Hoe Microsoft 365 Copilot SoftwareOne en haar klanten transformeert

Een intelligente werkplek bouwen. Succes delen met klanten wereldwijd.

SoftwareOne, met hoofdkantoor in Zwitserland, is wereldwijd actief in meer dan 60 landen en telt circa 9.000 medewerkers. We leveren oplossingen voor software en cloud, met een portfolio van meer dan 7.500 softwaremerken voor organisaties van elke omvang en in elke sector.

Onze samenwerking met Microsoft gaat terug tot onze oprichting en is daarmee onze langstlopende vendorrelatie. Met meer dan 1.360 gecertificeerde Microsoft-specialisten en technische consultants ondersteunen we wereldwijd 12,5 miljoen actieve Microsoft 365-gebruikers. Die expertise maakte ons de logische partner voor de wereldwijde uitrol van Microsoft 365 Copilot in november 2023.

Om de mogelijkheden van deze AI-assistent echt te begrijpen en klanten gericht te kunnen adviseren, zijn wij het zelf aangegaan met een grootschalige interne implementatie.

AI omarmen—met passie en integriteit

Onze keuze voor Copilot was geen puur technische beslissing, maar een strategische stap die voortkomt uit onze kernwaarden: passie en integriteit. We willen onze klanten niet alleen begeleiden in hun AI-reis, maar hen ook inspireren door zelf het goede voorbeeld te geven.

Natuurlijk kwamen er ook uitdagingen bij kijken. Met een prijskaartje van $30 per gebruiker per maand is Copilot een serieuze investering, vooral voor grotere bedrijven. Om deze investering te verantwoorden, moest de AI-assistent aantoonbare en meetbare waarde leveren.

Het creëren van échte betrokkenheid was een belangrijke uitdaging. Adoptie moest verder gaan dan alleen gebruik: Swomies moesten zich empowered, zelfverzekerd en ondersteund voelen om Copilot op een natuurlijke manier in hun dagelijkse werk te integreren.

  Security- en compliance eisen brachten een extra laag complexiteit met zich mee. Naarmate organisaties vaker AI-tools inzetten, groeit ook het risico op ‘shadow AI’ waarbij medewerkers ongeautoriseerde AI-oplossingen gebruiken buiten het zicht van IT. We moesten zorgvuldig navigeren tussen het stimuleren van innovatie en het beheersen van risico’s.  

Precies deze uitdagingen zien we ook bij veel van onze klanten. Door ze eerst zelf aan te pakken via een interne implementatie, konden we waardevolle praktijkervaring opdoen. Geen theorie, maar echte inzichten, volledig in lijn met onze waarden: passie voor innovatie en integriteit in klantrelaties.

Copilot onboarden als onderdeel van het team

Met al deze overwegingen in het achterhoofd koos SoftwareOne voor een strategische, gefaseerde adoptieaanpak, gericht op maximale betrokkenheid en het verzamelen van bruikbare inzichten over de daadwerkelijke impact van Copilot in de praktijk.

De reis begon met een gerichte pilotfase, waarbij 90 licenties werden uitgerold naar senior consultants en salesleiders. Deze groep, het zogeheten "Tiger Team", verkende gestructureerd de mogelijkheden van Copilot binnen Microsoft 365-applicaties zoals Word, Outlook en Teams. Dankzij deze gecontroleerde uitrol kon SoftwareOne de meest waardevolle use cases identificeren en de aanpak verfijnen vóór de bredere uitrol.

De verkenning door het Tiger Team was allesbehalve toevallig. SoftwareOne paste een stevige adoptie- en veranderaanpak toe, gebaseerd op het ADKAR-model (Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement). Zo zorgden we ervoor dat collega’s over de juiste kennis, motivatie en vaardigheden beschikten om Copilot effectief te integreren in hun dagelijkse werk.

Na twee maanden van dataverzameling en optimalisatie werd de uitrol uitgebreid naar circa 15% van de organisatie, verspreid over afdelingen zoals HR, finance en cybersecurity. Deze fase verrijkte de bibliotheek aan use cases en testte de effectiviteit van Copilot in verschillende businesscontexten.

In de laatste fase lag de focus op sales enablement: het sales team werd getraind om Copilot live te demonstreren bij klanten. Daarnaast introduceerde SoftwareOne floating licenties voor Swomies die een sterke business case konden onderbouwen, zodat de technologie terechtkwam bij collega’s die er het meeste waarde uit konden halen.

Gedurende de hele implementatie bouwde SoftwareOne aan een actieve gebruikerscommunity. Wekelijkse inloopsessies boden ruimte om ervaringen te delen, samen uitdagingen op te lossen en een groeiende kennisbank van effectieve prompts en toepassingen op te bouwen. Online communities versterkten dit verder, waardoor Swomies wereldwijd konden profiteren van elkaars inzichten.

Deze mensgerichte aanpak behandelde Copilot niet als zomaar een tool, maar als een volwaardig teamlid dat bewust en doordacht werd geïntegreerd in teams door de hele organisatie. Een aanpak die later ook de basis vormde voor onze klantgerichte AI-adviesdiensten.

Zodra Copilot onderdeel werd van de dagelijkse werkprocessen, werd de impact snel zichtbaar. De AI-assistent automatiseerde niet alleen taken, het verbeterde fundamenteel hoe teams samenwerken, afstemmen en resultaten boeken. Daarmee zette SoftwareOne een nieuwe standaard voor AI-integratie op de werkplek.

Coördineren. Samenwerken. Creëren.

De verandering was meetbaar. .

SoftwareOne behaalde een adoptiegraad van 97,7% onder collega’s, ruim boven het branchegemiddelde van 70%. Maar belangrijker nog: het bleef niet bij oppervlakkig gebruik. Swomies omarmden Copilot écht als onderdeel van hun dagelijkse werk. 83% voerde wekelijks 11 of meer Copilot-acties uit.

Coördineren

De impact van Copilot op het stroomlijnen van werkprocessen was vrijwel direct zichtbaar. Door automatisch lange e-mailthreads en Teams-vergaderingen samen te vatten, kregen collega’s snel en eenduidig toegang tot de juiste informatie, zonder handmatig notuleren. Vooral voor internationale teams die over tijdzones heen werken, bleek dit van grote waarde. Dankzij samenvattingen konden collega’s eenvoudig bijlezen wat ze live hadden gemist. Microsoft Teams werd al snel de meest gebruikte applicatie voor Copilot-interacties, met vergadersamenvattingen en Copilot Chat als belangrijkste use cases.

Deze functies doorbraken informatiesilo’s en zorgden voor een beter afgestemde, wereldwijd verbonden organisatie.

Samenwerken

Copilot groeide al snel uit tot een volwaardige samenwerkingspartner, meer dan alleen een tool, het bracht mensen samen en versnelde resultaat.

In de pilotfase gaven teams aan dat Copilot hielp bij het opstellen van eerste versies, het verbeteren van voorstellen en het aanscherpen van ideeën. Daardoor ontstond ruimte voor strategisch denken met meer impact.

Deze samenwerking ging verder dan individuele productiviteit, ook cross-functionele teams profiteerden. Sales- en technische teams gebruikten Copilot om kennisbruggen te slaan, bijvoorbeeld door complexe technische informatie te vertalen naar klantvriendelijke taal, of andersom, salescollega’s hielpen technische documentatie beter te begrijpen.

Creëren

Misschien wel het meest indrukwekkend was de versnelling in contentcreatie. Swomies bespaarden gemiddeld 4,8 uur per maand dankzij efficiënter opgestelde documenten, e-mails en presentaties. Die tijdwinst vertaalde zich direct naar snellere klantreacties en meer ruimte voor creatieve oplossingen.

Voor het salesteam was Copilot een gamechanger: gepersonaliseerde voorstellen en klantcommunicatie die voorheen uren kostten, stonden nu binnen enkele minuten klaar. Zo konden verkopers sneller én persoonlijker schakelen—met meer impact én hogere productiviteit.

Uit interne surveys bleek dat 73% van de gebruikers aangaf dat hun kennis van workplace AI aanzienlijk was toegenomen sinds de introductie van Copilot. Die groeiende zelfverzekerdheid zorgde ervoor dat Swomies effectiever met AI-tools werkten én klanten beter konden adviseren op basis van echte ervaring in plaats van theorie.

Deze inzichten vormden de basis voor de ontwikkeling van de Copilot Advisory Service van SoftwareOne, een end-to-end dienstverlening die klanten begeleidt bij elke stap van hun Microsoft 365 Copilot-reis. Van readiness assessments en technische implementatie tot maatwerktrainingen en change management, allemaal verrijkt met onze eigen praktijkervaring.

Op weg naar een agentic toekomst

Naarmate de Copilot-implementatie bij SoftwareOne verder ontwikkelde, verschoof de focus naar de volgende stap: AI-agents. Met behulp van Copilot Studio, Azure AI Foundry en andere Microsoft-tools ontwikkelde SoftwareOne inmiddels meer dan 95 AI-agents die workflows automatiseren, besluitvorming ondersteunen en operationele efficiëntie verhogen.

Opvallende AI-agent implementaties

Verschillende agents hebben aantoonbare waarde geleverd binnen diverse bedrijfsfuncties:

Q-Bot (Questionnaire Automation Agent)

• Doel: Automatiseert het invullen van leveranciersvragenlijsten via een dynamische kennisbank
• Techniek: Teams-app gebouwd met Azure OpenAI en Python
• Impact: Taaktijd teruggebracht van 20 minuten naar 10 seconden
• Businesswaarde: Grote efficiëntiewinst voor het BID Desk-team, met meer ruimte voor strategisch werk

Sourcing Companion Agent

• Doel: Vindt de beste producten voor klanten en genereert gepersonaliseerde salescontent
• Techniek: Integreert productdatabases, webdata en klantprofielen via Azure AI en Databricks
• Impact: Versnelt salestrajecten en verhoogt conversie
• Businesswaarde: Personalisatie op schaal, minder cognitieve belasting voor sales

Auto Dispatching Agent

• Doel: Automatiseert e-mailtriage en routering binnen Dynamics CRM
• Techniek: Gebruikt Azure AI en Databricks om e-mails te analyseren en automatisch cases aan te maken
• Impact: Directe verwerking van grote volumes met hogere nauwkeurigheid
• Businesswaarde: Betere SLA-naleving en 24/7 responsiviteit

Copilot Chat: AI toegankelijk voor iedereen

In januari 2025 introduceerde Microsoft Copilot Chat met een pay-as-you-go-model, een flexibel alternatief voor de vaste $30 per gebruiker per maand. SoftwareOne adopteerde dit model snel en maakte AI daarmee breed toegankelijk binnen de organisatie.

Deze aanpak biedt een laagdrempelige manier voor teams om te experimenteren met AI-agents, zonder dat er direct volledige Copilot-licenties nodig zijn. Medewerkers kunnen agents bouwen met natuurlijke taal en direct AI-functionaliteit inzetten in chatgesprekken.

Voordelen van het pay-as-you-go-model:

• Kostenflexibiliteit: Je betaalt alleen voor daadwerkelijk gebruik
• Lage instapdrempel: Ideaal voor experimentatie zonder grote investering
• Schaalbare adoptie: Teams kunnen opschalen zodra waarde is aangetoond

De ervaring met Copilot Chat onderstreept het belang van meerdere toegangswegen tot AI zodat teams een aanpak kunnen kiezen die past bij hun specifieke behoeften.

Governance en verantwoord innoveren

Tijdens deze transformatie hield SoftwareOne vast aan sterke principes rondom AI-governance en verantwoord innoveren. Er werden duidelijke kaders gecreëerd:

• AI Working Group & Steering Committee: Voor strategische richting en toezicht
• Security frameworks: Met Microsoft Purview en Defender for Cloud Apps
• Ethische richtlijnen: Voor verantwoorde inzet van AI in alle use cases
• Compliance-maatregelen: Voldoen aan regelgeving zonder innovatie te remmen

Deze governance-aanpak maakt innovatie mogelijk, mét behoud van de veiligheid en compliance die essentieel zijn voor wereldwijde klanten.