Adobe Document Cloud – Was Sie jetzt darüber wissen sollten

Wie es der Name sagt, geht es bei der Adobe Document Cloud um die Arbeit mit Dokumenten und das Ganze passiert irgendwie in der Cloud. Doch welche Möglichkeiten stehen mir für das Bearbeiten von bzw. die Zusammenarbeit an Dokumenten zur Verfügung und was genau bedeutet in diesem Kontext Cloud? Und geht es bei Bedarf auch ohne Cloud?

Ein PDF erstellen, ein PDF-Dokument kommentieren oder eine PDF-Datei in ein Word-Dokument rückkonvertieren – all das sind Funktionen, die Ihnen von der Vollversion Adobe Acrobat sicher bekannt sind. Und damit sind wir schon bei einem wichtigen Punkt, wenn wir über die Document Cloud sprechen: Die Desktop-Lösung Adobe Acrobat ist der 1. und wichtigste Baustein der Document Cloud, wird aber lokal auf Ihrem Rechner installiert und ausgeführt.

Neben den bereits erwähnten Basisfunktionen können Sie mit der Lösung z.B. auch 2 Dokumente vergleichen oder Inhalte dauerhaft mit der „Schwärzen-Funktion“ aus einem Dokument entfernen. Ausführliche Informationen dazu finden Sie im Blogbeitrag „Adobe Acrobat Pro: Fünf nützliche Funktionen, die es in der Standard-Version nicht gibt“.

Bereits seit mehreren Jahren werden die klassischen Software-Applikationen für den Desktop ergänzt um Services und Dienste, die in der Cloud liegen oder online ausgeführt werden. Dies ermöglicht es den Anwendern, die Software über die Grenzen eines festen Arbeitsplatzes oder -ortes hinaus zu nutzen. Sind Sie jetzt also nicht an Ihrem regulären Arbeitsplatz, müssen aber dennoch z.B. ein PDF bearbeiten, kommen die Services der Document Cloud ins Spiel.

Im Browser loggen Sie sich auf https://documentcloud.adobe.com ein. Dort stehen Ihnen dann zahlreiche Funktionen unter der Bezeichnung „PDF-Services“ zur Verfügung.

Hier haben Sie Zugriff auf zahlreiche Funktionen, die Sie aus der Desktop-Version kennen: PDF exportieren, Texte und Bilder in einem PDF bearbeiten, die Reihenfolge der Seiten ändern oder auch aus einem PDF eine Vorlage erstellen.

Ebenso können Sie von hier aus z.B. auch eine sehr große und für den Versand per Mail deshalb nicht geeignete Datei mittel eines Links mit anderen Personen teilen, um dann gemeinsam daran zu arbeiten.

Diese und viele weitere PDF-Services, die Ihnen Adobe browserbasiert zur Verfügung stellt, sind der 2. elementare Baustein der Document Cloud.

Auch in den Bereich der Services fallen einige mobile Apps wie Adobe Scan oder Adobe Fill & Sign hinzu. Mit Adobe Scan können Sie Papierdokumente wie z.B. Bewirtungsbelege digitalisieren, wobei nicht nur ein „Bild“ entsteht, sondern ein durchsuchbares und bearbeitbares PDF, denn im Hintergrund läuft eine Texterkennung mit. Mobile Apps sind damit genauso wie die PDF-Services eine logische und nützliche Erweiterung von Acrobat auf dem Desktop und damit der 3. Baustein der Document Cloud. Die beiden genannten Apps können Sie jedoch auch ohne Lizenz kostenfrei nutzen.

Als nächstes muss ein Dokument unterschrieben werden und an dieser Stelle kommt es leider in der Praxis vielfach noch zu einer Unterbrechung des digitalen Dokumentenprozesses: Das Dokument wird ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt. Dabei vergeht unnötig viel Zeit und oft ist nicht klar, wo sich das Dokument gerade befindet.

Mit Adobe Acrobat Sign, der elektronischen cloudbasierten Signaturlösung von Adobe, kann dies vollständig vermieden werden. Mit nur wenigen Klicks können Sie von anderen eine Unterschrift anfordern und dabei jederzeit nachvollziehen, wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist. Adobe Acrobat Sign schließt also den Kreis zu einem 100% digitalen Dokumentenprozess. Wenn Sie den vollen Funktionsumfang von Adobe Acrobat Sign nutzen möchten, empfehle ich Ihnen die kostenpflichtigen „Stand Alone“ Lösungen Adobe Acrobat Sign for Business oder Adobe Acrobat Sign for Enterprise, die als 4. Baustein der Adobe Document Cloud nahtlos mit Adobe Acrobat genutzt werden kann. Ausführliche Informationen dazu finden Sie in unserem Blogbeitrag zu Adobe Acrobat Sign.

Für den 5. und letzten Baustein der Document Cloud möchte ich im Wesentlichen dieses Bild sprechen lassen:

Schlussgedanken

Um hier noch mal zur Ausgangsfrage zurückzukommen: Welche Möglichkeiten stehen mir mit der Adobe Document Cloud für das Bearbeiten von bzw. die Zusammenarbeit an Dokumenten zur Verfügung und was genau bedeutet in diesem Kontext Cloud?

Baustein 1 – die Desktop-Applikation Adobe Acrobat ist natürlich Grundvoraussetzung. Die Bausteine 2-4, also die PDF-Services, die mobile Apps sowie Adobe Sign sind optionale Services oder Leistungen, die sie vollständig oder auch nur in Teilen nutzen können, je nachdem, was Ihre aktuellen Anforderungen sind.