Adobe Sign Onboarding für eSignature-Prozesse

Software-Anwendungen für das elektronische Unterschreiben von Dokumenten sind sinnvoll – sowohl aus wirtschaftlicher als auch aus ökologischer Sicht – und sollten deshalb eingeführt werden. Darüber herrscht meines Erachtens bei allen Kunden Einigkeit, seien es Unternehmen, öffentlichen Institutionen oder Bildungseinrichtungen.

Mit Kunden meine ich an dieser Stelle jedoch nicht Mitarbeiter von IT-Abteilungen, von denen bei der Einführung neuer Technologien in der Regel die Initiative ausgeht. Auf das unterschiedliche Verständnis dessen, was die elektronische Signatur für Unternehmen bedeutet und wie SoftwareOne Sie in diesem Bereich unterstützt, möchte ich in diesem Blogbeitrag etwas ausführlicher eingehen.

Unterschriftenprozesse laufen nicht im Hintergrund wie beispielsweise Sicherheitslösungen. Sie sind zu allererst ein Anwenderthema. Deshalb entsteht die Nachfrage oft in Fachabteilungen wie Personal- oder Rechtsabteilungen, im Vertrieb oder im Lieferantenmanagement. Händische Prozesse werden zu komplex und stellen eine zu große Arbeitslast dar. Es werden Lösungen zur Digitalisierung und Automatisierung gesucht. Was Adobe Acrobat Sign diesbezüglich an Funktionen bietet, haben wir in unserem Blogbeitrag "Adobe Acrobat Sign: Sicher und schnell digital unterschreiben" für Sie zusammengestellt.

Nachdem also die Anfragen aus den Fachbereichen auf dem Tisch liegen, müssen im nächsten Schritt – wie bei der Implementierung aller neuen Technologien – Fragen wie diese beantwortet werden: Welche Lösungen gibt es am Markt? Was können diese Lösungen? Welche Anforderungen hat mein Unternehmen/haben meine Anwender an diese Lösung? Welche Abteilungen sollten bereits in der Planungsphase mit am Tisch sitzen und in den Entscheidungsprozess involviert werden, um eine möglichst reibungslose Einführung und vor allem eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern zu schaffen? An dieser Stelle spielt natürlich die Frage nach der passenden Edition von Adobe Acrobat Sign für Ihre Organisation eine Rolle.

Hier wird es dann meines Erachtens wieder etwas komplizierter als z.B. bei einer rein im Hintergrund laufenden Infrastrukturlösung. Wo bei letzterer fast ausschließlich technologische und wirtschaftliche Aspekte relevant sind, geht es bei einer e-Signature Software zusätzlich um rechtliche Anforderungen, sowie um die einfache Handhabbarkeit der Lösung. Und da sind wir auf jeden Fall wieder bei den Anwendern. Mein Tipp: Beziehen Sie in jeder Projektphase sämtliche betroffenen Stakeholder mit ein: die Fachabteilung, die den Bedarf angemeldet hat, die IT-Abteilung, den Budgetverantwortlichen, die Rechtsabteilung, den Datenschützer usw. Wenn Sie Fragen der Rechtsverbindlichkeit von elektronischen Signaturen umtreiben, kann Ihnen ein anderer Blogbeitrag „Wie rechtsverbindlich ist die elektronische Signatur?“ weiterhelfen.

Gern geben wir Ihnen in einem Beratungsgespräch einen Überblick über die Grundlagen elektronischer Signaturen und demonstrieren die wichtigsten Funktionen von Adobe Acrobat Sign. Haben Sie nach der Beratung durch SoftwareOne die passende Lösung gefunden, unterstützen wir Sie im nächsten Schritt bei der richtigen Lizenzierung.

Kommen wir zum nächsten Schritt. Die Lizenzen sind beschafft und da es sich um einen reinen Online-Service handelt, muss in der Regel auch nichts installiert werden. Und nun?

Aus technisch-administrativer Sicht sollten nun in der Adobe Acrobat Sign Konsole die Regeln festgelegt werden, wie der Service genutzt werden kann. Dazu zählen z.B. die Sicherheitseinstellungen, die Sendeeinstellungen oder die Einstellungen für die qualifizierte elektronische Signatur.

Parallel dazu müssen in der Adobe VIP/ETLA Administrationskonsole die Nutzer angelegt und ihnen die Lizenzen zugewiesen werden.

Wie Sie sehen können, sind einige Schritte zu beachten. Das Aufsetzen der Nutzerstruktur ist für eine einfache Bedienung durch die Endnutzer sehr wichtig. Bei diesem und all den anderen angesprochenen Aspekten, die es bei einer Implementierung zu beachten gilt, stehen Ihnen unsere Experten zur Seite. Mit unseren Onboarding Services können wir unsere Best Practices einbringen, damit ein Umstieg so einfach wie möglich gelingt.

Auf diese und weitere Aufgaben bereiten wir Sie gern umfassend vor. Damit Sie in Ihrem Unternehmen elektronische Signaturprozesse erfolgreich und reibungslos etablieren können, bieten wir Ihnen einen Adobe Acrobat Sign Onboarding Service für Administratoren. Damit die Anwender so schnell und sicher wie möglich mit der Nutzung des Sign Services beginnen können, haben wir zusätzlich ein spezielles Adobe Acrobat Sign Onboarding für Ihre Anwender konzipiert. Für alle Details zu den SoftwareOne Adobe Acrobat Sign Onboarding Services können Sie unser PDF downloaden.