Sicherheit
Durch einheitliche Nutzung der M365-Tools
SoftwareOne Case Study
Nachhaltige Microsoft 365 Qualifizierung für Forschung und Verwaltung
Das PRIF – Leibniz Institut für Friedens- und Konfliktforschung zählt zu den führenden Friedensforschungsinstituten Europas. Rund 160 Mitarbeitende aus unterschiedlichen Fachbereichen arbeiten täglich interdisziplinär zusammen und sind dabei stark auf digitale Werkzeuge angewiesen. Um die Zusammenarbeit weiter zu professionalisieren und das volle Potenzial von Microsoft 365 auszuschöpfen, entschied sich das Institut für ein strukturiertes und nachhaltiges Schulungsprojekt mit dem IT Campus von SoftwareOne.
Nachhaltig
Skalierbares Wissen für neue Mitarbeiter
Kompetenzaufbau
Durch interne Power User
- Kunde
- PRIF - Leibniz Institut für Friedens- und Konfliktforschung
- Branche
- Öffentlicher Sektor
- Services
- M365 Trainings durch den IT Campus
- Land
- Deutschland
Digitale Zusammenarbeit mit ungenutztem Potenzial
Wie viele wissenschaftliche Einrichtungen nutzt auch das PRIF Microsoft 365 intensiv für E Mail Kommunikation, Dokumentenerstellung, Datenauswertung und Präsentationen. Zwar war die Plattform technisch etabliert, im Arbeitsalltag zeigte sich jedoch, dass Funktionen und Möglichkeiten der Anwendungen nicht einheitlich genutzt wurden. Die kollaborative Zusammenarbeit blieb damit hinter ihrem Potenzial zurück.
„Microsoft 365 war bei uns technisch im Einsatz, wurde im Arbeitsalltag jedoch sehr unterschiedlich genutzt. Mithilfe der Schulungen wollten wir ein gemeinsames Verständnis dafür etablieren, wie die Tools effizient und sinnvoll einsetzen können. Insbesondere wollten wir den Mitarbeitenden passende Werkzeuge für die abteilungsübergreifende Projektarbeit zur Verfügung stellen.“
Karina Kosmukhambetova, Digitalisierungsmanagerin bei PRIF - Leibniz-Institut für Friedens- und Konfliktforschung
Ziel des Instituts war es daher, Mitarbeitende nachhaltig für den sicheren und effizienten Einsatz der M365 Anwendungen zu qualifizieren. Neben einer praxisnahen Wissensvermittlung sollte das Schulungskonzept langfristig wirken und auch für das Onboarding neuer Mitarbeitenden genutzt werden können. Zudem sollten alle Trainingsinhalte in deutscher und englischer Sprache für die internationale Belegschaft bereitgestellt werden.
Maßgeschneiderte Trainings für sichere M365 Nutzung
Gemeinsam mit dem SoftwareOne IT Campus entwickelte das PRIF ein maßgeschneidertes Schulungskonzept, das konsequent an den tatsächlichen Anforderungen des Instituts ausgerichtet war. In einer vorgelagerten Analysephase wurden bestehende Prozesse, Anwendungen und konkrete Bedarfe gemeinsam mit relevanten Stakeholdern erfasst und bewertet. Auf dieser Basis entstand ein praxisnahes Trainingskonzept, das gezielt auf den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden zugeschnitten war.
Ein zentrales Element der Umsetzung war der Einsatz eines erfahrenen Trainer Tandems, das seit Jahren erfolgreich in vergleichbaren Großprojekten zusammenarbeitet. Durch klar abgestimmte Rollen, ein gemeinsames didaktisches Konzept und standardisierte Trainerleitfäden konnten Inhalte konsistent vermittelt und flexibel an unterschiedliche Zielgruppen angepasst werden.
Die Schulungen wurden in zwei Stufen umgesetzt: für Power User und Multiplikatoren mit Fokus auf Administration und fortgeschrittene Nutzung sowie für allgemeine Nutzende, die Microsoft 365 sicher und souverän im Arbeitsalltag einsetzen. Ergänzend entstanden strukturierte Lernmaterialien und Videos in deutscher und englischer Sprache, die dem Institut dauerhaft als Wissensbasis und Onboarding Ressource zur Verfügung stehen.
Während des Projekts reagierte SoftwareOne flexibel auf veränderte Rahmenbedingungen. Weniger nachgefragte Termine wurden gemeinsam mit dem Kunden erfolgreich in offene Drop-In-Sessions überführt. Zusätzlich wurden kurzfristig zielgruppenspezifische Schulungen für IT und Geschäftsführung konzipiert und umgesetzt.
Die Schulungen haben bei uns für deutlich mehr Sicherheit und Klarheit im Umgang mit Microsoft 365 gesorgt. Besonders wertvoll ist, dass das aufgebaute Wissen dauerhaft verfügbar bleibt und uns im laufenden Betrieb ebenso unterstützt wie beim Onboarding neuer Mitarbeitenden.
administrative Direktorin und Leiterin des Fachbereichs Verwaltungbei PRIF - Leibniz Institut für Friedens- und Konfliktforschung
Können wir Ihnen mit einem ähnlichen Service weiterhelfen?
Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf.
Können wir Ihnen mit einem ähnlichen Service weiterhelfen?
Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf.
Einheitliche Nutzung und langfristiger Wissenstransfer
Nach Abschluss des Projekts nutzen die Mitarbeitenden des PRIF Microsoft 365 deutlich sicherer und effizienter. Die Anwendungen werden heute einheitlich und strukturierter eingesetzt, insbesondere in der standort- und fachbereichsübergreifenden Zusammenarbeit. Power User haben sich als kompetente Ansprechpartner in den Fachbereichen etabliert und unterstützen Kolleginnen und Kollegen im Arbeitsalltag.
Ein wesentlicher Mehrwert liegt in den nachhaltig nutzbaren Schulungsunterlagen und Videos. Diese ermöglichen es dem Institut, Wissen langfristig zu sichern und neue Mitarbeitende strukturiert einzuarbeiten. Unabhängig von Sprache oder Standort. Zusätzlich profitierte das PRIF von praxisnahen Impulsen zur Weiterentwicklung der Administration der IT Landschaft, die im Projektverlauf eingebracht wurden.
Weitere Case Studies für Sie
Gerne werden unsere Experten mit Ihnen umgehend Kontakt aufnehmen!
Geben Sie uns bitte einige Stichpunkte zu Ihrem Anliegen, damit wir Sie direkt den richtigen Ansprechpartnern zuordnen können.
Gerne werden unsere Experten mit Ihnen umgehend Kontakt aufnehmen!
Geben Sie uns bitte einige Stichpunkte zu Ihrem Anliegen, damit wir Sie direkt den richtigen Ansprechpartnern zuordnen können.