werden Autodesk-Nutzer dazu aufgefordert, einen Bericht über den Einsatz Ihrer Autodesk-Lizenzen zu übermitteln. Was passiert eigentlich, wenn dann Fehler aufgedeckt werden und wie können Sie sich davor schützen?

Sie wurden von Autodesk aufgefordert, Ihre Software-Nutzung auf die Einhaltung von Lizenzbestimmungen zu überprüfen?

Damit sind Sie nicht allein. Autodesk hat Mitte 2016 ein Portal zur Selbst-Auditierung für Kunden mit bis zu 40 Autodesk-Lizenzen „veröffentlicht“: das Autodesk Software License Review Portal . Mit dieser neuen Effizienz ist es dem Hersteller möglich, bis zu 100 Kunden pro Woche zu auditieren.

Falls nicht, dann wäre genau jetzt der richtige Zeitpunkt, um zu überprüfen, ob Sie wirklich „sauber“ lizenziert sind. Nicht, dass Sie im Falle eines Audits für etwas bezahlen müssen, dass Sie eigentlich gar nicht brauchen oder sogar günstiger haben könnten.

Im besten Fall sind Sie „richtig“ lizenziert. Das heißt, Sie nutzen die Lizenzen genauso, wie es in den Vertragsbedingungen steht. Dann können Sie den Audit schnell abschließen und es fallen keine Nachforderungen durch Autodesk an. „Richtig“ lizenziert ist bei Software im Business-Umfeld allerdings nicht selten ganz schön knifflig. Tatsächlich können nämlich sehr schnell durch Unachtsamkeit Fehler entstehen. Was ich damit meine, verdeutlichen die folgenden Beispiele.

1. Beispiel – „Rechner“-Tausch:

Ihr Desktop-Rechner erfüllt die Hardware-Anforderungen nicht mehr und muss getauscht werden. Das alte noch funktionsfähige Gerät wird oftmals für Praktikanten zur Verfügung gestellt, jedoch die Software-Installationen nicht bereinigt.

Die benötigte CAD-Software wird auf der neuen Hardware installiert und weiter genutzt. Falls es sich dabei um eine Einzelplatz-Lizenz handelt, sind Sie als Unternehmen damit unterlizenziert.

2. Beispiel – falsches „Deployment“:

Sie arbeiten seit Jahren mit Einzelplatz-Lizenzen und haben einen steigenden Bedarf an Autodesk-Lizenzen. Da nicht alle Kollegen permanent mit der Autodesk Software arbeiten, entschieden sie sich zu einer Umwandlung Ihrer bisherigen Einzelplatz- zu Netzwerk-Lizenzen.

Nach der Wandlung nehmen sie zehn weitere Installationen als Netzwerk-Installationen vor, vergessen jedoch die vorhandenen Installationen als Netzwerk-Lizenzen neu zu konfigurieren.

Im Falle eines Audits sind Sie für zehn Lizenzen unterlizenziert (ein Beispiel aus der Praxis).

Geht man bei dem Beispiel von AutoCAD aus, wird aktuell als Investitionssumme eine entsprechende 3-jährige Subscription angenommen.

10 Lizenzen a Listpreis 3.780 € = 37.800 €

Selbst kleine „Versehen“ können hohe Summen nach sich ziehen. Machen Sie das Management Ihrer Software-Lizenzen deshalb zur Chefsache.

Um herauszufinden, ob im Falle eines Audits ein finanzielles Risiko für Sie besteht und wie hoch dieses sein könnte, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Gibt es jemanden intern oder extern, der sich regelmäßig einen Überblick über die erworbene und installierte Software verschafft? Und kennt diese Person die Lizenzbestimmungen?
• Ist ihre Autodesk-Software überhaupt richtig registriert?
• Wie wird Software in Ihrem Unternehmen installiert? Bedarf es dazu Administratoren und stimmen diese sich mit einer der oben genannten Person ab?

Der nächste Audit kann jederzeit kommen. Deshalb empfehle ich Ihnen, das Thema nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Noch besser: nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Lizenzsituation regelmäßig zu überprüfen. Nicht selten entdecken wir bei unseren Kunden sogar immense Einsparmöglichkeiten, indem wir einfach ein passenderes Lizenzmodell empfehlen. Auch das ist ein Beispiel aus der Praxis.