Fragen und Antworten zu Office 365 ProPlus

Fast täglich erreichen mich Fragen zur Office-Anwendung in Office 365. Das ist nicht sonderlich überraschend, wenn man sich die Zahl der Varianten ansieht, die Microsoft anbietet: Office 2013, Office 365 und Office 365 ProPlus. Was leisten die einzelnen Produkte, und wo liegen die Unterschiede? Bereits das Registrierungsverfahren sorgt für Verwirrung. Dennoch finden immer mehr Unternehmen Gefallen an Office aus der Cloud. In diesem Blog möchte ich einige der häufigsten Fragen zu diesem Thema beantworten.

Office 365 ProPlus ist eine Office-Version mit vollem Funktionsumfang, die Anwender herunterladen und lokal installieren. Die Cloud-Variante von Office ähnelt der Office 2013 Version, die nur on-premise verfügbar ist. Die zwei Office-Versionen verfügen über vergleichbare Funktionalität und Office 365 ProPlus enthält dieselben Anwendungen wie Office 2013. Nichtsdestotrotz gibt es zahlreiche Unterschiede zwischen den beiden Versionen – insbesondere was die Lizenzierung und Implementierung angeht. Die Office 2013-Anwendung verfügt über ein gerätebasiertes Lizenzmodell; die Installation erfolgt wie gewohnt per MSI-Paket. Office 365 ProPlus kann auf Anwenderbasis abonniert werden, und das Implementierungsverfahren unterscheidet sich grundlegend.

Office 365 ProPlus ist cloudbasiert, wird aber lokal installiert. Es gibt mehrere Implementierungsmethoden für Office 365 ProPlus. Die jeweils beste Option hängt davon ab, wie viel Kontrolle ein Unternehmen über die Implementierung behalten möchte.

Installation über das Office-365-Portal

Es ist möglich, einem Anwender ein Abonnement zuzuweisen. Anschließend kann dieser die Software an einem beliebigen PC und Standort installieren.

Installation auf einer lokalen Netzwerkfreigabe

IT-Administratoren können die Office 365 ProPlus-Software lokal herunterladen und sie anschließend über gängige Implementierungstools wie SCCM verteilen. Office 365 ProPlus kann sogar als Image bereitgestellt werden.

Installation über Remotedesktopdienste (RDS) oder einer VDI-Umgebung

Wer Office bisher über die Remotedesktopdienste (RDS) oder die Virtual Desktop Infrastructure (VDI) bereitgestellt hat, kann dies auch weiterhin mit Office 365 ProPlus tun – und zwar mithilfe der Lizenzierungsoption „Aktivierung gemeinsam genutzter Computer“ (SCA), die Microsoft im August 2014 eingeführt hat.

In diesem Zusammenhang wurde oft die Frage gestellt, wie sich Office 365 ProPlus in einer Umgebung implementieren lässt, in der RDS, oft in Kombination mit Citrix XenApp, verwendet wird. Mit RDS können mehrere Benutzer gleichzeitig auf einem externen Computer arbeiten. SCA ermöglicht zudem ein gleichzeitiges Arbeiten, beispielsweise mit Word aus Office 365 ProPlus. SCA wird nur dann verwendet, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig auf einem Computer arbeiten.

Die Art der gewählten Implementierungsmethode wirkt sich auf die Updates und deren Kontrollmöglichkeiten aus. Bei Nutzern, die Office 365 ProPlus direkt über das Portal installieren, werden Updates und Upgrades automatisch ausgeführt. So erhalten sie jeden Monat Aktualisierungen und zusätzliche Funktionen. Diese Methode hat den Vorteil, dass jeweils kleinere Schritte ausgeführt werden und sich Nutzer einfacher an die neuen Funktionen gewöhnen können.

Kunden, welche die Office 365 ProPlus Implementierung eigenständig verwalten, können jeweils entscheiden, ob sie Updates durchführen möchten oder nicht. Sie können alle neuen Updates sofort implementieren oder warten, um sie erst zu testen. Derzeit besteht für das Aufschieben von Updates eine zeitliche Obergrenze von zwölf Monaten, nach deren Ablauf die betreffende Version von Microsoft nicht mehr unterstützt wird. Der Administrator entscheidet, welcher Gruppe der Update-Verzögerungsmechanismus zugewiesen wird und welche mit dem Modell der durchgängigen Aktualisierung arbeiten kann.

Eine der größten Veränderungen bei der Einführung von Office 365 ProPlus betrifft die Lizenzierungsstrategie. Office ProPlus umfasst eine Lizenz pro Benutzer und nicht pro Gerät. Auch die Zuweisung und Aktivierung von Lizenzen ist grundlegend verschieden. Die Office-Aktivierung per Schlüsselverwaltungsdienst gehört nunmehr der Vergangenheit an. Ein Nutzer, dem eine Office 365 ProPlus-Lizenz zugewiesen wird, kann diese auf bis zu fünf Systemen, z. B. fünf Tablets oder fünf Smartphones, installieren. Bei der Aktivierung gemeinsam genutzter Computer werden diese Systeme dann nicht mehr einzeln zur maximalen Geräteanzahl von fünf gezählt. In diesem Fall ist die maximale Geräteanzahl wesentlich höher. Wenn die maximale Anzahl an Installationen erreicht wurde, kann ein Benutzer selbst bestimmen, welche Geräte „deinstalliert“ werden sollen. Microsoft gab kürzlich bekannt, dass auch Administratoren diese Entscheidung für Nutzer vornehmen können. Dadurch wird es einfacher, Endanwender zu unterstützen, wenn Probleme beim Anmelden und Installieren von Office 365 ProPlus, aber auch Project Online sowie Visio für Office 365 auftreten.

Microsoft hat diese Aktivierungsmethode aus zwei Gründen entwickelt: Erstens beinhaltet dieses benutzerbasierte Modell die Möglichkeit, flexibel an mehreren Geräten zu arbeiten. Zweitens ist die Benutzeroberfläche auf allen Geräten identisch. Diese Arbeitsweise erfordert eine Identitätsprüfung, sodass erkennbar ist, wer sich anmeldet und ob diese Person über eine gültige Lizenz verfügt. Diese Kontrolle erfolgt durch die Eingabe von Name und Kennwort. Im Hintergrund wird dann kontrolliert, ob dieser Nutzer über Office 365 ProPlus-Rechte verfügt. Durch die Zusammenarbeit des lokalen Active Directory des Nutzers mit Office 365 ist ein Single Sign-on möglich, sodass die Kennwörter gespeichert werden können.

Je größer die Organisation, desto komplexer die IT-Umgebung. In solchen komplexen Umgebungen sind die meisten Plug-ins und Makros vorzufinden. Eventuell wird dort beispielsweise Finanzsoftware verwendet, die nur mit älteren Office-Versionen wie 2010 oder 2007 lauffähig ist. Da diese Anwendungen nicht dem neusten Entwicklungsstand bei Microsoft entsprechen, kann ein Unternehmen die Anwendung nicht kurzfristig auf Office 365 ausführen. Angesichts der kontinuierlichen Veränderungen in Office 365 muss hierfür eine Lösung gefunden werden. Die phasenweise Außerbetriebnahme einer solchen Anwendung ist nämlich oft nicht möglich. Zum Glück können wir beobachten, dass die Hersteller solcher Anwendungen sich bemühen, diesen Entwicklungsrückstand aufzuholen und die Anwendungen an die Entwicklung von Office 365 anzupassen. Es werden immer mehr Programme in einer mit Office 365 lauffähigen Version herausgegeben. Hierbei müssen Unternehmen beachten, dass vor der Inbetriebnahme einer solchen Anwendung in Kombination mit Office 365 ProPlus vertraglich geregelt wird, dass das Programm auch bei zukünftigen Updates und Upgrades von Office 365 an die Weiterentwicklung angepasst wird.

Vor einigen Monaten gab Microsoft bekannt, dass bei der Veröffentlichung von Office 2016 keine Anpassungen bei Makros oder Add-Ins erfolgt sind. Diese Information ist wichtig für die Implementierung von Office 365 ProPlus bei Organisationen, die sich mit diesem Problem auseinandersetzen müssen.

Parallelinstallationen

Parallelinstallationen von Office 365 ProPlus sowie älterer Office-Versionen werden von Office 365 ProPlus unterstützt, um Kompatibilitätsprobleme mit Office 365 ProPlus zu lösen. In manchen Fällen lassen sich Probleme auf diese Weise lösen.

Ist die Kompatibilität mit Office 365 ProPlus sorgfältig zu prüfen?

In der heutigen Anwendungslandschaft ist es auf jeden Fall wichtig, die Programme auf deren Kompatibilität mit Office 365 zu prüfen. Wir führen bei unseren Kunden entsprechende Prüfungen durch, um sie gut auf einen Umstieg vorzubereiten. Wenn wir Kenntnis von eventuellen Kompatibilitätsproblemen erhalten, können wir uns mit dem Hersteller zusammensetzen, um nach einer Lösung oder Alternative Ausschau zu halten. Ich habe bei vielen Problemen dieser Art feststellen können, dass der Hersteller der Anwendung eine gute Alternative anbieten konnte, die mit der neuen Software betrieben werden kann. Hersteller legen großen Wert darauf, dass ihre Programme weiter verwendet werden, und tauschen oftmals ihre heutigen Programme kostenlos um.

Office 365 ProPlus wird von der IT-Abteilung und den Endanwendern nur dann angenommen, wenn vor und nach der Implementierung besonders auf die Anwendung der Software geachtet wird und die IT-Abteilung einen guten Support einrichtet. In diesem Zusammenhang könnte ein Umsetzungsplan angefertigt werden, in dem die Schulung der Support-Abteilung, der Endanwender sowie die Kommunikation gegenüber den Endanwendern in Bezug auf die stattfindenden Veränderungen und die sich daraus für sie ergebenden Vorteile besonders berücksichtigt werden. Die Aufstellung eines solchen Plans ist für eine erfolgreiche Implementierung und Anwendung von Office 365 ProPlus entscheidend.

Ein weiteres Hilfsmittel, das keine zusätzlichen Kosten verursachen würde, wäre die Ausgabe von Office 365 ProPlus an Endanwender zum Heimgebrauch. Office 365 ProPlus lässt sich hervorragend auf mehreren Geräten installieren, und eines dieser Geräte könnte zu Beginn der Heim-PC des Endanwenders sein. So kann dieser sich bereits mit den Funktionen von Office 365 ProPlus vertraut machen, sodass ihm der Umstieg auf das neue System im Büro leichter fällt.

Ist die Implementierung von Office 365 ProPlus unvermeidlich? Ich denke schon. Microsoft wird in Zukunft noch schneller und häufiger Entwicklungen vornehmen, sodass Unternehmen, die sich nicht auf deren neusten Stand halten, früher oder später mit Kompatibilitätsproblemen konfrontiert sein werden. Hierbei kann Office 365 ProPlus den ersten Schritt in Richtung Microsoft Cloud darstellen.

Mir fallen einige Situationen ein, die sich für den Umstieg auf Office 365 ProPlus in Unternehmen gut eignen:

• Wechsel des Programms für die Nutzung zu Hause. Auch wenn im Unternehmen eventuell noch weitere Schritte erforderlich sein könnten, können die Mitarbeiter sich, wenn Sie Office 365 (inklusive Office 365 ProPlus) angeschafft haben, bereits zu Hause mit dieser Cloud-Version vertraut machen. Dann haben sich die Mitarbeiter zum Zeitpunkt der endgültigen Umstellungen bereits an die Office 365 ProPlus-Version gewöhnt. Mit diesem Ansatz wird die neue Version bei Mitarbeitern schneller und einfacher angenommen.
• Konformitätsrisiken vermeiden: Früher war es nicht möglich, ein mit E3- oder E4-Lizenz erworbenes Office 365 ProPlus-Paket in einer virtuellen RDS- oder Citrix-Umgebung zu implementieren. Dies hat sich seit August 2014 geändert. Wenn ein Kunde noch über Office 2013-Lizenzen oder Downgrade-Rechte für seine Office 365 ProPlus-Lizenzen (per SA) verfügt, sind diese ab dem 1. September 2015 nicht mehr kompatibel. Wenn der Kunde nach dem 1. September 2015 den Erwerb der richtigen Lizenzen darlegen kann, ist es möglich, dass dieser für alle seine Anwender eine neue Office-Lizenz zur Anwendung vor Ort anschaffen und direkt Office 365 ProPlus verwenden muss.
• Strenge Richtlinien für Daten in der öffentlichen Cloud, den ersten Schritt wagen: Vielen Unternehmen fällt es schwer, den ersten Schritt auf dem Weg zur Cloud zu gehen. Die entscheidende Frage ist, ob betriebliche Daten in der Cloud untergebracht werden können. Wer ausschließlich Office 365 ProPlus, aber keine anderen von Microsoft angebotenen Online-Dienste nutzt, unternimmt den ersten Schritt in Richtung Cloud, ohne dass sich dabei die Daten direkt in der Cloud befinden. Implementierungen, Updates und Verwaltungsaufgaben können weiterhin lokal erfolgen, ohne die Daten in die Microsoft Cloud zu migrieren. Kritische Daten bleiben lokal gespeichert. In der Cloud befinden sich nur die folgenden Metadaten:
  • Links zu zuletzt verwendeten Dokumenten (HTTP-Dateipfade)
  • Links zu zuletzt verwendeten Speicherorten (HTTP-Dateipfade)
  • Letzte Lesestelle in Word-Dokumenten
  • Zuletzt angesehene Folie in PowerPoint
  • Benutzerdefiniertes Wörterbuch
  • Office-Design und Benutzerbild

Office 365 ProPlus ist für viele Unternehmen der erste Schritt auf dem Weg zu einer Microsoft Cloud-Lösung. Sobald dieser Schritt erfolgreich vollzogen wurde, kann man überlegen, ob es noch weitere Szenarios gibt, für die ein Schritt auf dem Weg zu einer anderen Microsoft Cloud-Lösung angebracht wäre.