Herausforderung einer Microsoft 365 und Teams Einführung mit dem passenden Trainingspartner meistern

Einführung digitaler Kommunikationsdienste

Die KSA Gruppe stand vor einer grundlegenden Herausforderung: Es ging nicht nur darum, mit der digitalen Entwicklung Schritt zu halten. Übergreifendes Ziel war es, einen neuen Maßstab im Bereich Operational Excellence zu setzen und diesen im Arbeitsalltag zu etablieren und zu leben. Einhergehend wird mit dieser Entwicklung die Gestaltung der vernetzten, patientenorientierten Versorgung nicht nur zugänglicher, sondern auch flexibler und sicherer.

Die Pandemie hat die Dringlichkeit, einfach und effektiv zu kommunizieren sowie Online-Meetings durchführen zu können nochmals verdeutlicht. Diese Situation führte dazu, dass die Entscheidung getroffen wurde, eine digitale Plattform mit Microsoft aufzubauen, um mit Microsoft M365 und Teams eine integrierte und sicherheitskonforme Plattform zu schaffen. Dadurch wird ein reibungsloser und sicherer Kommunikations- und Datenaustausch ermöglicht und die Verwaltung enorm erleichtert. Ein externer Dienstleister sollte das notwendige Wissen vermitteln und Unterstützung bieten, um den Mitarbeitenden einen schnellen und reibungslosen Umgang mit den neuen Cloud-Technologien zu ermöglichen.

Die Migration auf ein neues IT-System ist oft eine Herausforderung für alle Beteiligten - sowohl für die Mitarbeitenden, die am Migrationsprojekt beteiligt sind, als auch für die Nutzerinnen und Nutzer, die mit neuen Anwendungen und Funktionen zurechtkommen müssen. Daher wurde ein erfahrener Schulungsanbieter gesucht, der die Mitarbeitenden mit den neuen Möglichkeiten der cloudbasierten Zusammenarbeit mit M365 vertraut macht.

Mitarbeiter fit für M365 durch zielgerichtete Schulungsmaßnahmen

Die KSA Gruppe hat in Zusammenarbeit mit dem SoftwareOne IT Campus gezielte Schulungs- und Supportmaßnahmen für ihre Mitarbeitenden erarbeitet und durchgeführt, um eine erfolgreiche Einführung von M365 zu gewährleisten. Der Fokus lag dabei auf einer umfassenden Wissensvermittlung und der Schaffung von Unterstützungsstrukturen, um den Nutzerinnen und Nutzern einen reibungslosen Umgang mit den neuen Technologien zu ermöglichen und sie mit den neuen Funktionen vertraut zu machen. Dank dieser Maßnahme können die Mitarbeitenden die Online-Plattform als effektives Werkzeug in ihre täglichen Arbeitsabläufe integrieren. Diese Integration unterstützt wiederum maßgeblich die Ziele des Spitals, indem sie die Effizienz steigert, die Qualität der Patientenversorgung verbessert und die Organisation für zukünftige Entwicklungen im Gesundheitswesen optimal positionieren.

Die KSA Gruppe hat in Zusammenarbeit mit dem SoftwareOne IT Campus gezielte Schulungs- und Supportmaßnahmen für ihre Mitarbeitenden erarbeitet und durchgeführt, um eine erfolgreiche Einführung von M365 zu gewährleisten. Der Fokus lag dabei auf einer umfassenden Wissensvermittlung und der Schaffung von Unterstützungsstrukturen, um den Nutzerinnen und Nutzern einen reibungslosen Umgang mit den neuen Technologien zu ermöglichen und sie mit den neuen Funktionen vertraut zu machen. Dank dieser Maßnahme können die Mitarbeitenden die Online-Plattform als effektives Werkzeug in ihre täglichen Arbeitsabläufe integrieren. Diese Integration unterstützt wiederum maßgeblich die Ziele des Spitals, indem sie die Effizienz steigert, die Qualität der Patientenversorgung verbessert und die Organisation für zukünftige Entwicklungen im Gesundheitswesen optimal positionieren.

Dabei wurde wie folgt vorgegangen:

• Pilot- bzw. Probetraining mit Beteiligten aus allen Zielgruppen des Spitals: Hier konnten frühzeitig inhaltliche Anpassungen vorgenommen und technische Herausforderungen identifiziert und gelöst werden.
• Basisschulungen zu M365: In enger inhaltlicher Abstimmung zwischen der KSA Gruppe und einem erfahrenen Trainer wurden diese Best-Practice-Webinare mehrmals durchgeführt und bildeten einen zentralen Bestandteil der Initiative. Dabei wurden Möglichkeiten der strukturierten Zusammenarbeit von Microsoft 365 aufgezeigt. Zunächst waren sie in der Beta-Phase für 250 Nutzerinnen und Nutzer verfügbar und später in der finalen Phase für insgesamt 5'500.
• Zusätzlich wurden Frage- und Antwort-Sessions organisiert. Diese interaktiven Meetings boten den Mitarbeitenden die Möglichkeit, offene Fragen zu klären und spezifische Anliegen zu diskutieren, um eine effiziente Umsetzung im Arbeitsalltag zu gewährleisten.
• Implementierung des Self-Service-Portals Soluzione42 und dessen Erweiterung durch spezifische Schulungsvideos des Spitals. Es ermöglicht den Mitarbeitenden, eigenständig Lösungen zu finden. Die Videos basieren auf den Erkenntnissen aus Pilotprojekten und berücksichtigen die Sicht der Ärzteschaft oder des Pflegepersonals. In den einzelnen Abteilungen wurden zusätzlich sogenannte „Champions“ rekrutiert und geschult, um als Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner vor Ort zu fungieren.

Alle diese Schulungs- und Unterstützungsmaßnahmen trugen dazu bei, dass die Einführung der neuen Technologien im Krankenhaus erfolgreich verlief und die Mitarbeitenden befähigt wurden, die digitalen Tools effizient zu nutzen.