Personalizujte Microsoft Copilot pomocí funkcí Memory a Custom Instructions

Personalizace je klíčem k tomu, aby vám AI skutečně pomáhala. Uživatelé online AI nástrojů již nějakou dobu využívají funkci paměti a možnost definovat vlastní instrukce, ale v prostředí Microsoft 365 Copilot tyto schopnosti dlouho chyběly. To se nyní mění.

Copilot dostává funkce Memory a Custom Instructions, díky kterým si pamatuje, kdo jste, jak pracujete a co preferujete – napříč Wordem, Outlookem, Teams i dalšími aplikacemi.

Jde o přirozený evoluční krok. AI asistenti se stávají běžnou součástí pracovního dne, ale neustálé opakování instrukcí typu „piš stručně, vykej, zakonči poděkováním“ snižovalo jejich efektivitu. S pamětí a trvalými vlastními instrukcemi konečně přichází něco, co bychom mohli nazvat uživatelskou AI identitou.

Paměť, která šetří čas i energii

Funkce Copilot Memory je postavena jednoduše: pokud Copilotu řeknete, aby si něco zapamatoval, udělá to. Může to být jméno vašeho nadřízeného, zkratka pro důležitý projekt, tón komunikace nebo třeba to, že dáváte přednost krátkým odstavcům a konkrétním příkladům. Tyto informace nejsou vázány na jeden chat nebo dokument – využívají se napříč aplikacemi, ať už jde o Word, Outlook nebo Teams.

Uživatel si tak může například uložit: „Zapamatuj si, že když píšu email s nabídkou, vždy chci 3 body, výstižný předmět a zakončení výzvou k akci.“ Nebo: „Pamatuj si, že pracuji na projektu ABC a preferuji, když se návrhy týkají právě jeho.“

Všechny uložené informace lze kdykoli zobrazit nebo upravit. Copilot vás na nové poznatky aktivně upozorní a požádá o souhlas s jejich uložením.

Custom Instructions: jasná pravidla pro každou odpověď

Druhou novinkou jsou přizpůsobené instrukce, které Copilotu dávají rámec pro komunikaci. Chcete, aby odpovídal formálně, psal stručně, používal určité fráze nebo se vyhýbal technickému žargonu? Stačí mu to jednou říct v nastavení a bude se tím řídit napříč všemi aplikacemi.

Konkrétní příklad z praxe: pokud uživatel v Outlooku nastaví preferenci „piš jako senior konzultant, technicky přesně, ale bez žargonu“, budou všechny odpovědi přizpůsobené tomuto stylu. Pokud preferuješ vykání a úvodní oslovení, Copilot to zohlední automaticky.

Jak funkci zapnout a spravovat

Memory i Custom Instructions jsou dostupné uživatelům s aktivním Copilotem v Microsoft 365. Ve výchozím nastavení je paměť zapnutá. Uživatel ji může spravovat takto:

1. V libovolné aplikaci, kde je Copilot dostupný, otevřete jeho okno.
2. Klikněte na své jméno nebo iniciály v pravém horním rohu.
3. Vyberte možnost Copilot settings a přejděte do sekce Personalization.
4. V této sekci můžete:
   • Zobrazit, co si Copilot pamatuje.
   • Vymazat jednotlivé záznamy.
   • Vypnout paměť úplně

Přímý test? Stačí se zeptat: „Copilote, co o mně víš?“ Zobrazí se seznam aktivních záznamů v paměti.

Další podrobnosti včetně nastavení pro adminy najdete v oficiální dokumentaci Microsoft.

Srovnání s konkurencí

Podobnou funkcionalitu nabízí i ChatGPT od OpenAI, ale ve srovnání s Copilotem jsou zde některé rozdíly:

Microsoft staví funkci Memory jako bezpečnou a auditovatelnou součást ekosystému Microsoft 365. Správa identity, ochrana dat a napojení na compliance nástroje jako je Microsoft Purview jsou zásadní výhodou v podnikových scénářích.

Praktické scénáře

Většina uživatelů ocení Copilot Memory a Custom Instructions v běžných pracovních rutinách.

V Outlooku si Copilot například pamatuje, že chcete vždy odpovídat formálně, v rozsahu maximálně tří odstavců a s konkrétním závěrem. Pokud připravujete podklady pro vedení, bude automaticky nabízet text v tónu „executive summary“.

V PowerPointu si Copilot může zapamatovat, že firemní barva je #0078D4 a že logo má být vždy v pravém horním rohu. V Excelu zas bude vědět, že preferujete práci s Pythonem. Copilot si to zapamatuje a nabídne skript místo funkcí. Ideální, pokud často automatizujete přehledy nebo potřebujete pokročilou vizualizaci.

V Teams můžete Copilotu říct, že pondělní porada týmu X vždy začíná shrnutím plnění úkolů, a bude připraven s agendou bez dalšího vysvětlování.

Tipy a triky pro power-uživatele

• Vyplatí se mluvit s Copilotem jasně. Pokud chcete něco uložit do paměti, formulujte to jako „Zapamatuj si, že...“. Je to spolehlivější než nechat Copilota odhadovat, co je důležité.
• Čas od času projděte své uložené poznatky. Copilot si pamatuje i to, co už možná nedává smysl – třeba projekt, který skončil před měsícem.
• Kombinujte Memory s Custom Instructions. Zatímco první z nich ukládá fakta, druhé definuje styl. Dohromady tvoří nástroj, který se vám skutečně přizpůsobí.
• Nevkládej do paměti citlivé údaje, jako jsou osobní identifikátory nebo finanční informace. I když je nástroj bezpečný, měli byste dodržovat stejná pravidla jako při práci s firemními dokumenty.
• Pokud spravujete větší tým, vytvořte si sandbox – testovací skupinu, kde můžete nové nastavení Memory nejprve ověřit. Pomůže to při školení i nasazení v celé firmě.

A co bezpečnost a správa?

Paměť Copilota je součástí uživatelova Exchange mailboxu. To znamená, že na ni lze aplikovat stejná pravidla správy jako na e-maily nebo Teams konverzace. Zásady uchování (retention), klasifikace a auditovatelnost jsou plně podporovány.

Administrátoři mají přístup ke správě paměti na úrovni tenantu, mohou funkci vypnout, řídit její dostupnost podle skupin uživatelů a využívat ji jako součást firemního compliance rámce. Data nejsou sdílena mimo tenant a nejsou přístupná pro Microsoft nebo jinou organizaci.

Více detailů najdete v oficiálním přehledu:
Microsoft Copilot – Ovládací prvky ochrany osobních údajů