microsoft teams meeting

Tutorial

Como criar uma Reunião do Microsoft Teams

Como criar uma Reunião do Microsoft Teams

A maneira que trabalhamos está evoluindo - e agora com a incerteza global que circula por aí, a mudança está vindo mais rápido do que nunca. Ter uma força de trabalho remoto virou repentinamente a regra, e não a exceção. Para alguns, esta é a primeira incursão em reuniões virtuais usando o Microsoft Teams. Para outros, é uma chance de expandir suas capacidades de performance da equipe dentro do ambiente.

Não importa onde você está na sua jornada de transição ou implantação do Teams, a certeza é de que há um mundo de oportunidades bem na sua frente. Quando você usa o Teams como hub de colaboração, você estará pronto para seguir seu dia, não importa de onde você está trabalhando. Pronto para começar? Aqui está como criar uma reunião no Microsoft Teams.

Primeiro, uma palavra sobre as reuniões da plataforma

Quando o Microsoft Teams foi lançado, não tinha interoperabilidade completa com outros produtos da Microsoft. Por exemplo, não era possível anteriormente agendar uma reunião usando o Outlook.

Felizmente, isso mudou e o Teams evoluiu para trabalhar melhor com o Outlook. Os usuários agora podem agendar uma reunião do Teams direto do Outlook, permitindo um melhor fluxo de trabalho.

Elas são, essencialmente, reuniões de equipes que você pode ter dentro do Microsoft Teams. Algumas podem ser privadas ou você pode optar por um canal público, que significa que qualquer um na sua organização pode acessá-la. As reuniões agendadas desta maneira são uma ótima opção de promover visibilidade na sua organização. Mesmo que você pretenda que seja apenas para alguns membros, usar o canal significa que qualquer um da equipe pode ver o que está acontecendo. Para essas reuniões abertas e públicas, escolha “Selecione um canal para se reunir” quando você estiver criando a reunião. Isto elimina a necessidade de convidar todos os membros de uma equipe. Qualquer um que já é um membro dela no Microsoft Teams será convidado. A reunião é agendada e em seguida ocorre dentro de um canal escolhido - digamos “Geral”, por exemplo. Essa é uma boa forma de criar reuniões de equipe semanais.

Uma observação: se você agendar uma reunião de equipe e também enviar convites individuais, algumas pessoas receberão dois convites: o convite do grupo e o convite pessoal. Pode ser confuso para os usuários receber dois convites para a mesma reunião. Ao invés disso, certifique-se de marcar membros desnecessários para a reunião como “Opcional” de modo que todos saibam quem deverá atender, e quem não tem que atender.

Criando uma Reunião do Teams através do Outlook

Criar uma reunião do Microsoft Teams no Outlook é um pouco diferente do que se você fosse programar uma a partir do próprio Teams. Vamos explicar como criar uma reunião do Teams no Outlook:

  1. Abra a Visualização de calendário do Outlook.
  2. Na barra de menu superior, clique na aba Iníciar. Isto traz uma série de botões, um deles é “Nova reunião do Teams”. Clique nesse botão para começar o rascunho.
  3. Sua tela deve agora mostrar o que parece como um convite de agendamento. O Outlook gera um link que seus convidados usarão para se juntarem à reunião.
  4. Nomeie sua reunião (“Título”) e preencha o resto dos detalhes da reunião, da mesma forma que você preencheria um convite do Outlook tradicional. Certifique-se de não alterar o link “Junte-se à Reunião do Microsoft Teams” que foi gerado automaticamente para você.
  5. Os convites para pessoas fora da sua organização podem ser enviados para o endereço de e-mail.

 

Criando uma Reunião do Teams através do próprio Microsoft Teams

Se você quiser programar uma reunião no ambiente do próprio Teams, as etapas são similares. Uma vantagem de programar suas reuniões desta maneira é que você terá acesso a mais opções quando criar e enviar seu convite.

  1. A partir do Teams, clique em “Calendário” no menu de navegação esquerdo.
  2. Sua tela agora deve estar mostrando uma visualização de calendário com um formulário abaixo. Esse é o formulário “Nova reunião”, onde você pode adicionar detalhes e escolher opções, tal como em uma reunião recorrente. A caixa de texto grande na parte inferior é um bom lugar para inserir a agenda.
  3. Os convites para pessoas fora da sua organização podem ser enviados para o endereço de e-mail.
  4. Clique em “Salvar” no canto direito superior do formulário. Você perceberá que o link de reunião será gerado.

Fazendo edições e escolhendo opções

Se você agendou sua reunião através do Outlook ou diretamente no Teams, você pode editar os detalhes de “Visualização de calendário” do Teams. Clique em “Opções de reunião”. As opções disponíveis a você dependerão de como sua organização configurou o Microsoft Teams.

Uma opção igual é se os participantes podem ligar para sua reunião usando telefone. Isto dependerá do tipo da licença que a sua organização comprou da Microsoft. Um outro exemplo de uma opção de configuração é se os participantes podem se apresentar durante sua reunião. Fale com seu administrador se você tiver perguntas sobre essas e outras configurações do Microsoft Teams.

Continue a jornada de evolução do seu local de trabalho

Com tecnologia digital como a do Microsoft Teams, reformatando o significado de colaborar e executar o trabalho, e com mais empresas começando a abraçar o home office, agora está realmente mais fácil do que nunca manter as reuniões on-line de forma eficaz. Agora que você entendeu os conceitos básicos, você pode começar a estimular mais os recursos do Microsoft Teams para melhores reuniões.

Seus próprios cenários de equipe determinarão quais tipos de reuniões você mantêm. No decorrer do tempo e com prática, você e a sua equipe irão eventualmente começar a desenvolver suas próprias melhores práticas para obter o melhor do Microsoft Teams. Mas se você quiser acelerar esse processo, estamos aqui para apoiá-lo.

A oferta de Capacitação do Microsoft Teams da SoftwareONE pode te ajudar a impulsionar a adoção na sua organização. Você terá ajuda com instalação, decisões de implantação, configuração, resolução de problemas e adoção, além de começar usando recursos avançados e suporte contínuo.

Encurtar essa curva de aprendizado de modo que você pode começar a usar o Teams experimentando melhores reuniões é o tipo de coisa que as pessoas adorarão. Siga no seu próprio ritmo, aprenda sobre interoperabilidade de voz e vídeo e torne o Microsoft Teams seu próprio ambiente de trabalho. Ele é perfeito para dar um pontapé inicial no uso dos recursos mais avançados de Reunião - e o quanto antes eles estiverem fazendo isso, mais cedo poderão começar a ter mais reuniões significantes e produtivas.

Continue lendo para saber mais sobre o Teams

Para obter mais dicas úteis, sobre todos os aspectos do Microsoft Teams, leia o nosso eBook Introdução ao Microsoft Teams. Lá você encontrará uma seção abrangendo o que fazer – ou não fazer – nas reuniões e conferências do Teams.

Faça o download do eBook
  • Produtividade do Usuário
  • Microsoft, Colaboracao, Trabalho remoto

Comente esse artigo

Deixe seu comentário para sabermos o que você achou desse assunto.

Deixe um comentário

Autores

John De Los Reyes

John De Los Reyes

Practice Lead - Technology

John is a Unified Communications and Productivity expert. Currently, he serves as the Global Practice Lead - Future Workplace at SoftwareONE. In this role, he helps companies find a flexible approach to address their unique challenges when merging their technology strategy with their commercial and compliance needs.

Artigos relacionados

  • 25 agosto 2020
  • Equipe de Redação
  • Produtividade do Usuário
  • Produtividade

Aumentando eficiência e produtividade com Office 365

Conheça as ferramentas do Office 365 que ajudam o seu negócio aumentar a produtividade, eficiência e colaboração

4 dicas
  • 05 agosto 2020
  • Felipe Gonçalves
  • Produtividade do Usuário
  • Microsoft Teams, Trabalho remoto

4 vantagens do Microsoft Teams para suas reuniões

Os processos empresariais passaram por diversas transformações e, por conta dessas mudanças, a Microsoft desenvolveu o Teams, uma solução que promete facilitar as reuniões virtuais, mensagens instantâneas e projetos colaborativos. Confira as…

dorado-academy
  • 22 julho 2020
  • Milena Pinheiro
  • Produtividade do Usuário
  • Microsoft Teams

Dorado Academy - Implementação de Microsoft Teams nos treinamentos virtuais

Conheça o caso de sucesso da Dorado Academy. A SoftwareONE ajudou a instituição a implementar uma plataforma de educação virtual unificada durante a contingência do COVID-19