Cloud Financial Management: Die sechs Hauptprinzipien der FinOps-Methodik

Unternehmen wollen natürlich aus jedem Dollar, den sie in die Cloud investiert haben, den optimalen Nutzen ziehen. Leider kommt es oft zum Gegenteil: Die Verwaltung der Cloud-Ausgaben erweist sich als echte Herausforderung. Genau hier setzt die FinOps-Methodik an. Gelegentlich hört man, dass dieser recht neue Ansatz als „Philosophie“ bezeichnet wird. Das ist sicherlich etwas zu hochtrabend, hat aber insofern seine Berechtigung, als dass tatsächlich alte Denkmuster angepasst werden, um den aktuellen Anforderungen gerecht zu werden. Klar wird dieser Ansatz, wenn man die sechs Säulen betrachtet, die die FinOps-Idee, oder, wenn man so will, Philosophie tragen.

Die erste Forderung der FinOps-Methodik greift, je nach Unternehmen, sicherlich tief in bestehende und damit in der Regel auch festgefügte Strukturen ein. Doch um Cloud Nutzung, das Cloud Financial Management und damit die getätigten Investitionen zu optimieren, muss die Art der Zusammenarbeit geändert werden: Unternehmen müssen funktionsübergreifende Teams schaffen. 

Was heißt das? 

Bei FinOps werden verschiedene organisatorische Gruppen – mit durchaus unterschiedlichen Zielen und Interessen – für ein gemeinsames Ziel zusammengefasst: Die Zusammenarbeit zwischen Finance, Beschaffung, Entwicklung, Engineering und der Unternehmensführung ist das Kernstück von FinOps.

Diese Gruppen zur Zusammenarbeit zu bewegen, kann sich als kompliziert erweisen. In der Regel haben sie unterschiedliche Key Performance Indicators (KPIs) und damit wenig Anreiz, miteinander zu kommunizieren. Vielmehr ermutigen diese KPIs sie dazu, ihre Entscheidungen vollkommen unabhängig zu treffen, wodurch die Zusammenarbeit eher leidet.

Wenn diese Teams jedoch anfangen, miteinander zu kommunizieren, erzielen sie bessere Ergebnisse! Der erste Schritt wäre, einen einheitlichen Überblick darüber zu schaffen, wie die Teams Geld in der Cloud ausgeben. Denn wenn alle erst einmal mit Finance zusammenarbeiten, ergibt sich die Verknüpfung zu den anderen in der Regel von selbst und der erste Schritt ist getan. Schritt zwei wäre es dann, die Ziele einer gemeinsamen FinOps-Initiative festzulegen. Stellt man also eine reibungslose Zusammenarbeit sicher, ist damit die Basis für FinOps geschaffen.

Um die Ursache ihrer Cloud-Kosten zu ergründen, müssen Unternehmen in der Lage sein, Anomalien mithilfe von Trend- und Variablenanalysen zu erkennen. Sie müssen dies unbedingt proaktiv tun! Wenn sie lediglich reaktiv vorgehen, indem sie die eingehenden Rechnungen abwarten und analysieren, haben sie das Geld bereits ausgegeben. Das proaktive Erkennen von Trends und Anomalien bestimmt jedoch den Business Value der Cloud und ermöglicht es Unternehmen, die Kosten zu kontrollieren.
Ein Modell zur Überprüfung der Kosten ist das so genannte Eiserne Dreieck, das aus Qualität, Geschwindigkeit und Kosten besteht. Wenn eine Organisation eine bessere Qualität wünscht, muss sie wahrscheinlich mehr bezahlen. Wenn sich das Unternehmen auf Geschwindigkeit konzentriert, muss es möglicherweise Abstriche bei der Qualität machen. Die Fokussierung auf die Kosten kann, wenn sie unsachgemäß durchgeführt wird, sowohl der Qualität als auch der Geschwindigkeit schaden. Dies liegt daran, dass ein kostenorientierter Ansatz die verantwortlichen Teams oft dazu veranlasst, sich in den Details zu verlieren, anstatt das Gesamtbild zu betrachten.
Um den Business Value der Cloud wirklich zu maximieren, müssen Unternehmen den Wert ihrer Projekte anhand einer internen Rendite (IRR) messen. Sie sollten sich darauf konzentrieren, festzustellen, wie profitabel ihre zukünftigen Investitionen sein werden, anstatt sich nur auf Qualität, Geschwindigkeit oder Kosten zu konzentrieren. Dies erfordert einen detaillierten Einblick in den gesamten Cloud-Bestand, ist aber die ideale Möglichkeit für Unternehmen, die Ausgaben zu kontrollieren. Dazu verhilft die Bewertung des Business Value als Teil eines FinOps-Programms.

Als natürliche Erweiterung der Zusammenarbeit erfordert die Rechenschaftspflicht, dass FinOps-Teams klare KPIs für jeden Benutzertyp festlegen. Basierend auf den Zielen des Teams können die KPIs für jedes Team unterschiedlich sein. Typischerweise sollten Unternehmen KPIs wählen, die in die Methodik des Eisernen Dreiecks fallen. Dadurch wird sichergestellt, dass jedes Team seine Stärken ausspielen und gleichzeitig daran arbeiten kann, anderen Teams zu helfen.

Einige Teams konzentrieren sich möglicherweise auf Geschwindigkeit, andere auf Innovation und wieder andere auf die Bereitstellung. Das bedeutet allerdings nicht, dass die Team nicht zusammenarbeiten sollten. Beispielsweise müssen Funktions- und Produktteams intern oder extern definierte Fristen für Service Level Agreements einhalten. Zu verstehen, wie die Organisation den Erfolg dieses Teams misst, ist die Grundlage einer effektiven Zusammenarbeit mit dem FinOps-Team. 

Zusammenarbeit und Rechenschaftspflicht funktionieren am besten, wenn Unternehmen über zeitnahe Reports zur Erkennung von Anomalien verfügen. Wenn etwas Ungewöhnliches auftritt, wie z. B. eine Spitze des Netzwerkverkehrs mitten in der Nacht, benötigen Unternehmen Daten, die so nahe an der Echtzeit wie möglich sind. Andernfalls handeln sie möglicherweise nicht schnell genug, um einen bevorstehenden Verstoß zu stoppen.
Problematisch ist dabei, dass Cloud-Anbieter Einschränkungen haben, die dies zu einer Herausforderung machen. Cloud-Anbieter sind möglicherweise nicht in der Lage, Verbrauchsdaten innerhalb von Sekunden anzubieten. Organisationen aber, die KPIs verfolgen, benötigen die Informationen so schnell wie möglich.
Mit zunehmendem Reifegrad der FinOps-Umsetzung innerhalb einer Organisation ist ein stetiger Datenstrom notwendig, der hochgradig granular und exakt ist. Sobald Informationen in dieser Form vorliegen, können Reports über das Dashboard des FinOps-Tools rasch erstellt oder angezeigt werden. Auf Grundlage solch fundierter Cloud-Daten können dann sinnvolle Entscheidungen getroffen werden.

Wenn einzelne Teams weiter die Praxis pflegen, unabhängig voneinander Entscheidungen zu treffen, wird das Unternehmen weiterhin vor den gleichen Problemen stehen - selbst dann, wenn alle kommunizieren und die gleiche, solide Datenbasis nutzen. FinOps erfordert daher die Einrichtung eines zentralen Teams. Das bedeutet nicht, dass neue Mitarbeiter eingestellt werden müssen, sondern dass Mitglieder bestehender Teams in eine neu gebildete Gruppe eine neue Art des Denkens, eine neue Definition der Eigenverantwortung einbringen müssen.

Ein Beispiel: Ingenieure und Entwickler können ihre Roadmaps in das Team einbringen und dadurch etwa Finance und Unternehmensführung mit ins Boot holen. Dadurch, dass alle erstmals „eine gemeinsame Sprache“ sprechen, können sie sich besser verständigen. 

Darüber hinaus ist es dem FinOps-Team möglich, KPIs festzulegen, die auf geschäftliche, finanzielle und technologische Ziele ausgerichtet sind. Das zentrale Team wird die abteilungsübergreifende Kommunikation so erleichtern und schließlich so festigen, dass FinOps zu einer organisatorischen Priorität wird.

Trotz der allgemein verbreiteten Ansicht, dass man in der Cloud „lediglich für die genutzten Ressourcen bezahlt“, sieht die Realität anders aus. In der Cloud bezahlt man nämlich für all das, was die Organisation bereitgestellt hat. 
Viele Organisationen kämpfen mit diesem Gegensatz wie gegen Windmühlen.
Denn in der Regel kommt es zu einer Überbereitstellung, was dazu führt, das zwischen 30 % und 40 % mehr ausgegeben wird, als ursprünglich budgetiert wurde.

Das Hauptproblem liegt in der Vorhersagbarkeit. Früher, bei lokalen Ressourcen, hatten Unternehmen das Anliegen, ihre Nutzung zu maximieren, da sie bereits für die gesamte Ressource bezahlt hatten. Da die Cloud aber anders tickt, müssen Unternehmen darüber nachdenken, wie sie diese variablen Modelle für sich nutzbar machen könnten.

Wieder ein Beispiel: So wie Entwickler ihre Denkweise auf Agilität und DevOps umgestellt haben, müssen Unternehmen überdenken, wie sie für IT-Infrastrukturen bezahlen und beginnen, bereitgestellte Ressourcen zu optimieren. Durch den Einsatz von reserved Instances können Unternehmen beispielsweise Geld sparen, indem sie während eines bestimmten Fensters eine bestimmte Menge an Rechenplatz reservieren. Die Auswahl des richtigen Typs von reservierter Instanz - basierend auf den täglichen Anforderungen - wird als „richtige Dimensionierung“ bezeichnet. Dieser Prozess der richtigen Dimensionierung kann durch Automatisierung erleichtert werden, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.

Viele Unternehmen verwalten seit Jahren Cloud-Kosten und versuchen Kosten einzusparen. FinOps und die oben dargestellten sechs Grundprinzipien haben jedoch zum Ziel, das Beste aus jedem Euro herauszuholen, den ein Unternehmen ausgibt. Durch die Umsetzung eines FinOps-Frameworks können Unternehmen ihre Geschäftsergebnisse also deutlich verbessern.