Die Cloud schafft Skalierbarkeit, Flexibilität und Agilität. Allerdings haben diese Vorteile eine Schattenseite: Die standardmäßigen Prozesse für Software Asset Management (SAM), die die Unternehmen teils über Jahre hinweg entwickelt haben, sind nicht mehr zeitgemäß. Dies führt nicht nur zu Herausforderungen in Bezug auf die Kosten und damit der Governance, sondern sogar der gesamten Unternehmenskultur. FinOps bietet sich hier als Lösung an – wie, erläutert dieser Blogbeitrag.
Hinsichtlich der Art und Weise, wie IT beschafft und verwaltet wird, erleben Unternehmen weltweit aktuell einen Paradigmenwechsel. Natürlich hatten die IT-Verantwortlichen immer schon die Beschaffung derjenigen Produkte im Fokus, die dem Unternehmen das Erreichen seiner Ziele ermöglichen. Mit dem Aufkommen der Cloud sind IT-Teams nun jedoch sogar in der Lage, dem Unternehmen zusätzliche Vorteile wie erhöhte Flexibilität, agile Methoden sowie sofortige Skalierbarkeit zu bieten und so einen Vorsprung auf den zunehmend wettbewerbsintensiven Märkten zu verschaffen. Aber – wandeln sich finanzielle Kontrollmechanismen und Unternehmenskultur entsprechend mit?
Bei FinOps handelt es sich dabei um ein Finanzbetriebsmodell für die Cloud, dass das Bewusstsein jedes Einzelnen für seine Verantwortlichkeit hinsichtlich der Cloud-Ausgaben erhöhen und damit die finanzielle und betriebliche Kontrolle zu einem Teil der Unternehmenskultur machen soll. Dadurch wird sichergestellt, dass die Cloud-Kosten fortlaufend optimiert werden und Entscheidungen, die wichtige Geschäftsanforderungen betreffen, auf der Basis solider Daten gefällt werden können
Die FinOps Foundation ist ein Zusammenschluss von mehreren Tausend Mitarbeitern aus vielen hundert Unternehmen weltweit. Sie dient als Plattform, um unternehmensübergreifend Best Practices für das Cloud Financial Management zu sammeln und in die FinOps-Methodik einfließen zu lassen.
Man geht davon aus, dass die Cloud nicht lediglich als ein weiteres Rechenzentrum unter der Kontrolle der IT betrachtet werden darf. Während die klassischen Rechenzentren in der alleinigen Verantwortung der IT lagen, erstreckt sich die Cloud jedoch über das gesamte Unternehmen – und jeder, der die Cloud nutzt, muss die Verantwortung für seinen Teil der Ausgaben tragen. Folglich werden bestehende Prozesse des Software Asset Managements, die für die On-Premises-Technologie konzipiert wurden, der unterschiedlichen Natur der Cloud einfach nicht gerecht. Es ist eine neue Strategie erforderlich, um sicherzustellen, dass alle User für ihre eigenen Cloud-Ausgaben verantwortlich sind.
Auch wenn die Entwicklung einer ausgereiften FinOps-Strategie eine Reihe an Ressourcen erfordert, wird sie sich in Zukunft auszahlen: Nur durch eine ausgereifte Strategie ist es auf mittlere und lange Sicht möglich, jeden Euro, der in der Cloud ausgegeben wird, zu maximieren - indem transparente Prozesse zur Rechenschaftspflicht geschaffen werden. Den IT-Teams bleibt dabei mehr Zeit für ihre Kernaufgabe: Die Steuerung der Cloud-Transformation. Daraus ergibt sich, dass der Nutzen einer ausgereiften FinOps-Strategie nur durch die Innovationsfähigkeit des IT-Teams begrenzt wird.
Die Cloud bringt einzigartige Überlegungen zu Kosten und daher Governance mit sich, die den vorhandenen, klassischen Lösungen einfach fehlen. Mit ein wenig Anleitung sind diese Herausforderungen jedoch keineswegs unüberwindbar.
In der Diskussion sind es aktuell besonders drei Punkte, die das Meinungsbild innerhalb der FinOps Foundation bestimmen.
Ein entscheidender Teil des Software Lifecycle Managements ist es, dass die IT diesen Prozess kontrolliert und verantwortet. Das ist leichter gesagt als getan, da viele Mitarbeiter außerhalb der IT die Agilität und Flexibilität der Cloud nutzen, um traditionelle Beschaffungsprozesse zu umgehen.
Im Rahmen eines FinOps-Modells müssen IT-Teams die Initiative ergreifen. Sie müssen sich mit den Regeln und Prozessen vertraut zu machen, die zur Eindämmung überflüssiger Software und des Ressourcenverbrauchs erforderlich sind. Ein Einstieg wäre, zu untersuchen, wie die aktuelle Organisationsstruktur aussieht, wie viel Budget jedes Team für Cloud-Ausgaben hat und wie man abteilungsübergreifend mit Stakeholdern kommunizieren kann, um sicherzustellen, dass jeder den Nutzen von FinOps-Prozessen auch versteht.
Man darf sich nichts vormachen: Für viele IT-Teams ist dies eine große Herausforderung. Es gibt jedoch keine Alternative, um die Kontrolle zu gewinnen oder wiederzugewinnen.
Heute nutzen 94 Prozent der Unternehmen die Cloud. Gehört ein Unternehmen zu dieser Mehrheit, ergibt sich daraus, dass fast jede Person im Unternehmen die Cloud in irgendeiner Form nutzt. Soll also die IT die Verantwortung für die FinOps-Initiative tragen, sind eine reibungslose Einführungsstrategie und eine kontinuierliche Zusammenarbeit mit dem Rest der Organisation von entscheidender Bedeutung.
IT-Teams sollten sich zunächst mit den Verantwortlichkeiten und Budgets der einzelnen Abteilungen im Unternehmen vertraut machen und User-Champions identifizieren, die beim Start der FinOps-Initiative helfen könnten. Ideal wäre es, wenigstens eine solche Person aus jeder Abteilung zu gewinnen. Sobald diese Stakeholder gefunden sind und sie auch selbst verstanden haben, welche Rolle ihr eigenes Team bei den Cloud-Ausgaben des gesamten Unternehmens spielt, ist es an der Zeit, diese Stakeholder darüber zu informieren, was FinOps eigentlich ist und welche grundlegenden Schritte sie unternehmen müssen, um die Initiative zu starten.
So muss das IT-Team die Stakeholder beispielsweise darin schulen, wie sie standardisierte Tagging-, Tracking- und Reporting-Prozesse nutzen können, um sicherzustellen, dass alle Cloud-Ausgaben ohne unangemessene Verzögerung ordnungsgemäß verbucht werden. Anschließend müssen die Stakeholder sicherstellen, dass die Konzepte von jedem Mitglied ihres Teams auch richtig verstanden und befolgt werden.
Hierbei handelt es sich jedoch nicht um einen reinen Top-Down-Prozess – jeder Mitarbeiter in der Organisation sollte ein Mitspracherecht bei der Entwicklung der FinOps-Strategie haben. Dies ist eben eine der Fragen der Unternehmenskultur, die FinOps berührt.
Es kann schwierig sein, Teams dazu zu bringen, für ihre eigenen Cloud-Ausgaben Verantwortung zu übernehmen. Häufig berufen sie sich anfangs auf schon vereinbarte Prozesse. In der Regel werden die Mitarbeiter aber schließlich verstehen, warum es vielleicht einen kurzfristigen Vorteil, mittel- und langfristig aber Probleme verursacht, wenn sie neue Cloud-Dienste ohne vorherige Genehmigung implementieren. Von hier ist es nur noch ein kleiner Schritt, um zu erkennen, dass die Übernahme von Verantwortung letztendlich dem gesamten Unternehmen zu Gute kommt.
Um ein Gleichgewicht zwischen Verantwortlichkeit und Agilität zu erreichen, ist die Pflege einer Kultur, die FinOps wertschätzt, von entscheidender Bedeutung. IT-Teams müssen eine Kultur vorantreiben, die Kommunikation ermöglicht und Silos zwischen Abteilungen, die bislang kaum zusammenarbeiteten, auflöst. Darüber hinaus muss sichergestellt sein, dass FinOps-zertifizierte Tools verfügbar sind, die es allen Beteiligten Units – auch solchen ohne technologische Kenntnisse – leicht machen, Verantwortung zu übernehmen. Schließlich sollte das IT-Team relevante Kennzahlen verfolgen und konstruktives Feedback geben, um jedem Team zu helfen, die Auswirkungen des Cloud Financial Managements zu verstehen.
Wenn alle Beteiligten aller Teams das Gefühl haben, einen gleichberechtigten Einfluss auf die Erstellung und Optimierung einer FinOps-Strategie zu haben, ist es viel wahrscheinlicher, dass sie sich dazu committen, die Regelungen zu befolgen, die sie selbst mit eingeführt haben.
Eins sollte klar sein: FinOps ist ein Marathon – kein Sprint. Um die Distanz zu schaffen, muss das IT-Team Initiativen anführen, um die Organisation, das Engagement und die Ausdauer aller beteiligten Stakeholder und Abteilungen im Unternehmen zu fördern. Leider zweifeln viele IT-Teams daran, ob sie über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um die Initiative in ihrer gesamten Breite umzusetzen.
In diesem Falle ist es sicherlich hilfreich, den von der FinOps Foundation vorgegebenen Weg mit Hilfe sachkundiger Experten umzusetzen, die bei der Implementierung bereits nachgewiesenermaßen Erfolge vorweisen können. Wie etwa mit SoftwareOne. SoftwareOne ist nicht nur zertifizierter Partner der FinOps Foundation, sondern verfügt über eins der größten Teams am Markt, dessen Mitarbeiter von der Foundation auch jeweils individuell zertifiziert sind. Mit uns gelangen Sie sicher an die Ziellinie.
Ohne Transparenz sind Right Sizing und damit Kostenoptimierung unmöglich. Unsere Experten für CCO und FinOps wissen genau, wie man Transparenz gewinnt.
Ohne Transparenz sind Right Sizing und damit Kostenoptimierung unmöglich. Unsere Experten für CCO und FinOps wissen genau, wie man Transparenz gewinnt.
