Ми ставимося серйозно до питань захисту даних.

Політика про захист персональних даних

1. Загальні положення

1.1. Цим Положенням про захист та обробку персональних даних у Товаристві з обмеженою відповідальністю «СофтверВАН Україна» (далі - Положення) визначено загальні вимоги до обробки та захисту персональних даних суб’єктів персональних даних, що обробляються Товариством з обмеженою відповідальністю «СофтверВАН Україна» (далі – Володілець) повністю чи частково із застосуванням автоматизованих засобів, а також персональних даних, що містяться у картотеці чи призначені до внесення до картотеки, із застосуванням неавтоматизованих засобів.

1.2. Володілець персональних даних самостійно визначає положення обробки персональних даних, враховуючи специфіку обробки персональних даних у різних сферах, відповідно до вимог, визначених Законом України «Про захист персональних даних» (далі - Закон) та цим Положенням.

2. Вимоги до обробки персональних даних

2.1. Володілець визначає:
1) мету та підстави обробки персональних даних;
2) категорії суб’єктів персональних даних;
3) склад персональних даних;
4) положення обробки персональних даних, а саме:
- спосіб збору, накопичення персональних даних;
- строк та умови зберігання персональних даних;
- умови та процедуру зміни, видалення або знищення персональних даних;
- умови та процедуру передачі персональних даних та перелік третіх осіб, яким можуть передаватися персональні дані;
- положення доступу до персональних даних осіб, які здійснюють обробку, а також суб’єктів персональних даних;
- заходи забезпечення захисту персональних даних;
- процедуру збереження інформації про операції, пов’язані з обробкою персональних даних та доступом до них.

2.2. У випадках, передбачених Законом, володілець також визначає обов’язки та права осіб, відповідальних за організацію роботи, пов’язаної із захистом персональних даних під час їх обробки.

2.3. Процедури обробки, строк обробки та склад персональних даних є пропорційними меті обробки.

2.4. Мета обробки персональних даних повинна бути чіткою і законною.

2.5. Мета обробки персональних даних повинна бути визначена до початку їх збору.

2.6. У разі зміни визначеної мети обробки персональних даних на нову мету, яка є несумісною з попередньою, для подальшої обробки даних володілець персональних даних, окрім випадків, визначених законодавством, повинен отримати згоду суб’єкта персональних даних на обробку його даних відповідно до нової мети.

2.7. Обробка персональних даних здійснюється володільцем персональних даних лише за згодою суб’єкта персональних даних, за винятком тих випадків, коли така згода не вимагається Законом.

2.8. Згода суб’єкта на обробку його персональних даних повинна бути добровільною та інформованою. Згода може надаватися суб’єктом у письмовій або електронній формі, що дає змогу зробити висновок про її надання. Документи (інформація), що підтверджують надання суб’єктом згоди на обробку його персональних даних, зберігаються володільцем впродовж часу обробки таких даних.

2.9. Володілець персональних даних, крім випадків, передбачених законодавством України, повідомляє суб’єкта персональних даних про склад і зміст зібраних персональних даних, його права, визначені Законом, мету збору персональних даних та третіх осіб, яким передаються його персональні дані:

- в момент збору персональних даних, якщо персональні дані збираються у суб’єкта персональних даних;
- в інших випадках протягом тридцяти робочих днів з дня збору персональних даних.

Володілець зберігає інформацію (документи), які підтверджують надання заявнику вищезазначеної інформації протягом усього періоду обробки персональних даних.

2.10. Персональні дані обробляються у формі, що допускає ідентифікацію фізичної особи, якої вони стосуються, у строк не більше, ніж це необхідно відповідно до мети їх обробки. В будь-якому разі вони обробляються у формі, що допускає ідентифікацію фізичної особи, якої вони стосуються, не довше, ніж це передбачено законодавством у сфері архівної справи та діловодства.

2.11. У разі виявлення відомостей про особу, які не відповідають дійсності, такі відомості мають бути невідкладно змінені або знищені.

2.12. Суб’єкт персональних даних має право пред’являти вмотивовану вимогу володільцю персональних даних щодо заборони обробки своїх персональних даних (їх частини) та/або зміни їх складу/змісту. Така вимога розглядається володільцем впродовж 10 робочих днів з моменту отримання.

2.13. Якщо за результатами розгляду такої вимоги виявлено, що персональні дані суб’єкта (їх частина) обробляються незаконно володілець припиняє обробку персональних даних суб’єкта (їх частини) та інформує про це суб’єкта персональних даних.
Якщо за результатами розгляду такої вимоги виявлено, що персональні дані суб’єкта (їх частина) є недостовірними, володілець припиняє обробку персональних даних суб’єкта (чи їх частини) та/або змінює їх склад/зміст та інформує про це суб’єкта персональних даних.

2.14. У разі якщо вимога не підлягає задоволенню, суб’єкту надається мотивована відповідь щодо відсутності підстав для її задоволення.

2.15. Суб’єкт персональних даних має право відкликати згоду на обробку персональних даних без зазначення мотивів, у разі якщо єдиною підставою для обробки є згода суб’єкта персональних даних. З моменту відкликання згоди володілець зобов’язаний припинити обробку персональних даних.

2.16. Видалення та знищення персональних даних здійснюється у спосіб, що виключає подальшу можливість поновлення таких персональних даних.

2.17. Положення доступу до персональних даних суб’єкта персональних даних та третіх осіб визначається статтями 16-17 Закону.

2.18. Володілець повідомляє суб’єкта персональних даних про дії з його персональними даними на умовах, визначених статтею 21 Закону.

3. Захист персональних даних

3.1. Володілець персональних даних вживає заходів щодо забезпечення захисту персональних даних на всіх етапах їх обробки, у тому числі за допомогою організаційних та технічних заходів.

3.2. Володілець персональних даних самостійно визначає перелік і склад заходів, спрямованих на безпеку обробки персональних даних, з урахуванням вимог законодавства у сферах захисту персональних даних, інформаційної безпеки.

3.3. Захист персональних даних передбачає заходи, спрямовані на запобігання їх випадкових втрати або знищення, незаконної обробки, у тому числі незаконного знищення чи доступу до персональних даних.

3.4. Організаційні заходи охоплюють:
- ствонення та розробка положень з регламентації порядку обробки, захисту персональних даних з метою обмеження несанкціонованого доступу до них та визначення положення доступу до персональних даних працівників володільця/розпорядника (створення даного Положення);

3.5. Володілець/розпорядник веде облік працівників, які мають доступ до персональних даних суб’єктів. Володілець/розпорядник визначає рівень доступу зазначених працівників до персональних даних суб’єктів. Кожен із цих працівників користується доступом лише до тих персональних даних (їх частини) суб’єктів, які необхідні йому у зв’язку з виконанням своїх професійних чи службових або трудових обов’язків. Такий рівень доступу визначається зокрема змістом трудового договору.

3.6. Усі інші працівники володільця/розпорядника мають право на повну інформацію лише стосовно власних персональних даних.

3.7. Працівники, які мають доступ до персональних даних, дають письмове зобов’язання про нерозголошення персональних даних, які їм було довірено або які стали їм відомі у зв’язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків.

3.8. Датою надання права доступу до персональних даних вважається дата надання зобов’язання відповідним працівником.

3.9. Датою позбавлення права доступу до персональних даних вважається дата звільнення працівника, дата переведення на посаду, виконання обов’язків на якій не пов’язане з обробкою персональних даних.

3.10. У разі звільнення працівника, який мав доступ до персональних даних, або переведення його на іншу посаду, що не передбачає роботу з персональними даними суб’єктів, вживаються заходи щодо унеможливлення доступу такої особи до персональних даних, а документи та інші носії, що містять персональні дані суб’єктів, передаються іншому працівнику.

3.11. Володілець веде облік операцій, пов’язаних з обробкою персона льних даних суб’єкта та доступом до них. З цією метою володільцем/розпорядником зберігається інформація про:
- дату, час та джерело збирання персональних даних суб’єкта;
- зміну персональних даних;
- перегляд персональних даних;
- будь-яку передачу (копіювання) персональних даних суб’єкта;
- дату та час видалення або знищення персональних даних;
- працівника, який здійснив одну із указаних операцій; <br -="" мету="" та="" підстави="" зміни,="" перегляду,="" передачі="" видалення="" або="" знищення="" персональних="" даних.="" <br=""> Володілець персональних даних самостійно визначає процедуру збереження інформації про операції, пов’язані з обробкою персональних даних суб’єкта та доступом до них. У випадку обробки персональних даних суб’єктів за допомогою автоматизованої системи така система автоматично фіксує вказану інформацію. Ця інформація зберігається володільцем/розпорядником упродовж одного року з моменту закінчення року, в якому було здійснено зазначені операції, якщо інше не передбачено законодавством України.

3.12 Вимоги щодо обліку та збереження інформації про перегляд персональних даних не поширюється на володільця, який здійснює обробку персональних даних в реєстрі, який є відкритим для населення в цілому.

3.13. Персональні дані залежно від способу їх зберігання (паперові, електронні носії) мають оброблятися у такий спосіб, щоб унеможливити доступ до них сторонніх осіб.

3.14. З метою забезпечення безпеки обробки персональних даних вживаються спеціальні технічні заходи захисту, у тому числі щодо виключення несанкціонованого доступу до персональних даних, що обробляються та роботі технічного та програмного комплексу, за допомогою якого здійснюється обробка персональних даних.

3.15. Факти порушень процесу обробки та захисту персональних даних повинні бути документально зафіксовані керівником підприємства.

3.16. Взаємодія з Уповноваженим Верховної Ради України з прав людини здійснюється в положення, визначеному Законом та Законом України «Про Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини».

3.17. Організація роботи, пов’язаної із захистом персональних даних при їх обробці, тих володільців/розпорядників, на яких не поширюються вимоги частини другої статті 24 Закону, покладається безпосередньо на тих осіб, які здійснюють обробку персональних даних та керівника компанії.