SoftwareOne Case Study

Ein großes Telekommunikationsunternehmen optimiert sein Software-Sourcing und Portfolio- Management mit SoftwareOne

Ein großes Telekommunikationsunternehmen optimiert sein Software-Sourcing und Portfolio- Management mit SoftwareOne

Ein Telekommunikationsunternehmen mit einer langen Geschichte in Europa bietet Millionen von Kunden den besten Service an. Seine zahlreichen Mitarbeiter nutzen Hunderte von Anwendungen für verschiedene Geschäftsaufgaben, was bedeutet, dass das Unternehmen den Überblick über viele verschiedene Softwarelizenzvereinbarungen behalten muss - alle mit unterschiedlichen Bedingungen und Verlängerungsfristen. Bei so vielen unterschiedlichen Lizenzen hatte das Unternehmen oft keine Zeit, die Endbenutzer-Lizenzvereinbarungen (EULAs) für die große Anzahl von Transaktionen mit geringerem Wert, die so genannten Long-Tail-Ausgaben, zu überprüfen. Dies bedeutete, dass das Unternehmen nicht immer in der Lage war, potenzielle Risiken oder Möglichkeiten zur Optimierung des Einsatzes verschiedener Softwarearten zu erkennen. Wenn das Unternehmen EULA-Prüfungen durchführte, blieb seinem Rechtsteam weniger Zeit für andere geschäftskritische Aufgaben. Da die Softwareverträge nicht abgeschlossen werden konnten, während diese internen Überprüfungen stattfanden, konnten die Endbenutzer die Software nicht kaufen und für ihre tägliche Geschäftsaktivitäten nutzen.

Ein System
für das Verständnis und die Verwaltung von Softwarebeschaffung, -lizenzierung und -erneuerung
90-Tage-Warnung
vor Ablauf der Fristen für die Erneuerung von Softwarelizenzen
Ampel-System
zur besseren Bewertung potenzieller Risiken in Endnutzer-Lizenzverträgen

Kunde: Telecommunications company
Branche: Medien und Kommunikation
Services: Software Sourcing Services

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Kostensenkung durch Konsolidierung

SoftwareOne begann Gespräche mit den Serviceverantwortlichen, die ihre eigenen Softwarebudgets und individuellen Anbieterverträge verwalteten. Dabei stellte sich heraus, dass die Softwareberechtigungen im gesamten Unternehmen nicht transparent waren. Mehrere Benutzer hatten oft getrennte Verträge mit denselben Anbietern, was zu unnötigen Kosten führte, z. B. durch die Bezahlung mehrerer Lizenzen für dieselbe Software. SoftwareOne nutzte diese Erkenntnis, um die Konsolidierung von Verträgen in einer einzigen Vereinbarung voranzutreiben und so die Kosten und Risiken zu senken. Es dauerte mehrere Monate, um die Zustimmung der Dienstverantwortlichen zu gewinnen. Sobald dies jedoch erreicht war, führte SoftwareOne Workshops durch, um das SAM-Team im Client Portal zu schulen und die Beschaffungsprozesse mit seinen Software Sourcing Services abzustimmen, um eine reibungslose Einführung im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.

A building with a lot of triangles on it.

Optimierter Überblick bei allen Lizenzen

Seit über zwei Jahren profitiert das Telekommunikationsunternehmen von einer optimierten Softwarebeschaffung mit dem Client Portal von SoftwareOne, die einen klaren Überblick über Lizenzierung, Verlängerungen und Vertragshistorie bietet. Funktionen wie der Renewal Manager informieren rechtzeitig über anstehende Vertragsverlängerungen, so dass Verlängerungen in letzter Minute vermieden werden. Das Unternehmen profitiert außerdem von einem Ampelsystem für die EULA-Bedingungen und ermöglicht so fundiertere Kaufentscheidungen. Dank der standardisierten Prozesse und der fachkundigen Unterstützung durch SoftwareOne konnte das Unternehmen seine Produktivität steigern und einen bedarfsorientierten Ansatz für Erneuerungen und Softwareausgaben verfolgen. Diese Transformation wird durch eine leistungsstarke Kombination aus Technologie, Best Practices und fundiertem Branchenwissen vorangetrieben.

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SoftwareOne half der Organisation bei folgenden Aufgaben:

die Nutzung von SAM-Informationen zu verbessern, indem monatliche Software-Berechtigungsberichte für über SoftwareOne getätigte Einkäufe erstellt werden
Rationalisierung der Erfassung von Softwarelizenzen und des Abgleichs mit der installierten und aktiv genutzten Software im gesamten Unternehmen
Effiziente Ermittlung effektiver Lizenzpositionen und Unterstützung von Initiativen zur Wiederbeschaffung von Lizenzen im gesamten Unternehmen

Software Sourcing Services
Die SoftwareOne Sourcing Services stellen Ihre benötigten Anwendungen und Services in einem praktischen Katalog zusammen, der auf den Bedarf Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.
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Verbesserte Produktivität und Bewusstsein für Lizenzrisiken

Das Unternehmen wendet die neuen Beschaffungsprozesse seit mehr als zwei Jahren an und hat erhebliche Vorteile aus der Umstellung gezogen. Die PyraCloud Plattform von SoftwareOne bietet einen einheitlichen Überblick über die Softwarebeschaffung, -lizenzierung und -erneuerung in der gesamten Organisation. Das SAM-Team kann sofort auf Informationen über Softwarelizenzen zugreifen, die richtigen Service Owner identifizieren und die gesamte Historie der Softwareverträge verfolgen.

Mit dem Renewal Manager von PyraCloud erhält das Team außerdem automatische Benachrichtigungen, lange bevor Verträge auslaufen, und kann auf einen Blick sehen, welche Verträge in den nächsten 90 Tagen auslaufen. Dies hat ein Problem beseitigt, das in der Organisation früher häufig auftrat, nämlich dass ein Service-Inhaber erst ein oder zwei Tage vor Ablauf einer Lizenz davon erfuhr, was zu panikartigen Bemühungen führte, die Lizenz rechtzeitig zu erneuern.

Das Unternehmen erhält von SoftwareOne auch Hinweise zu den EULA-Bedingungen, wobei eine Ampelbewertung anzeigt, welche Bedingungen die Anforderungen des Unternehmens vollständig erfüllen, welche eine genauere Betrachtung erfordern und welche nicht auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. Dies hilft dem Unternehmen, fundiertere Entscheidungen beim Softwarekauf zu treffen und mögliche Risiken besser zu verstehen.

Ein effizienterer und standardisierter Prozess zur Verwaltung der Softwarebeschaffung ermöglicht es den Mitarbeitenden des Unternehmens, ihre Zeit besser zu nutzen, was zu einer höheren Produktivität führt. Das Unternehmen kann die von PyraCloud gesammelten Daten auch in sein SAM-Tool einfließen lassen, was ihm dabei hilft, eine bedarfsorientierte Erneuerungsmanagementstrategie zu verfolgen, um seinen Softwareeinsatz und seine Ausgaben genau zu bewerten.

Der Erfolg des Dienstes beruht auf weit mehr als nur einer gut implementierten Technologie. Neben der PyraCloud-Plattform unterstützt SoftwareOne das Unternehmen mit fundiertem Fachwissen zu Best Practices sowie der umfassenden Expertise seines Teams im Bereich Software Asset Management (SAM) und den verschiedenen Softwareanbietern. Durch die einzigartige Kombination aus qualifizierten Mitarbeitenden, erprobten Prozessen und leistungsstarker Technologie konnte das Unternehmen seine Softwarebeschaffung und das Asset Management erfolgreich transformieren.