The Sound of Collaboration: Zusammen digital mit M365

Zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform gesucht

Die GEMA und IT4IPM waren auf der Suche nach einer vollumfänglichen Kommunikations- und Kollaborationsplattform, um ihren Beschäftigten einen modernen Arbeitsplatz bieten zu können. Ziel war es, die durch unterschiedliche Kommunikationskanäle stetig gewachsene Komplexität im gesamten Unternehmen zu reduzieren und durch eine homogene IT-Landschaft zu ersetzen. Durch die übergreifende Zusammenarbeit, die mit der neuen IT-Lösung ermöglicht werden sollte, versprachen sich beide Unternehmen einen besseren Austausch und mehr Transparenz. Darüber hinaus sollte eine einheitliche Plattform die Anschlussfähigkeit beider Unternehmen erhöhen und auch für potenzielle Bewerberinnen und Bewerber die Attraktivität steigern.

Aufgrund der sehr guten Erfahrungen mit Migrationsprojekten dieser Größenordnung entschied sich die GEMA sowie ihr IT-Dienstleister IT4IPM für eine Zusammenarbeit mit SoftwareOne. Neben der reinen Migration auf M365 wurde auch Unterstützung bzgl. der Sicherheit, Compliance und Governance benötigt. Ein bedarfsgerechtes Adoption- & Change-Management Konzept sollte dazu beitragen, die Akzeptanz der neuen IT-Lösung unter allen Mitarbeitenden zu erhöhen. Das umfassende Projektmanagement sowie der weiterführende Service 365Simple rundeten das Angebot schließlich ab.

Der nahtlose Übergang zu M365

Aufgrund der umfassenden Möglichkeiten entschieden sich beide Unternehmen für die Kollaborationsplattform M365 von Microsoft. Der erfolgreiche Umstieg erforderte jedoch eine sorgfältige Planung und stufenweise Einführung durch die Cloud-Experten von SoftwareOne, die die Ziele, Anforderungen und Prioritäten der bevorstehenden Migration ermittelten und die strategisch wichtigsten Organisationsbedürfnisse berücksichtigten. Der durchgeführte Cloud Readiness Check stellte sicher, dass die IT-Umgebung der GEMA als auch die der IT4IPM bereit für die Cloud waren.

Insgesamt beinhaltete das Projekt folgende Phasen:

• Implementierung einer umfassenden Kommunikationslösung: Internet-Telefonie über Microsoft Teams sowie Video, Chat, Teams Live Events als auch die Ausstattung aller Konferenzräume.
• Einführung einer zentralen Kollaborationsplattform: Installation von OneDrive und SharePoint zum besseren Austausch von Dokumenten sowie weiterer Anwendungen wie Forms, Planner oder Whiteboard, die ebenfalls nützliche Funktionen für die Zusammenarbeit und Organisation bieten.
• Ablösung bisher genutzter Programme: Lifesize, Jabber, WebEx wurden in Microsoft Teams Lösungen vereinheitlicht. Die Daten der Nutzer aus dem Google Workspace nach OneDrive und SharePoint migriert.
• Security & Compliance: Auf Basis eines Security- und Compliance-Workshops wurde ein eigenes Sicherheitskonzept erstellt, in dem auch Governance-Richtlinien für das gesamte Unternehmen definiert wurden.
• Exchange Hybrid: Ermöglicht die schrittweise Migration aller E-Mail-Postfächer in die Cloud.
• Multi-Device-Management: Mit Microsoft Intune können ab sofort unterschiedliche Endgeräte, wie PCs, Tablets oder Smartphones verwaltet werden.

Durch die Integration des Workstream “New Ways of Working” wurde eine gute Basis geschaffen, um die Mitarbeiter für das Thema Collaboration zu begeistern. Darüber hinaus schafft der wohlüberlegte Ressourceneinsatz nachhaltige Werte für eine kooperative Zusammenarbeit innerhalb der GEMA und der IT4IPM.

— Martha Stritzel, Business Analystin bei der GEMA

Zusätzlich profitierten GEMA und der IT-Dienstleister IT4IPM von den ergänzenden SoftwareOne-Services, die das gesamte Migrationsprojekt begleiteten.

• Übergreifendes Projektmanagement: Durch den Einsatz eines zentralen Projektmanagers von SoftwareOne konnte die digitale Transformation in beiden Unternehmen qualitativ hochwertig umgesetzt werden. Dank der Koordination und Steuerung aller Aufgaben durch ein ganzheitliches Projektmanagement wurde das Projekt erfolgreich innerhalb des zeitlich geplanten Rahmens abgeschlossen.
• Adoption & Change Management (ACM): Die erste Analysephase wurde im Projektverlauf in einen Beratungs- und Sparringansatz überführt. Dieser wurde über alle Umsetzungsphasen und Meilensteine bis zum Projektabschluss erfolgreich umgesetzt. Durch die Maßnahmen konnte ein gesundes Bewusstsein für die Veränderung und eine hohe Nutzerakzeptanz erreicht werden. Themenfelder waren u. a. die Erarbeitung der Kernbotschaft der Veränderung, Spezifizierung der Zielgruppen, Handlungsempfehlungen, Leitfäden für die Nutzung des „New Way of Working“ sowie Initiierung eines Key-User-Konzeptes. Strategisch gebündelt unter dem treffend gewählten Namen der Veränderungsinitiative „THE SOUND OF COLLABORATION / Zusammen Digital“ wurde die gesamte Kommunikation der Veränderung für alle Mitarbeitenden verstehbar erklärt und sinnhaft verknüpft mit den Unternehmenszielen der GEMA. Weiterführende Anpassungen auf der Plattform werden auch zukünftig in dieser Initiative zur Wiedererkennung verpackt und fördern so Resilienz und Veränderungsbereitschaft bei der Belegschaft.
• Aus dem laufenden Projektbetrieb wurde schließlich ein Übergang in die Betreuung durch die ACM Managed Services eingeleitet. Dadurch kann nach den definierten Grundsätzen des "New Way of Working" die Adoptionsrate auch nach Projektabschluss durch weitere regelmäßige Treffen aufrechterhalten werden. Aber auch auf Feature Updates sowie Ideen zum User Management kann somit flexibel eingegangen werden.
• IT-Campus Schulungen: Ein maßgeschneidertes sowie nachhaltig genutztes Schulungskonzept mit individuellen Webinaren, eigens erstellten und auf der Lernplattform eingebundenen Lernvideos vermittelte den Anwendern zeitgerecht das erforderliche Wissen, erleichterte den Umstieg und weckte die Neugier auf die neue Lösung.