Microsoft 365 Copilot: SoftwareOneとお客様にとってのメリットとは

インテリジェントなワークプレイスを構築し、世界中のお客様と成功を共有する。

本社をスイスに置くSoftwareOneは、60カ国で事業を展開し、世界中に約9,000人の従業員を擁するグローバルなソフトウェアおよびクラウドソリューションプロバイダーです。同社はあらゆる規模と業界のお客様に向けて、7,500を超えるソフトウェアブランド製品群を提供しています。

SoftwareOneとマイクロソフトの関係は、同社の設立当初まで遡り、同社にとって最も長い歴史を持つベンダーパートナーシップです。SoftwareOneの1,360人を超える優秀なマイクロソフト製品の専門家と技術コンサルタントは、現在世界中で1,250万人のマイクロソフト365アクティブユーザーをサポートしており、その専門知識が評価され、2023年11月に実施されたMicrosoft 365 Copilotのグローバル展開において、そのパートナーとして選ばれました。

このAIアシスタントの潜在能力を深く理解し、お客様の一人ひとりに最適なソリューションを提供するため、SoftwareOneは自社内の業務にMicrosoft 365 Copilotを統合する社内プロジェクトを開始しました。

情熱と誠実さでAIを積極的に取り入れる

このプロジェクトは単なる技術的な取り組みではなく、費用対効果に基づいた戦略的な決断でした。SoftwareOneは情熱と誠実さを社員の行動基本原則として制定していますが、今後お客様に対して自社のAI導入経験を参考に支援するためには、自社の業務に対してもこのAI技術を全面的に浸透させる必要があると認識していました。

社内全体で生成AIへの期待が高まる中、Microsoft 365 Copilotの導入にはいくつかの具体的な課題が浮上しました。

最初の課題はコストでした：ユーザー1人あたり月額30ドルのCopilotライセンスは、特に大規模な組織にとって相当な投資となり、この支出を正当化するためには生成AIの導入価値を明確かつ測定可能な形で算出する必要がありました。

もう一つの課題は生成AI導入への参加意識を本物のものにすることでした。導入は表面的なものであってはならず、SoftwareOne従業員がCopilotを日々のワークフローの自然な一部として取り入れながら、力強さ、自信、そして支援を受けられる安心感を感じられる必要がありました。

さらにセキュリティとコンプライアンス要件が複雑な課題となりました。組織がAIツールの採用を拡大するにつれ、「シャドーAI」—従業員が企業管理外のAIソリューションを無断で使用すること—のリスクが大幅に増加しています。このリスクを管理しつつイノベーションを促進するためには、慎重にバランスを取ってゆくことが不可欠でした。

これらの課題は、まさに多くのSoftwareOneのお客様が自社のAI導入を検討する際直面するものであり、自社への導入を通じて実際にそれらの課題に取り組んで行くことで、SoftwareOneは単に理論的な知識だけでなく、実際の経験に基づいたアドバイスをお客様に提供できるようになると考えていました。こうした取り組み姿勢は「イノベーションへの情熱」と「顧客関係における誠実さ」というSoftwareOneの行動指針を具現化したものと言えるでしょう。

Copilotをチームの一員として迎え入れる

こうした点を踏まえ、SoftwareOneは、Copilotの実際の効果に関する実践的な洞察を収集しながら、従業員の参加意識を最大化するための戦略的かつ段階的な導入アプローチを実施しました。

このイニシアチブは、シニアコンサルタントとセールスリーダーを対象に90ライセンスを集中的に割り当てるパイロットフェーズから始まりました。このグループは「タイガーチーム」と名付けられ、Word、Outlook、Teamsを含むMicrosoft 365アプリケーションについてCopilotの機能を念入りに検証しました。こうした展開により、SoftwareOneは最も価値のあるユースケースを特定し、大規模展開前にそのアプローチを最適化することができたのです。

タイガーチームによる活動は運任せで行ったわけではありませんでした。SoftwareOneは、ADKARモデル（認識、意欲、知識、能力、強化）に基づく堅実な導入方法と変更管理（ACM）戦略を適用し、従業員が日常業務においてCopilotを効果的に活用する際に必要な理解、スキル、モチベーションを得られるようにしたのです。

2ヶ月のデータ収集とアプローチの最適化を経て、このイニシアチブは人事、財務、サイバーセキュリティを含む多様な部門の従業員の約15%をも包含する規模に拡大しました。この段階においては、多様なビジネスコンテキストにおけるCopilotの有効性を検証しながら、ユースケースの蓄積を拡大できました。

最終フェーズでは、販売支援に重点が置かれ、セールスチームが実際のお客様環境でCopilotの機能を実演できるようトレーニングを実施しました。さらに、SoftwareOneは、優れたビジネスケースを提供できると想定されるSwomies向けにフローティングライセンスを導入、この技術により最大の恩恵を受けることができるユーザーが確実にアクセスできるようにしました。

プロジェクト実施期間中、SoftwareOneは活発なユーザーコミュニティを育成しました。毎週開催のドロップインセッションでは、知見の共有、問題の共同解決、効果的なプロンプトやアプリケーションの知識ベースの構築を行う場が提供されました。オンラインコミュニティはさらにこの協働アプローチを拡大し、世界中の拠点に在籍する社員が共同学習の恩恵を受けられるようにしました。

この人間中心の実装戦略では、Copilotを単なるツールではなく、社内のチームに歓迎され、慎重に導入されるべきコラボレーションのパートナーとして位置付けました。そしてこの繊細なアプローチは、後にSoftwareOneのクライアントアドバイザリーサービスに反映されることになりました。

Copilotが日常の業務フローに組み込まれると、その影響はSoftwareOne従業員がコラボレーションしながら働くあらゆる面で迅速に現れました。このAIアシスタントは単にタスクを自動化するだけでなく、チームが努力を調整し、より効果的に協業し、より良い成果を生み出す方法を根本から向上させ、ワークプレイスにおけるAI導入の新たな基準を確立しました。

コーディネーション、コラボレーション、そしてクリエーション。

その変化は数字に表れています。

同社は従業員全体で97.7%の導入率を達成し、業界平均の70%を大幅に上回りました。さらに重要なのは、この導入率が表面的な利用に留まらなかった点です。SoftwareOne従業員はCopilotを日常業務の一環としてスピーディーに受け入れ、週に11回以上Copilotを活用する従業員が83%にも上りました。

コーディネーション（調整）

Copilotがワークフローの効率化に与えた影響は即座に明らかになりました。長いメールのスレッドやTeamsの会議を自動的に要約することで、手動でのメモ取りが大幅に削減され、全員が同じ情報にアクセスできるようになりました。

この機能は、時差のある地域で働くグローバルチームにとって特に価値がありました。会議の要約により、リアルタイムで参加できなかった同僚が議論の内容を迅速に把握することができたからです。

実際、Microsoft TeamsはCopilotとの連動で最も頻繁に使用されるアプリケーションであり、会議の要約とCopilot chatが主な利用ケースとなっています。

こうした機能により、情報ボトルネックが解消され、従来よりも一貫性があり、連携の取れたグローバルな労働力基盤が実現しました。

コラボレーション（協働）

単に効率性を向上させるだけでなく、Copilotは真のコラボレーションパートナーとして、人々を結びつけ、より多くの成果を上げることに貢献しました。

パイロット段階の初期段階において、チームは文書草案の作成、改善点の提案、およびアイデア改善にCopilotを活用することで、自らが付加価値の高い戦略的思考に集中できるようになったと報告していました。

こうしたコラボレーションによる効率の向上は個人の生産性向上を超え、部門横断的なチームワークにまで達しました。営業チームと技術チームは知識のギャップを埋めるためにCopilotを活用しました。またこのAIアシスタントは、複雑な技術概念をお客様に分かりやすい言葉に翻訳したり、逆に営業担当者が技術文書を深く理解する事をサポートしたりもしました。

クリエーション（創造）

最も印象的な点として、Copilotの生成機能は組織全体でのコンテンツ作成を加速させました。ユーザーは、文書作成、メール作成、プレゼンテーション作成の効率化により、月平均4.8時間の作業時間を節約し、この時間短縮により、顧客への対応時間の短縮と、クリエイティブな問題解決のための時間創出が可能となりました。

セールスチームはCopilotがお客様に合わせた提案書や顧客向けコミュニケーションをスピーディーに生成する能力から特に大きな恩恵を受けました。以前は数時間かかっていた作業が数分で完了するようになったため、営業担当者はよりパーソナライズされた顧客体験を提供しながら、同時に生産性を向上させることが可能になりました。

調査結果によると、Copilotを導入してから社内ユーザーの73%が職場におけるAIに関する知識が大幅に増加したと回答しました。こうした自信の高まりによりユーザーはAIツールをより効果的に活用できるようになり、理論的な知識よりもむしろ実際の経験に基づいた、より適切なアドバイスをクライアントに提供できるようになりました。

これらの洞察は、SoftwareOneのCopilot Advisory Serviceの開発に直接反映されました。このサービスは、Microsoft 365 Copilotの導入プロセスにおけるすべての段階を顧客がスムーズに進められるよう支援する包括的なソリューションです。サービス内容には、導入準備の評価、技術的な展開支援、カスタマイズされたトレーニングプログラム、変更管理戦略が含まれ、全てがSoftwareOneにおける実際の導入経験に基づいて開発されています。

AIエージェントにより未来を拓く

SoftwareOneのCopilot導入が成熟段階に入るにつれ、同社は次の開拓領域としてAIエージェントの活用を開始しました。Copilot Studio、Azure AI Foundry、その他のMicrosoftツールを活用し、SoftwareOneはワークフローの自動化、意思決定支援、業務効率化を実現する95を超えるAIエージェントを開発しました。

注目すべきエージェントの実装例

複数のエージェントが、異なる業務分野において卓越した成果を上げています。

Q-Bot（アンケート自動化エージェント）

• 目的: サプライヤーアンケートを動的知識ベースを使用して自動化
• 技術的アプローチ: Azure OpenAIとPythonを使用してTeamsアプリとして構築
• 効果: タスク時間が20分から10秒に短縮
• ビジネス価値: BIDデスクのスタッフの大幅な効率向上により、付加価値の高い業務に注力可能に

調達支援エージェント

• 目的: 顧客にとって最適な製品を特定、パーソナライズされた販促コンテンツを生成
• 技術的アプローチ: Azure AIとDatabricksを活用し、製品データベース、Webデータ、および顧客プロファイルを統合
• 効果: 販売サイクルを加速し、コンバージョン率を向上
• ビジネス価値: 膨大な情報に基づくパーソナライゼーションを実現しつつ、営業チームの負荷を軽減

自動メール振り分けエージェント

• 目的: Dynamics CRM内で顧客メールの分類と振り分けを自動化
• 技術的アプローチ: Azure AIとDatabricksを使用してメールを解析、自動的にケースを作成
• 効果: 高容量のメールボックスに対する瞬時の優先順位付けを高精度で実施
• ビジネス価値: サービスレベル契約（SLA）の遵守と24時間365日の対応体制

Copilot Chatの導入：誰もがAIへアクセスできるように

2025年1月、マイクロソフトは従量課金制の「Copilot Chat」をリリースし、月額$30/ユーザー/月のライセンスモデルに代わる柔軟な選択肢を提供しました。SoftwareOneも迅速にこの消費量ベースの製品を導入、組織全体で誰もがAIにアクセスできる環境を整備しました。

このモデルは、従業員がCopilotのフルライセンスを購入せずにAIエージェントを試すための理想的な「導入ゲートウェイ」を提供しており、彼らは自然言語コマンドを使用してエージェントを作成し、チャット会話内で直接専門的なAI機能にアクセスできます。

従量課金方式の主なメリット:

• コストの柔軟性：組織は実際の利用量に応じた料金を支払い、固定の月額料金は不要です。
• 新規加入障壁の低さ: 大きな初期投資を必要とせずに検証が可能になります。
• スケーラブルな導入: 導入価値に応じて、利用範囲を拡大することが可能です。

Copilot Chatの導入経験により、SoftwareOneはAI導入において複数の選択肢を提供することの重要性を十分に理解しました。これにより異なるユーザーがそれぞれ独自のニーズや利用パターンに合ったアプローチを活用することが可能になります。

ガバナンスと責任あるイノベーション

今回の変革のプロセスにおいて、SoftwareOneはAIガバナンスと責任あるイノベーションに一貫して重点を置いてきており、同社は以下を確立しています：

• AIワーキンググループと運営委員会：監督と戦略的な方向性の提供
• セキュリティフレームワーク: Microsoft Purview および Defender for Cloud Apps の実装
• 倫理ガイドライン: すべての利用ケースにおいて責任あるAIの利用促進
• コンプライアンス対策: 規制要件の遵守とイノベーションの促進を両立

こうしたガバナンスの基盤は、世界中のお客様へのサービス提供に不可欠なセキュリティとコンプライアンス基準を維持しながら、イノベーションを促進します。