La pressione è reale e la logica è comprensibile. Quando a un CIO o a un CFO viene chiesto di ridurre rapidamente i costi IT, la ricerca si concentra inevitabilmente su risparmi che siano visibili, immediati e relativamente semplici da realizzare.
Gli ITAM e i SAM Managed Services sembrano soddisfare tutti questi requisiti: rappresentano una voce di spesa significativa, non comportano licenziamenti né l'interruzione di sistemi critici e, almeno nell'immediato, non generano effetti evidenti sull'operatività. Essendo regolati da un contratto, spesso con clausole che ne consentono la cessazione, ridurli o eliminarli può tradursi rapidamente in un risparmio facilmente quantificabile e visibile al management.
Per quanto la tentazione sia comprensibile, per molte organizzazioni ridurre il supporto ITAM si rivela un errore di valutazione. Abbiamo visto aziende interrompere il servizio per gestirlo internamente a un costo apparentemente inferiore, salvo scoprire che il risparmio iniziale era solo temporaneo. Con il tempo, costi e rischi sono aumentati fino a rendere necessario il ripristino del servizio.
Se la tua organizzazione sta valutando una razionalizzazione dei servizi gestiti, è fondamentale confrontare attentamente i potenziali risparmi con i benefici che questi servizi garantiscono. Per farlo, bisogna innanzitutto comprendere con chiarezza il valore che apportano all'organizzazione.
Nella maggior parte dei casi, le organizzazioni non decidono di interrompere un servizio gestito perché ritengono di poterlo svolgere meglio internamente, ma perché pensano di poter ottenere risultati "sufficientemente buoni" senza sostenere un costo ricorrente.
Alcuni responsabili ritengono inoltre di poter acquisire un maggiore controllo riportando queste attività all'interno dell'azienda. Le opzioni considerate sono spesso le stesse: assumere uno o due specialisti ITAM o SAM, distribuire le responsabilità tra i team esistenti oppure ricorrere a consulenze mirate in caso di necessità.
Quello che spesso emerge, però, è che vengono sottovalutati l'impegno e le competenze necessarie per gestire la crescente complessità del software di terze parti.
Sulla carta sembra una scelta semplice e vantaggiosa. Ma, come possono confermare molte organizzazioni che hanno successivamente deciso di riattivare i nostri servizi, nella pratica questa decisione può creare lacune operative, generare costi crescenti ed esporre l'azienda a rischi di sicurezza imprevisti.
L'idea di riportare internamente la gestione dell'ITAM non è sbagliata in sé. Può funzionare, a condizione che l'organizzazione disponga delle competenze, delle risorse, degli strumenti, della governance e della continuità necessarie per gestirla efficacemente.
Oggi, però, soddisfare questi requisiti è sempre più complesso. Il software rappresenta ormai una quota significativa della spesa IT complessiva e le pratiche di gestione dei costi IT si sono evolute per rispondere a esigenze sempre più articolate. L'ITAM non riguarda più soltanto licenze e asset software: comprende SaaS, cloud, ambienti ibridi, FinOps, allineamento con la sicurezza, integrazione con gli acquisti, supporto agli audit, gestione degli strumenti, qualità dei dati e governance dell'intero ciclo di vita. Nel frattempo, i modelli di licensing continuano a evolvere, le condizioni dei vendor diventano sempre più complesse e AI, cloud e modelli in abbonamento aggiungono ulteriori livelli di complessità.
Prima della diffusione degli ITAM Managed Services, la responsabilità della gestione degli asset software era spesso frammentata tra IT, procurement, finance, security e operations. I servizi gestiti hanno introdotto struttura, coordinamento e un unico punto di responsabilità.
Quando questa struttura viene meno, il lavoro non scompare. Si disperde. Le attività finiscono distribuite tra team diversi, alcuni problemi rimangono irrisolti e i rischi si accumulano. Succede con licenze inutilizzate che continuano a essere pagate, con consumi che superano i diritti acquisiti, con rinnovi non ottimizzati e con una qualità dei dati che si deteriora progressivamente nel tempo.
L'inserimento di uno specialista ITAM o SAM può certamente aiutare. Tuttavia, una singola persona o un piccolo team difficilmente possono mantenere competenze approfondite su tutti i principali vendor, le piattaforme, gli scenari di audit e i continui cambiamenti nei modelli di licensing. Un servizio gestito, invece, mette a disposizione competenze specialistiche che spaziano dagli esperti di licensing agli ingegneri, dagli architetti agli specialisti degli strumenti fino ai professionisti che gestiscono audit complessi in contesti molto diversi tra loro.
La gestione dei costi IT e dei rischi richiede un approccio olistico e gli ITAM Managed Services sono generalmente meglio attrezzati per garantire una copertura completa. Come evidenzia anche Gartner® nel suo Magic Quadrant™ per i SAM Managed Services, questi servizi consentono di colmare la carenza di competenze specialistiche in ambito SAM e FinOps, favoriscono la scalabilità, contribuiscono ad aumentare la maturità dell'organizzazione e assicurano la gestione quotidiana delle attività lungo l'intero ciclo di vita.
Alcune organizzazioni scelgono una strada intermedia: interrompere il servizio gestito continuativo e ricorrere a consulenti esterni solo quando si verifica una situazione critica, come un audit, un rinnovo importante, una migrazione al cloud o un'acquisizione. Una scelta che può sembrare pragmatica, ma che presenta diversi limiti.
I team interni, infatti, non sempre riescono ad aumentare rapidamente la propria capacità operativa nei momenti di maggiore pressione. Un audit da parte di un software vendor può arrivare con poco preavviso. Una modifica alle condizioni di licensing può avere ripercussioni sull'intero parco software nel giro di pochi giorni. Una fusione o un'acquisizione possono raddoppiare la complessità dell'ambiente IT in poche settimane.
Gli ITAM Managed Services garantiscono continuità operativa e la capacità di gestire picchi di attività che difficilmente possono essere replicati su richiesta. La consulenza occasionale, al contrario, è spesso più costosa per singolo intervento, richiede tempi più lunghi per essere attivata e parte senza quel patrimonio di conoscenze sull'organizzazione che un team dedicato ha costruito nel tempo.
C'è poi un altro aspetto, spesso sottovalutato. Una visibilità insufficiente sul parco software aziendale può fare sì che applicazioni obsolete, non supportate o non aggiornate continuino a essere utilizzate in produzione. Software arrivati a fine vita e mai aggiornati possono trasformarsi in potenziali vulnerabilità per la sicurezza.
Il Software Asset Management non sostituisce gli strumenti di cybersecurity, ma offre un livello di visibilità complementare che le piattaforme di protezione degli endpoint e di rilevazione delle minacce non sempre garantiscono. Consente infatti di sapere quali applicazioni sono installate, se sono ancora supportate dal vendor e se hanno ancora una reale ragione di essere utilizzate.
Per questo motivo, ITAM e SAM non dovrebbero essere considerati esclusivamente strumenti di controllo dei costi. Rappresentano invece un elemento fondamentale della governance tecnologica e della gestione del rischio aziendale.
La decisione di interrompere o ridurre gli ITAM Managed Services merita un'analisi più approfondita di una semplice revisione delle voci di spesa. Più che chiedersi soltanto "Quanto possiamo risparmiare eliminando questo servizio?", è importante considerare una serie di aspetti fondamentali:
Solo se l'organizzazione è in grado di rispondere con sicurezza a queste domande, e se dispone effettivamente delle competenze e della capacità operativa necessarie, ha senso prendere in considerazione una gestione completamente interna.
Ridurre o eliminare gli ITAM Managed Services può sembrare una scelta efficace per contenere i costi nel breve periodo. Ma può indebolire la capacità dell'organizzazione di governare una delle voci di spesa tecnologica più rilevanti e complesse. Soprattutto in un contesto in cui la complessità delle licenze, l'adozione del cloud, l'AI e i modelli commerciali dei vendor continuano ad accelerare.
Prima di ridurre o interrompere gli ITAM Managed Services, è importante valutare attentamente i costi reali, i rischi e l'impatto operativo della decisione. Quando la pressione sui budget è elevata, esistono spesso modalità più sostenibili per generare risparmi. SoftwareOne aiuta le organizzazioni a ridurre la spesa software senza compromettere governance, conformità, preparazione agli audit e continuità operativa. Contattaci per scoprire come.
We’re a Customers’ Choice in Gartner® Peer Insights Voice of the Customer for SAM Managed Services.
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