Cloud Financial Management nach FinOps kann jeden Euro optimieren, den Unternehmen in die Cloud investieren. Je mehr Workloads auf Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure oder Google Cloud migriert werden, desto höher wird damit auch der Mehrwert. Oft hört man, FinOps sei eine Sammlung von Tools zur Kostenoptimierung. FinOps ist jedoch viel mehr – es ist eine neue Art der Betrachtung der vielen Herausforderungen, die es vor der Cloud-Nutzung so eben nicht gab. FinOps beruht auf fünf Säulen. Diese Blogreihe stellt sie nacheinander vor. Folge 3: Zentrale Teams.
Wenn im Rahmen der Planung eines FinOps-Projekts erstmals die Forderung nach der Bildung von „zentralen FinOps-Teams“ auftaucht, ist die Reaktion in den meisten Chefetagen relativ leicht vorhersehbar. Es wird die Befürchtung geäußert, dass die Bildung neuer Teams Kosten verursacht.
Diese Feststellung entbehrt zwar nicht einer gewissen Grundlage, allerdings wird sich diese Investition im Endeffekt in jedem Unternehmen vollkommen anders darstellen: Entscheidend ist der FinOps-Wirkungsgrad, den das Team hat. Warum ist dieser Wirkungsgrad unterschiedlich?
Weil FinOps-Teams in der einen Organisationen bereits eine funktionale Rolle im Sinne des Cloud Financial Managements spielen können, in den meisten anderen der Fokus der Tätigkeit des Teams aber anfangs eher noch auf der Überzeugungsarbeit hinsichtlich einer FinOps-Umsetzung gelegt werden muss: Denn es ist aller Erfahrung nach eher unwahrscheinlich, dass Finance, IT, Beschaffung, DevOps und Security – in Bezug auf FinOps – bereits an einem Strang ziehen.
Im Idealfall wird das FinOps-Team mit den Befürwortern der Neuaufstellung des Cloud Financial Management nach FinOps Hand in Hand arbeiten, um in allen beteiligten Abteilungen die neue Methodik massiv zu bewerben; oder die Kolleginnen und Kollegen, wie man im angelsächsischen Sprachraum gerne sagt, zu „evangelisieren“.
Dazu zählen neben den oben genannten Abteilungen natürlich generell alle Personen, die in irgendeiner Form in der Cloud Geld ausgeben. Je nach Größe und Komplexität des Unternehmens kann diese Anzahl sehr hoch sein und es sich durchaus um ein entsprechend ambitioniertes Vorhaben handeln.
SoftwareOne bietet ein Starter Pack für die Implementierung von FinOps an, das auf den Erfahrungen einer Vielzahl von Projekten beruht und natürlich auch Anleitungen zu diesem wichtigen Schritt beinhaltet. Danach werden zunächst einmal Workshops veranstaltet, zu denen Vertreter aller verschiedenen Interessengruppen eingeladen werden. Ziel dieser Treffen ist es, Lücken in den aktuellen Strategien zu identifizieren und die Bereiche zu priorisieren, die besondere Aufmerksamkeit erfordern.
Eine konkrete Erfahrung aus der Praxis illustriert dabei, wie wichtig es ist, auf diesem Wege alle internen Stakeholder mit ins Boot zu holen. SoftwareOne hat während solcher Einstiegs-Workshops Hunderte von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Kundenunternehmen befragt. Im Durchschnitt zeigten sich 55% aller Befragten, also mehr als die Hälfte, nicht mit der Art von Lösungen, die ihr Unternehmen für Cloud-spezifische Herausforderungen in die Wege geleitet hatte, einverstanden. Gelingt es hier nicht, die Quote der Skeptiker durch überzeugende Information und Kommunikation signifikant zu senken, ist es unmöglich, FinOps erfolgreich zu implementieren und das Cloud Financial Management in den Griff zu bekommen.
Allen Beteiligten muss klar werden: Wenn die einzelnen Teams weiter in ihren Silos arbeiten, fehlt ihnen eine ganzheitliche Sicht auf Ausgaben und Nutzung. Damit aber ist es unmöglich, den Wert der Cloud-Investitionen zu maximieren und in der Folge, die immensen Vorteile der Cloud voll auszuschöpfen.
Die Vorhaben, Silos aufzubrechen und ein erfolgreiches Cloud-Financial Management zu etablieren, bedingen sich also gegenseitig. Genau deshalb müssen nicht einmal neue Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter eingestellt werden, um ein zentrales FinOps-Team zu bilden: Idealerweise besteht die neue Gruppe aus Mitgliedern der bisherigen, auf ihre ganz bestimmten Aufgabenbereiche beschränkten Abteilungen.
Um das für eine ganzheitliche Sicht auf Ausgaben und Nutzung der Cloud und damit jegliche Optimierung unerlässliche Bewusstsein dafür herauszubilden, dass wirklich jeder Einzelne Verantwortung trägt, müssen Stakeholder folgender Bereiche in die neue, zentrale FinOps-Gruppe mit einbezogen werden: IT, Engineering/DevOps, die Geschäftsleitung, Finance, Beschaffung und natürlich alle anderen Fachleute für die Thematik Cloud-Provider sowie Lösungen zur Cloud-Verwaltung.
Nach einer Empfehlung der FinOps Foundation sollte ein durchschnittliches FinOps-Team aus sieben Personen bestehen. Diese Zahl ist ein Richtwert aus Erfahrungen, allerdings nicht in Stein gemeißelt: Viel wichtiger ist es, sicherzustellen, dass wirklich alle Stakeholder des jeweiligen Unternehmens vertreten sind! Diese Stakeholder sollten genug Zeit bekommen, um ihr aktuellen und ihre zukünftigen Initiativen zu diskutieren. So können beispielsweise Ingenieure und Entwickler ihre Roadmaps in das FinOps-Team einbringen. Auf dieser Basis könnte das FinOps-Team die Geschäftsleitung dabei unterstützen, KPIs auf der Grundlage der tatsächlichen geschäftlichen, finanziellen und technologischen Ziele zu definieren. Wenn sich alle an einer gemeinsamen Vision ausrichten, können sie effektiver kommunizieren und das Cloud Financial Management innerhalb der gesamten Organisation zu der Priorität machen, die für eine kontinuierliche Optimierung der Cloud-Investitionen notwendig ist.
Durch den Aufbau eines funktionsübergreifenden FinOps-Teams können effiziente Feedbackschleifen etabliert sowie direkte, wie auch geteilte Kosten angemessen zugewiesen werden. Auf diese Weise werden Cloud-Ausgaben transparent. Ist dies erst erreicht, können Abweichungsanalysen gefahren werden, um den Abteilungen auf die Spur zu kommen, deren Ausgaben unkontrolliert erfolgen und damit in der Regel zu hoch sind.
Ein konkretes Beispiel: Schalten Entwicklungsteams nicht verwendete Dienste wieder ab? Oder identifiziert das Engineering eigentlich statische Workloads, die als reservierte Instanzen wesentlich kostengünstiger wären?
Diese Beispiele ließen sich beliebig fortsetzen – je nach Unternehmen stehen andere Fragestellungen oder Prozesse im Fokus. Damit sie vollumfänglich identifiziert werden können, ist eine richtige Zusammensetzung und damit wirksame Ausrichtung des zentralen FinOps-Teams unerlässlich: Auf dem Faktor Mensch beruht die effiziente Umsetzung der FinOps-Methodik und damit letztendlich der Erfolg des Cloud Financial Managements.
Säule 1: Kultur der Verantwortlichkeit
Säule 2: Eine neue Art der Kommunikation
Säule 3: Zentrale FinOps-Teams
Fragen zu FinOps als methodik des Cloud financial managements sowie darüber hinaus einer Implementierung oder optimierung auch in ihrem unternehmen beantworten wir Ihnen jederzeit gerne.
Fragen zu FinOps als methodik des Cloud financial managements sowie darüber hinaus einer Implementierung oder optimierung auch in ihrem unternehmen beantworten wir Ihnen jederzeit gerne.
