Communiceren met Teams

Van werkplek tot vergaderkamer

Communiceren met Microsoft Teams

Communiceren met Teams: van werkplek tot vergaderkamer

In 2020 is thuiswerken de norm geworden. Omdat we allemaal thuiswerken is het handig als je op een laagdrempelige manier met je collega’s of business partners in contact kan blijven. Organisaties hadden de implementatie van Microsoft Teams al wel op de agenda staan, maar door de ontstane crisis zijn deze projecten naar voren geschoven en in sneltreinvaart uitgerold. Microsoft heeft hier het afgelopen voorjaar slim op ingespeeld door organisaties de mogelijkheid te bieden gratis met Teams aan de slag te gaan.

Teams is dus "hot". En dat merken we aan de hoeveelheid vragen:

  • 'Wat hebben we nodig als we willen bellen?’,
  • ’Hoe kunnen we inbelnummers toevoegen aan uitnodigingen voor vergaderingen?’,
  • ‘We willen in de vergaderkamer Teams inzetten, wat heb ik nodig?’.

In een serie van twee blogs zet ik alle mogelijkheden van dit communicatieplatform op een rij. Deel een gaat over de verschillende clients, de basisfunctionaliteiten, Audio Conferencing en Phone System. In deel twee ga ik in op Advanced Communications, Teams Rooms en Common Area Phone.

De web app, de mobiele app en de lokale client

Microsoft Teams wordt gezien als hét centrale communicatie-platform binnen Office 365. Daarom is het in elk Office 365 abonnement inbegrepen (overigens is Teams niet als los abonnement te verkrijgen). Als gebruiker heb je de mogelijkheid om op drie manieren de applicatie te gebruiken: via de browser, door middel van de mobiele app of door middel van de lokale client. Deze mogelijkheden zijn aanwezig in elk Office 365 abonnement. De applicatie is geen onderdeel van Office 365 ProPlus (tegenwoordig Microsoft 365 apps for Enterprise genoemd). Oftewel: met een Office 365 E1 abonnement mag je ook gewoon Microsoft Teams installeren op je PC.

Basisfunctionaliteiten van Microsoft Teams

Communicatie via Microsoft Teams kan op verschillende manieren. Je kan met elkaar chatten, (video)bellen en Teams vergaderingen opzetten en bijwonen. Ook kan je je beschikbaarheid aangeven zodat iedereen kan zien of je in een vergadering zit of beschikbaar bent. Daarnaast heb je de mogelijkheid om documenten te delen en informatie te organiseren in kanalen. Al deze functionaliteiten zijn standaard beschikbaar voor alle gebruikers met een Office 365 abonnement.

Audio conferencing

Wanneer je iemand uitnodigt voor een vergadering, ontvangt deze een link waarmee hij of zij toegang krijgt tot de meeting. Als de ontvanger niet de mogelijkheid heeft om de vergadering bij te wonen omdat hij of zij geen (goede) internetverbinding heeft, dan is Audio Conferencing een uitkomst. Met Audio Conferencing wordt een inbelnummer toegevoegd aan de uitnodiging, waardoor de gebruiker tóch de meeting kan bijwonen. Persoonlijk zie ik het nut van Audio Conferencing niet echt in, want in 90% van de gevallen is er wel een 3G/4G verbinding beschikbaar die gebruikt kan worden. Alleen in specifieke gevallen kan Audio Conferencing een uitkomst zijn. Audio Conferencing is een ‘addon’ en kan op twee manieren worden afgenomen: Via het ‘Pay-per-minute’ model, of als gebruikerslicentie.

Audio Conferencing – Pay per minute

Het pay-per-minute model biedt de mogelijkheid om per minuut af te rekenen voor Audio Conferencing. De kosten die worden doorbelast zijn:

  1. Inkomende gesprekken naar toll Audio Conferencing nummers
  2. Inkomende gesprekken naar toll-free Audio Conferencing nummers
  3. Uitgaande gesprekken naar externe telefoonnummers binnen een Audio Conferencing vergadering

De tarieven die worden gehanteerd zijn hier te downloaden

Om gebruik te maken van het ‘pay-per-minute’ model heeft de gebruiker een Audio Conferencing Pay per Minute user licentie nodig om zo de mogelijkheid te krijgen om inbelnummers toe te voegen aan uitnodigingen. Deze licentie is gratis, omdat je per minuut betaald. Wel zijn er ‘Communication Credits’ benodigd. Deze kan je zien als een soort ‘beltegoed’.

Audio Conferencing – Per gebruiker

Met de Audio Conferencing per user subscription, betaal je niet meer voor de toll inbelminuten maar neem je een licentie af voor iedere gebruiker die een vergadering opzet (alleen degene die de vergadering uitstuurt heeft een Audio Conferencing licentie nodig). De toll-free optie brengt wel additionele kosten met zich mee, maar deze optie is ook uit te schakelen.

Audio Conferencing is bij Office 365 E5 inbegrepen. 

Phone System

Ook is het mogelijk om Microsoft Teams in te zetten als VoIP-oplossing. Gebruikers kunnen op dat moment bellen naar telefoonnummers, en uiteraard ook gebeld worden. Met Phone System zijn er twee mogelijkheden:

  1. Je koppelt Microsoft Teams aan een bestaande telecom provider, die zorgt voor de verbindingen (Direct Routing)
  2. Of je kiest ervoor dat Microsoft de telecomdiensten levert. Op dat moment heb je naast een Phone System abonnement, ook beltegoed nodig: de zogeheten ‘Calling Plans’.

Calling Plan

Iedere gebruiker die gebruik maakt van Phone System, heeft een Calling Plan subscription nodig. Een Calling Plan heeft een waarde in "belminuten die een maand geldig zijn. Zo is er een bundel van 120, 240 en 1.200 minuten. Nu is het gelukkig niet zo dat je niet meer kan bellen, als je door je minuten heen bent. Alle beschikbare minuten worden zogezegd ‘ge-pooled’ binnen de tenant. Voorbeeld: 10gebruikers met een Phone System licentie hebben allemaal een Calling Plan van 240 minuten. In totaal zijn er 2.400 minuten beschikbaar die vrij te gebruiken zijn door deze 10 gebruikers.

Calling Plans komen in twee varianten: Een Domestic Calling Plan en een Domestic and International Calling Plan. Het Domestic Calling Plan spreekt voor zich: deze kan gebruikt worden voor lokale (binnenlandse) gesprekken en is beschikbaar in bundels van 120, 240 en 1.200 minuten.

Het Domestic and International Calling Plan biedt 1.200 minuten (lokaal) of 600 minuten (internationaal), welke het eerst bereikt wordt.

Goed te weten is dat niet je fysieke locatie bepaalt of lokaal of internationaal belt, maar de locatie die is ingesteld binnen de Office 365 omgeving. Wanneer Engeland als locatie is ingesteld, maar je zit in Nederland, dan wordt een telefoongesprek naar het Verenigd Koninkrijk gezien als een lokaal gesprek. 

Er is meer...

In deel twee van deze serie, richt ik me op de volgende ‘add-ins’:

  • Advanced Communications,
  • Teams Rooms,
  • Common Area Phone.

Heb je vragen over deze blog of wil je graag advies over het gebruik van Teams? Neem dan contact met mij op! Mijn contactgegevens staan onderaan dit artikel.

Reageer op dit artikel

Laat een reactie achter om ons te laten weten wat je van dit onderwerp vindt!

Laat een bericht achter

Auteur

Christiaan Hendriks

Christiaan Hendriks

Microsoft License Consultant

Gerelateerde blogs

Citrix Workspace

Productiviteit en een positieve gebruikerservaring voor de complexe digitale werkplek

De impact van COVID-19 neemt langzamerhand af en veel werknemers zijn inmiddels gewend aan het (gedeeltelijk) thuis werken. Met Citrix Workspace is er een oplossing voor de complexe digitale werkplek van nu, waarin we productiviteitsverlies…

Een hybride werkplek voor het onderwijs

Een hybride werkplek voor onderwijsinstellingen

Een veranderde dienstverlening en een nieuwe manier van werken en leren. Veel organisaties werden door COVID-19 gedwongen anders te opereren. Maar nu wordt het beleid voor scholen verder versoepeld. Vooral in deze sector was daar enorme…

Microsoft Teams blog 2 teaser

Communiceren met Microsoft Teams - van werkplek tot vergaderkamer 2

Solution Specialist Christiaan Hendriks schreef eerder een blog over de mogelijkheden van Microsoft Teams. In dit tweede deel staat hij stil bij live events en de mogelijkheden om Microsoft Teams in te zetten in vergaderkamers.