Esta es la segunda publicación de mi serie sobre los últimos cambios de Microsoft en las licencias educativas.
Mi primera publicación fue un artículo de orientación que ofrecía una visión general de qué está cambiando, cuándo y por qué es importante. Esta publicación se basa en ese conocimiento y ofrece una mirada más detallada sobre cómo prepararse para el cambio y aprovecharlo como una oportunidad para optimizar el entorno de TI.
Para muchas instituciones educativas, los importantes descuentos y los amplios derechos de licencias para el personal y los estudiantes hacían que las licencias de Microsoft fueran relativamente predecibles. Esto daba a las instituciones menos motivos para examinar cada licencia asignada o relacionar a cada usuario con un plan específico.
La nueva estructura cambia ese panorama. Las instituciones necesitarán tener una visión más clara de quién necesita qué, de qué servicios dependen y cuándo se renueva su acuerdo.
Las licencias se están convirtiendo en una decisión estratégica y requieren atención estratégica.
Requieren optimización.
Es tentador tratar esto como un ejercicio puramente de reducción de costos: identificar qué está cambiando, minimizar el aumento y seguir adelante. Pero una optimización bien realizada es mucho más amplia y valiosa que eso.
Incluye identificar las licencias que nadie está utilizando. Significa comprobar si las herramientas que has adquirido por separado duplican alguna funcionalidad que ya tienes (o podrías tener) dentro de Microsoft. También puede ayudar a mejorar tu seguridad o gobernanza con capacidades que ya están incluidas en los planes que tienes o en los planes que estarán disponibles en el futuro.
Con los cambios en las licencias de Microsoft implementándose por fases hasta 2028 tienes tiempo para planificar y prepararte. Optimizar significa utilizar ese tiempo de manera constructiva para construir una imagen precisa de tu entorno, determinar exactamente dónde el nuevo modelo de licencias te beneficia o te perjudica y, después, tomar decisiones deliberadas en lugar de reactivas para encontrar el mejor camino a seguir.
Las instituciones que comiencen este proceso lo antes posible tendrán más opciones de cara al futuro.
Antes de poder planificar lo que viene con las licencias de Microsoft, necesitas tener una visión honesta y precisa de tu situación actual.
Esto debe ir más allá de un simple recuento de licencias e incluir el conocimiento de los acuerdos que tienes y cuándo se renuevan, los beneficios de los que dependes, qué usuarios consumen qué servicios y cómo cada una de estas variables se verá afectada por los cambios que llegarán durante el transcurso de 2028.
Algunas de esas dependencias pueden no ser evidentes. En mi primera publicación, mencioné que no hay dos instituciones que experimenten estos cambios exactamente de la misma manera. El efecto variará según el tipo de acuerdo, la fecha de renovación, la composición de los usuarios y la dependencia de los beneficios actuales. Por lo tanto, una universidad de investigación y un sistema escolar podrían enfrentar decisiones muy diferentes en cuanto a costos y capacidades.
Obtener una visibilidad precisa de tu propio estado actual dentro de ese panorama complejo te proporciona una base sólida para construir hacia el futuro.
Haz las preguntas correctas
Comenzar no tiene por qué implicar necesariamente una auditoría que consuma mucho tiempo y sea costosa. Puedes empezar reuniendo cuatro conjuntos de información: tus acuerdos y fechas de renovación; las licencias asignadas y activas; los grupos de usuarios y las dependencias de servicios; y el gasto actual en herramientas potencialmente duplicadas. Utiliza esta información de referencia para modelar las opciones disponibles bajo la nueva estructura.
En términos prácticos, responder cuatro preguntas sencillas te permitirá conocer gran parte de lo que necesitas saber:
Una vez que sepas cuál es tu situación actual, podrás tener una visión informada de cómo será el entorno de TI bajo la nueva estructura de licencias de Microsoft, cuáles de los beneficios de los que dependes hoy cambiarán o desaparecerán, cuáles de los nuevos planes y capacidades serán más relevantes para ti y cuánto costarán.
Al poner lado a lado tu estado actual y este estado futuro, podrás identificar las oportunidades de optimización.
Aquí es donde realmente comienza el trabajo.
Para algunas instituciones, la tarea será principalmente financiera, con aumentos de costos en áreas que no habían presupuestado. Para otras, se tratará más de capacidades: funciones de seguridad, cumplimiento o IA que no tienen actualmente, pero que podrían aprovechar bien. En cualquier caso, la agenda de optimización precisa es específica para cada institución. No puede estimarse a partir de un porcentaje destacado o de una comparación con otras instituciones similares.
Sin embargo, puede gestionarse mejor y más rápidamente con asesoramiento externo especializado.
Optimizar las licencias de Microsoft es el tipo de trabajo que hacemos todos los días en SoftwareOne.
En mi primera publicación, mencioné ejemplos como Hochschule Düsseldorf, donde construimos una plataforma centralizada para la adquisición de licencias de Microsoft en siete facultades, y el Consejo Noruego para los Refugiados, donde encontramos cerca de 3.000 usuarios inactivos y generamos ahorros de alrededor de 2 millones de NOK. Y como he mencionado, la optimización no se trata únicamente de costos. En St Peter's School, en York, ayudamos a trasladar a alrededor de 1.700 estudiantes y miembros del personal a Microsoft 365 A5 y construimos un modelo de seguridad de confianza cero a su alrededor.
Nuestra experiencia más amplia en el sector comercial también demuestra cuán significativos pueden ser los beneficios de la optimización.
En un ejemplo, el operador de transporte ferroviario de mercancías Lineas dependía de un acuerdo de Microsoft negociado por el gobierno. Cuando ese acuerdo expiró, tuvo que pasar a condiciones comerciales sin gastar de más. Conciliamos las licencias de 1.900 usuarios y 400 servidores, modelamos tres escenarios futuros para elegir el acuerdo adecuado y nos aseguramos de que cada uno de sus más de 2.100 usuarios obtuviera la funcionalidad que necesitaba sin pagar por más. El resultado fue una prevención de costos de 708.848 € durante tres años.
Ese es exactamente el cambio que muchas instituciones educativas enfrentan ahora en respuesta a los últimos cambios de Microsoft: pasar de condiciones en las que han confiado durante años a un modelo en el que cada licencia debe justificar su lugar.
A medida que tu institución comience esta transición, recomendaría empezar por documentar tus licencias actuales, el uso asignado y activo, las fechas de renovación y la dependencia de los beneficios para estudiantes, Teams, almacenamiento y capacidades de seguridad. Utiliza esa información para modelar las opciones futuras relevantes antes de que se definan los presupuestos y las decisiones de renovación.
SoftwareOne puede ayudarte a comparar tu situación actual con el nuevo modelo e identificar los usuarios afectados, las dependencias, los escenarios de costos y las decisiones necesarias. Podemos preparar un Informe de Evaluación de Impacto personalizado que incluya una descripción general de alto nivel de las licencias actuales de tus usuarios de Microsoft y de los cambios que puedes esperar durante el transcurso de 2027. Contáctanos hoy mismo y podremos comenzar.
También estamos tomando la iniciativa para mantener al sector completamente informado durante este último período de cambios. Espera recibir más información de nuestra parte próximamente, incluida una tercera publicación de blog en la que explicaré cómo puedes aprovechar estos cambios en las licencias de Microsoft para impulsar la innovación en tu escuela, universidad u otra institución.
Solicita a SoftwareOne que compare tu entorno actual de Microsoft Education con el nuevo modelo de licenciamiento e identifique las decisiones que debes tomar antes de la renovación.
Solicita a SoftwareOne que compare tu entorno actual de Microsoft Education con el nuevo modelo de licenciamiento e identifique las decisiones que debes tomar antes de la renovación.
