Caso de Éxito

El salto al Cloud y la colaboración de LLYC

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Para mejorar la colaboración con la mayor seguridad y desde cualquier lugar, reducir costes y escalar fácilmente, LLYC se apoyó en SoftwareOne y Google Workspace.

Como empresa con un rápido y constante crecimiento tanto en volumen de países como de servicios ofrecidos, Llorente y Cuenca necesitaba un sistema escalable y seguro que les permitiera colaborar de una manera ágil y desde cualquier lugar. Por esta razón, migró de un entorno de trabajo on-premise a Google Workspace con la ayuda de SoftwareOne, que además ha sido clave en el  proceso de gestión del cambio, mejora continua y adopción de nuevas funcionalidades, con gran impacto en sus procesos internos. Tanto fue así, que la frase más popular entre sus usuarios es “En la nube se vive de cine”. 

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Cliente
Llorente y Cuenca
Industria
Professional services
Servicios
Google Workspace, Digital Workplace Essencials
País
España
Pero quizás el mayor reto de todos fue convencer y eliminar la reticencia habitual a los cambios. Con una solución como la que SoftwareOne y Google nos ofrecía fue relativamente fácil. Su flexibilidad a la hora de ofrecernos una PoC (Proof of Concept) fue clave, ya que nos permitió no sólo testear, si no incluir a personas influyentes de la organización que más adelante serían nuestros embajadores en la toma de decisión.

José Manuel Casillas
Global IT Director, Llorente y Cuenca

Sobre el Cliente

Fundada en 1995, LLYC ayuda a sus clientes en la toma de decisiones estratégicas, contribuyendo a que alcancen sus metas de negocio a corto plazo y a fijar una ruta para defender su licencia social para operar y aumentar su prestigio.

LLYC se crea hace más de 25 años, como empresa de consultoría de comunicación y asuntos públicos para ayudar a sus clientes en la toma de decisiones estratégicas de forma proactiva, con la creatividad, innovación y experiencia necesarias.

A lo largo de todos estos años evolucionando con el mercado ha ido ampliando oferta en paralelo a la evolución del mundo y añadiendo nuevas áreas como el Marketing e Influencia Digital y la Inteligencia Artificial.

Actualmente opera en más de 15 países entre Europa y América con oficinas en 12 países con más de 1.100 consultores.

Desafío

Optimizando colaboración y costes

Cuando LLYC inició su transformación digital, partía de un sistema basado en infraestructura interna, con servidores en cada una de las sedes, almacenamiento local y conexiones VPN. Esto suponía altos costes económicos y de tiempo con el consiguiente  impacto negativo en el progreso de la compañía.

Necesitaba iniciar un proceso de transformación tecnológica que les llevase de un entorno on-premise a adoptar un sistema basado en el Cloud; un cambio que favoreciese la adopción de sistemas más seguros, con mayor disponibilidad y propiciando además una reducción de costes.

La toma de decisiones se basó en alcanzar los siguientes objetivos:

  • Optimización de costes. El hecho de poder contar con herramientas Cloud favorecía el pago por servicios, así como ahorros en horas de gestión y mantenimiento. Se buscaba la ruptura de la dependencia de infraestructura física y la consecuente reducción de costes operativos.
  • Colaboración como principio básico de cohesión y trabajo en y entre equipos. Necesitaban un canal de comunicación que les permitiera trabajar de forma coordinada y colaborativa. Tal y como apunta Tiago Vidal, Partner & Managing Director en LLYC Portugal “la propia idiosincrasia de LLYC es la que marca la necesidad de cambio en este sentido. Contamos con 18 áreas de práctica de especialidad distintas. Necesitábamos que los equipos pudieran trabajar de forma transversal. Contamos con equipos multidisciplinares, multipaís, con diferentes zonas horarias que necesitan trabajar con documentos compartidos para ser más eficientes”.
  • Movilidad. Para asegurar el crecimiento internacional de una compañía, es necesario que sus trabajadores puedan desarrollar sus funciones desde cualquier lugar, con la mayor seguridad y disponibilidad posible. La restricción de poder conectarse con un único dispositivo y utilizando una conexión VPN para poder acceder a unos datos que podían no estar sincronizados, era un riesgo que se quería evitar. La premisa era poder prestar sus servicios allá donde estuviesen sus profesionales. Esa flexibilidad les permitiría adaptarse mejor a las necesidades de sus clientes, ya estuvieran dentro o fuera de las oficinas físicas de LLYC.
  • Seguridad. El hecho de tener sus aplicaciones on-premise, con una puerta abierta a Internet, requería un nivel de seguridad muy elevado que era difícil de mantener al día de las nuevas amenazas.
  • Escalabilidad. LLYC estaba experimentando un rápido crecimiento, con nuevas incorporaciones a través de la adquisición de diferentes empresas. Necesitaban poder crecer sin depender de la compra de infraestructura. La rapidez con la que podrían aumentar su infraestructura o servicios en un entorno cloud como el de Google, les permitiría ser mucho más rápidos y eficientes para la ejecución de sus tareas profesionales.

Más adelante comprobarían cómo de sencillo les resultaría remontar la curva de aprendizaje que supuso el cambio y los enormes beneficios que traería consigo.

Solución

El camino a la colaboración como empresa global y en crecimiento

Los primeros pasos de esta transformación digital al entorno Cloud de Google se enfocaron únicamente en la migración del correo electrónico que estaba alojado en servidores on premise en las oficinas de LLYC. Por aquel entonces junto con SoftwareOne, llevó a cabo un proyecto piloto, incorporando usuarios progresivamente para evaluar el rendimiento del sistema Google. Después del éxito de dicho piloto, se realizó la migración completa de los 320 usuarios que, en aquel momento, formaban la compañía.

Durante un tiempo, siguieron gestionando el almacenamiento de archivos mediante servidores de ficheros, cada operación tenía el suyo de manera independiente. Aún no existía un sistema de colaboración absoluta a nivel global, cada operación era ciega a las demás y había una gran cantidad de información duplicada cuando había equipos que trabajaban para el mismo cliente desde distintos países. No se trabajaba en un verdadero entorno colaborativo a nivel global, había mucha falta de comunicación entre países.

Cuando apareció la opción de apuntarse al programa Early Adopters de Google para Unidades Compartidas de Drive, LLYC de la mano de SoftwareOne, no dudó en que éste era el segundo gran paso hacia una transformación definitiva. Se comenzó a migrar toda la información desde los servidores de ficheros locales hacia el nuevo repositorio, basado en grupos de trabajo. El proceso funcionó perfectamente y ese movimiento permitió a LLYC dar un enorme paso en el trabajo colaborativo y empezar a hablar de una disponibilidad real, global y efectiva. Ya se podía trabajar desde cualquier ubicación y utilizando cualquier dispositivo.

El acierto de aquella decisión pudo comprobarse con la aparición de la pandemia provocada por el COVID-19. Gracias a estos pasos previos, podemos decir que LLYC tuvo un impacto muy contenido en sus actividades. Fue precisamente durante la pandemia cuando los pasos de esa transformación se aceleraron aún más. Con la incorporación de funcionalidades Google Workspace, como el uso de Meet que les permitió poder prescindir de aplicaciones de videoconferencia pensadas más para eventos grandes o salas de reuniones, manteniendo la comunicación en todo momento.

Este proceso sigue en marcha, siendo ejemplo de ello el reciente proyecto de incorporar 3 nuevas empresas a LLYC: CHINA, Apache Digital y BESO. Casi 100 personas más en Madrid con las dos primeras y otras 200 de la tercera incorporándose desde México. A primeros de este 2022 se logró coordinar la integración de la primera de ellas, que además venía de un entorno no Google. Un proyecto finalizado con éxito, que ahora acaban de repetir de nuevo con la integración a su entorno de sus compañeras y compañeros de BESO.

Resultados

En la nube se vive de cine

Una de las frases que se viralizó internamente cuando los procesos se implementaron por completo en la compañía fue: ’En la nube se vive de cine’, lo que deja claro la acogida que tuvo el cambio al entorno cloud.

La pandemia fue la prueba definitiva de esta decisión de cambio: gracias a los pasos previos, no hubo apenas impacto en la forma de trabajar ni en el acceso a la información necesaria. La introducción de Meet en 2019 supuso una enorme ventaja durante la pandemia: permitió continuar la comunicación, podían estar conectados desde cualquier lugar. “Evitó que el negocio parara sin un esfuerzo extra por nuestra parte en este sentido. LLYC estaba perfectamente preparada a nivel tecnológico para semejante reto”, afirma Álvaro Fernández Zurro, Gerente de TI en LLYC.

“Una compañía como la nuestra, habituada a mucha exposición pública, a cantidad de eventos con diferentes clientes e invitados, pasó como todas a tener sus puertas cerradas. Si no hubiese sido por la capacidad de crear eventos en entornos colaborativos como Meet, nuestra actividad se hubiese visto realmente afectada.”

Pero el impacto positivo fue más allá. LLYC destaca como uno de los beneficios obtenidos más importantes la facilidad de movilidad y accesibilidad para los usuarios, quitando la barrera limitante de tener que estar físicamente en la oficina para acceder a información importante. Han ganado en tiempo y eso se traduce directamente en reducción de costes. Además, el hecho de poder contar con uno de los grandes actores en el mundo Cloud como Google, ha permitido dotar a la información de una capa de seguridad mucho más robusta, así como acceder a un plan de continuidad, backup & recovery eficientes. En definitiva, ha permitido alcanzar cada uno de los objetivos que se marcaron al comenzar este camino.

El papel de SoftwareOne ha sido primordial en su adopción de Google Workspace y mejora continua en el uso y adopción de nuevas funcionalidades con gran impacto en sus procesos internos.

La trayectoria de crecimiento de LLYC habla por sí misma, de 320 personas que formaban la compañía en 2011, a los ya 1200 LLYCers en 2022.

“Lo estamos viendo, queda un gran camino por delante. Y no cabe duda de que pretendemos seguir acompañados de grandes compañeros de viaje como SoftwareOne - finaliza José Manuel Casillas, Global IT Director.

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