SoftwareOne Case Study

Strukturierte KI-Transformation & Adoption bei Materna

Auf Basis einer stabilen Cloud-, Security- und Governance-Plattform ging Materna Information & Communications SE den nächsten konsequenten Schritt ihrer digitalen Weiterentwicklung: den strukturierten Einsatz generativer Künstlicher Intelligenz. Ziel war es nicht, KI punktuell zu testen, sondern sie nachhaltig als festen Bestandteil von Arbeitsprozessen, Entwicklung und Entscheidungsfindung zu etablieren.

Gemeinsam mit SoftwareOne entschied sich Materna für einen ganzheitlichen Transformationsansatz, der technologische Readiness, Governance, Adoption und Change-Management systematisch miteinander verbindet. KI wurde dabei nicht als isoliertes Technologieprojekt verstanden, sondern als organisationsweite strategische Fähigkeit.

Die zugrundeliegende Cloud-, Security- und Governance-Transformation ist in einer separaten Case Study dokumentiert.

Einheitliche KI-Governance
mit Security-, Identity- und Compliance-Kontrollen über alle Plattformen und Tenants.
Zeitersparnis
von durchschnittlich 52 Minuten pro Tag
Technologieoffene KI-Plattformarchitektur
für Microsoft- und Google-basierte KI-Szenarien

Kunde: Materna Information & Communications SE
Branche: Informationstechnologie
Plattform: Microsoft Azure
Services: Microsoft 365 Copilot Readiness Assessment, Copilot Deployment & Adoption, GitHub Copilot Rollout, KI Envisioning Workshops
Land: Deutschland

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Die Einführung von Microsoft 365 Copilot war für uns nicht nur eine technische, sondern vor allem auch eine organisatorische Veränderung. Nach einem Proof of Concept, bei dem uns SoftwareOne eng begleitet hat, konnten wir frühzeitig bewerten, wie sich Copilot sicher, compliance konform und sinnvoll in unsere bestehende Microsoft 365 Umgebung integrieren lässt. Entscheidend war dabei, nicht nur die technischen und regulatorischen Rahmenbedingungen zu schaffen, sondern unsere Mitarbeitenden von Anfang an aktiv in den Veränderungsprozess einzubeziehen.

Bernhard Baunok
Teamleiter Frontoffice, Materna Information & Communications SE

KI nutzbar machen, ohne Kontrolle zu verlieren

Mit der zunehmenden Reife generativer KI-Technologien wuchs bei Materna der Bedarf, diese gezielt und produktiv in den Arbeitsalltag zu integrieren. Gleichzeitig war klar, dass ein unkontrollierter oder rein experimenteller Einsatz den hohen Anforderungen an Datenschutz, Governance und Compliance nicht gerecht werden würde.

Zentrale Fragestellungen waren dabei:

Wie lassen sich KI-Use-Cases priorisieren und geschäftlich bewerten?
Wie wird sichergestellt, dass Datenzugriffe, Berechtigungen und DLP-Vorgaben eingehalten werden?
Wie gelingt die Adoption über unterschiedliche Rollen hinweg, von Wissensarbeit bis Entwicklung?
Wie lässt sich der Nutzen von KI messbar machen?

Vor diesem Hintergrund sollte KI nicht isoliert eingeführt werden, sondern als strukturiertes Transformationsprogramm auf Basis der bestehenden Plattform- und Governance-Architektur.

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Strukturierte KI-Transformation in mehreren Bausteinen

Gemeinsam mit SoftwareOne entwickelte Materna ein mehrstufiges KI-Transformationsmodell, das technologische Absicherung, fachliche Use-Cases und organisatorische Verankerung systematisch miteinander verbindet.

Strategische KI-Positionierung & Use-Case-Definition

Den Einstieg bildeten strukturierte Envision-Workshops, in denen priorisierte KI-Anwendungsfälle identifiziert und bewertet wurden. Der Fokus lag auf Wissensarbeit, Dokumentenerstellung, Analyse, Entwicklungsunterstützung und Reporting. KI wurde damit geschäftsgetrieben und nicht technologiegetrieben eingeführt.

Technische Readiness & Absicherung für Microsoft 365 Copilot

Vor der produktiven Nutzung von Microsoft 365 Copilot wurden bestehende Berechtigungs- und Sicherheitsstrukturen überprüft. Dabei wurden insbesondere Daten- und Berechtigungsstrukturen analysiert, potenzielle Oversharing-Risiken identifiziert sowie Data-Loss-Prevention und Information-Protection-Richtlinien überprüft und angepasst, um eine sichere und compliance-konforme Nutzung von Copilot zu gewährleisten.

Adoption, Change & Kompetenzaufbau

Parallel zur technischen Einführung etablierte Materna ein strukturiertes Adoption- und Change-Modell. Zielgruppenspezifische Schulungen, Pilot-Use-Cases und definierte KPIs stellten sicher, dass KI nicht nur verfügbar, sondern wirksam in den Arbeitsalltag integriert wird. Dazu gehören zielgruppenspezifische Enablement-Programme, definierte Pilotgruppen sowie die Einführung messbarer KPIs zur Bewertung der Produktivitäts- und Effizienzgewinne durch den Einsatz generativer KI.

KI in der Entwicklung: GitHub Copilot

Auch im Entwicklungsumfeld wurde KI gezielt eingeführt. Durch die Standardisierung auf GitHub Enterprise, die Einführung von GitHub Copilot und ergänzende Security-Maßnahmen konnte die Entwicklerproduktivität gesteigert werden, bei gleichzeitiger Einhaltung von Governance- und Qualitätsstandards.

Technologieoffenheit: Google Gemini im Finance-Umfeld

Ergänzend zur Microsoft basierten KI-Strategie implementierte Materna ausgewählte KI-Use-Cases im Google-Umfeld. Mit Gemini Enterprise wurden Analyse- und Reporting-Prozesse im Finanz- und Controlling-Bereich gezielt beschleunigt. Dies unterstreicht den technologieoffenen Ansatz der KI-Transformation. Damit verfolgt Materna bewusst eine technologieoffene Multi-KI-Strategie, die unterschiedliche Ökosysteme integriert und je nach Anwendung optimal nutzt.

So wurde Microsoft 365 Copilot bei Materna nicht einfach ausgerollt, sondern gezielt in den Arbeitsalltag integriert. Die hohe Akzeptanz bei den Anwenderinnen und Anwendern sowie die spürbare Zeitersparnis im täglichen Arbeiten zeigen sehr deutlich, dass dieser Ansatz erfolgreich war.

Bernhard Baunok

Teamleiter Frontoffice, Materna Information & Communications SE

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KI nachhaltig verankert und zukunftssicher ausgebaut

Die Zusammenarbeit zwischen Materna und SoftwareOne entwickelte sich über mehrere Jahre hinweg zu einer strategischen Transformationspartnerschaft. Heute ist KI bei Materna kein isoliertes Innovationsvorhaben mehr, sondern fester Bestandteil zentraler Arbeits-, Analyse- und Entwicklungsprozesse. Im Rahmen der Einführung von Microsoft 365 Copilot und der strukturierten Adoptionsmaßnahmen erzielte Materna eine Akzeptanzrate von 98,2 Prozent unter den teilnehmenden Early Adopters. Gleichzeitig zeigte sich der konkrete Nutzen der Lösung deutlich: Die Anwender berichteten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 52 Minuten pro Tag, ein Ergebnis, das die Wirksamkeit der etablierten Governance-, Security-, Enablement- und Change-Strukturen eindrucksvoll unterstreicht. Damit gelingt es dem Unternehmen, Produktivität gezielt zu steigern und gleichzeitig regulatorische Anforderungen konsequent einzuhalten.

Vor allem gelang es, mit dem Kernteam von Materna eine aktive Copilot Community aufzubauen, in der Nutzende Fragestellungen und Erfolgsgeschichten teilen. Diese Community unterstützt Copilot Nutzer heute noch kontinuierlich und dient neuen Anwendern als wertvolle Starthilfe, um das Potenzial ihrer Lizenz schnell und effizient auszuschöpfen.

Microsoft 365 Copilot unterstützt Wissensarbeit und Kollaboration, GitHub Copilot steigert die Effizienz in der Softwareentwicklung, während KI-gestützte Analyseansätze im Google-Umfeld Reporting- und Controlling-Prozesse beschleunigen. Entscheidend ist dabei, dass sich alle KI-Anwendungen nahtlos in die bestehende Plattform- und Governance-Architektur einfügen und klar in Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten eingebettet sind.

Auf dieser Basis entwickeln Materna und SoftwareOne die KI-Transformation kontinuierlich weiter. Der Fokus liegt auf dem Ausbau einer ganzheitlichen KI-Governance, der Weiterentwicklung von Informationsschutz- und Data-Loss-Prevention-Konzepten sowie der schrittweisen Integration zusätzlicher KI-Szenarien in Fachbereiche und Entwicklungsteams.

Microsoft Purview spielt dabei eine zentrale Rolle, um Transparenz, Steuerbarkeit und Compliance auch bei wachsender KI-Nutzung sicherzustellen. Die KI-Transformation ist damit kein abgeschlossenes Projekt, sondern ein langfristig angelegter Entwicklungsprozess. Aufbauend auf einer stabilen Plattform, klaren Governance-Strukturen und einer technologieoffenen Strategie schafft Materna gemeinsam mit SoftwareOne die Grundlage, KI nachhaltig, sicher und zukunftsfähig im Unternehmen zu verankern.