Copilot for Microsoft 365

Microsoft Copilot

Microsoft wprowadził Copilot’y bazujące na sztucznej inteligencji do swoich flagowych produktów, podnosząc efektywność kodowania dzięki GitHub. Zapewnił rewolucję pod względem produktywności w miejscu pracy dzięki Microsoft 365, modyfikując środowisko wyszukiwania dzięki Bing i Edge oraz zapewniając spójną użyteczność treści w różnych aplikacjach i na różnych komputerach z systemem Windows.

Od 1 listopada 2023 r. wszystkie aplikacje Microsoft 365 będą miały wbudowane Copiloty. Jednocześnie Microsoft rozpoczął realizację projektu mającego na celu ujednolicenie wszystkich swoich copilotów w jednego asystenta - Microsoft Copilot. Ten wszechstronny asystent AI płynnie integruje kontekst webowy, dane dotyczące pracy i aktywność wykonywaną na komputerze w trakcie działania, oferując ulepszoną pomoc przy jednoczesnym priorytetowym traktowaniu prywatności i bezpieczeństwa użytkownika.

Nie jest przesadą stwierdzenie, że ten zestaw narzędzi sztucznej inteligencji zintegrowanych z pakietem produktów Microsoft 365 radykalnie zmieni sposób, w jaki pracujemy, na zawsze. Ale co to właściwie jest? Jakie korzyści przyniesie organizacjom i pracownikom? I co należy wziąć pod uwagę przed jego wdrożeniem?

1. Czym jest Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot to nazwa, którą Microsoft nadał narzędziom GenAI, które wkrótce zostaną zintegrowane z produktami Microsoft, w tym z istniejącym pakietem narzędzi Microsoft 365. Rodzina produktów obejmuje również inne Copiloty opracowane przez Microsoft, takie jak GitHub Copilot, Copilot for Bing i inne. Poniższy przegląd produktów skupi się w szczególności na produktach Microsoft 365.

Word, Excel, PowerPoint, Outlook i Teams to elementy składowe produktywności, z których pracownicy korzystają na co dzień. Przeciętny pracownik wykorzystuje jednak tylko ułamek funkcji oferowanych przez te narzędzia. Co więcej, poświęcają oni znaczną część swojego dnia na formatowanie lub lokalizowanie dokumentów, interpretowanie danych, zarządzanie konwersacjami lub odtwarzanie dokumentów, które zostały wcześniej utworzone wiele razy.

Microsoft Copilot działa jak ich osobisty asystent, pomagając uprościć codzienne zadania, zwiększając produktywność i dostarczając pomocnych informacji, dzięki czemu ich środowisko Microsoft 365 jest płynniejsze i bardziej wydajne.

Dzięki Microsoft Copilot pracownicy mogą osiągnąć więcej, uzyskując dostęp do wszystkich istotnych informacji w organizacji, aby szybko podejmować właściwe decyzje i działania.

Jak można zauważyć, Copiloty w aplikacjach biznesowych Microsoft 365 są tylko częścią szerszej rodziny Microsoft Copilot, która z kolei jest częścią szerszego ruchu GenAI. Ale powodem, dla którego ten konkretny zestaw narzędzi zyskuje tak wiele uwagi, jest to, że będzie on miał ogromny wpływ na sposób, w jaki pracownicy wykonują swoją codzienną pracę.

3. Jak działa Microsoft Copilot w M365?

Microsoft Copilot łączy Microsoft Graph z LLM, aby wprowadzić sztuczną inteligencję do pakietu produktywności, wykorzystując informacje w organizacji. Oto jak to działa:

Microsoft Graph to "kontekst", w którym pracują Twoi pracownicy. Jest to brama do wszystkich danych i inteligencji w Microsoft 365 - od plików w SharePoint lub OneDrive po kalendarz, wyszukiwanie, pocztę e-mail, planer, kontakty, Teams, OneNote, To Do, Viva Insights i inne.

LLM stosuje sztuczną inteligencję do Microsoft Graph. Microsoft używa LLM opartego na GPT, tego samego LLM używanego do zasilania Bing. LLM są szkolone na ogromnych ilościach danych publicznych, w tym książek, stron internetowych i artykułów. Pomaga to zrozumieć język, kontekst i znaczenie. Pozwala to ludziom używać normalnego języka do wyszukiwania informacji, tworzenia rzeczy lub szybkiego badania danych.

Usługa Azure Open AI hostuje LLM dla Microsoft Copilot w chmurze Microsoft. LLM nie trenuje na danych organizacyjnych ani nie udostępnia żadnych informacji poza środowiskiem korporacyjnym. Będzie również automatycznie dziedziczyć zasady bezpieczeństwa, zgodności i prywatności Twojej organizacji dla Microsoft 365.

Pracownicy mogą korzystać z inteligencji LLM w Graph, aby szybko znajdować, tworzyć i analizować informacje za pomocą zwykłych narzędzi zwiększających produktywność. Mogą uzyskać dostęp tylko do tych informacji, które mogą zobaczyć.

4. Jakie są główne korzyści Microsoft Copilot?

Główną korzyścią jest zwiększenie produktywności, co z kolei przekłada się na:

• Więcej czasu na strategiczne, innowacyjne projekty
• Zwiększoną kreatywność poprzez wyeliminowanie zbędnych zadań
• Zmniejszenie nakładu pracy
• Szybsze wprowadzanie produktów na rynek
• Przewagę konkurencyjną
• Zwiększone przychody
• Niższe koszty

McKinsey przewiduje, że automatyzacja czynności roboczych poprzez wykorzystanie GenAI w miejscu pracy może pochłonąć 60-70% czasu pracowników, uwalniając ich do podejmowania innych zadań. Kontrolowane badanie przeprowadzone przez Uniwersytet Stanforda wykazało 15-35% wzrost produktywności pracowników dzięki wykorzystaniu GenAI. Ale w jaki sposób osiąga się tę produktywność?

1. Automatyzacja powtarzalnych zadań: Copiloty AI mogą przejąć przyziemne, czasochłonne zadania, takie jak wprowadzanie danych, organizacja plików i formatowanie treści, aby zwolnić czas pracowników na bardziej strategiczną lub kreatywną pracę.
2. Przyspieszenie tworzenia: Zamiast rozpoczynać nowy dokument lub prezentację od zera za każdym razem, zmagając się z formatowaniem lub upewniając się, że jest on zgodny z marką, copiloty AI mogą tworzyć je natychmiast, dając użytkownikowi pierwszą wersję roboczą, na której można się oprzeć. Oferuje również sugestie dotyczące zwiększenia przejrzystości, czytelności lub dokładności danych.
3. Analizuj dane: Copiloty mogą szybko przetwarzać duże ilości informacji, identyfikować wzorce i trendy oraz przedstawiać przydatne spostrzeżenia w celu podejmowania skutecznych decyzji.
4. Świadoma kontekstu pomoc w czasie rzeczywistym: Użytkownicy mogą uzyskać odpowiednie wsparcie w odpowiednim czasie podczas podejmowania krytycznych decyzji lub tworzenia dokumentów. Będzie proaktywnie oferować sugestie, takie jak opcje formatowania, ulepszenia struktury dokumentu lub wskazówki dotyczące analizy danych.
5. Umożliwienie płynnej komunikacji: Niezależnie od tego, czy chodzi o kondensację rozmów w Teams, wątków e-mail, różnych przepływów pracy czy wersji dokumentów, Microsoft Copilot skanuje i podsumowuje informacje w całym pakiecie M365, zapewniając, że wszyscy pozostają na tej samej stronie.

5. Microsoft Copilot w akcji wg. aplikacji

Microsoft Word

Scenariusz: Zbliża się termin złożenia wniosku i borykasz się brakiem weny pisarskiej.

Jak pomaga Copilot: Microsoft Copilot w programie Word może przygotować projekt oferty na podstawie notatek użytkownika w programie OneNote, a także innych dokumentów wewnętrznych. Copilot skanuje pliki, tworząc pierwszy szkic. Copilot może sprawić, że będzie on wyglądał tak samo jak inne oferty, pobierając poprzednie dokumenty, bez konieczności poświęcania wielu godzin na formatowanie. Copilot może również wzmocnić Twój dokument, sugerując FAQ, które napisze za Ciebie.

Korzyść: Oszczędność godzin dzięki zebraniu aktualnych notatek i odpowiednich poprzednich dokumentów w jednym pliku, utworzeniu pierwszej wersji roboczej, sformatowaniu jej i przedstawieniu inteligentnych sugestii. Zamiast wpatrywać się w pustą stronę, pracownik ma solidną pierwszą wersję roboczą do poprawienia.

Microsoft Excel

Scenariusz: Konieczne jest przeanalizowanie wyników sprzedaży w tym kwartale w celu określenia trendów.

Jak Copilot pomaga: Używając języka naturalnego, możesz poprosić Copilot o przekształcenie Twoich danych w trendy biznesowe. Wystarczy zagłębić się w konkretny trend, a Copilot utworzy nowy arkusz, który posłuży jako piaskownica do pracy nad danymi. Możesz na przykład zapytać, co spowodowało spadek sprzedaży określonej linii produktów lub dodać scenariusz "Co by było, gdyby", aby określić, co mogłoby się stać, gdybyś zmienił określone parametry. Copilot udzieli odpowiedzi i krok po kroku wskaże, w jaki sposób doszedł do rozwiązania. Następnie może przekształcić te dane w wykresy w celu łatwej wizualizacji danych.

Korzyści: Skrócenie czasu spędzanego na wyszukiwaniu lub konstruowaniu formuł. Identyfikacja trendów, tworzenie potężnych wizualizacji i uzyskiwanie zaleceń dotyczących różnych wyników.

Microsoft PowerPoint

Scenariusz: Chcesz przekształcić swoją ofertę dla klienta w prezentację slajdów, którą możesz zaprezentować bez konieczności tworzenia jej od podstaw.

Jak Copilot może pomóc: Poproś Copilot o przekonwertowanie Twojej propozycji w programie Word na PowerPoint. (Działa to również w drugą stronę). W ten sposób otrzymasz pierwszy szkic. Korzystając z języka naturalnego, poproś Copilot o dodanie nowych slajdów, uczynienie slajdów bardziej wizualnymi, dodanie animacji i dołączenie notatek prelegenta na dole każdego slajdu.

Korzyść: Ogromna oszczędność czasu, zapewnienie spójności w oryginalnej propozycji i prezentacji dla klienta oraz poprawa umiejętności prezentacyjnych poprzez uczynienie slajdów bardziej atrakcyjnymi wizualnie, z odpowiednimi notatkami dla prelegentów. Znacznie większa szansa na sfinalizowanie transakcji!

Microsoft Teams

Scenariusz: Spóźniłeś się na spotkanie Teams lub masz kolizję z innymi wydarzeniami i musisz je opuścić. Jak nadrobić zaległości?

Jak pomaga Copilot: Copilot może dostarczyć podsumowanie dyskusji na spotkaniu, na które się spóźniłeś lub które całkowicie przegapiłeś. Podkreśli podjęte decyzje, przydzielone zadania i to, czy rozmawiano o Tobie lub Twoich klientach. Korzystając z pytań w języku naturalnym, możesz zagłębić się w nastroje i główne punkty dyskusji podczas spotkania, z jasną listą działań, które musisz podjąć, bez konieczności oglądania godzinnego nagrania spotkania. Transkrypcje spotkań mogą być wykorzystywane do tworzenia dokumentów, planów działania lub wspólnych list rzeczy do zrobienia.

Korzyści: Oszczędność czasu i usprawnienie spotkań, podczas których uczestnicy będą zachęcani do skupienia się i opracowania kluczowych działań.

Microsoft Outlook

Scenariusz: Po powrocie z urlopu musisz przeczytać wszystkie wiadomości e-mail. Dzięki możliwości nadania priorytetu pilnym wiadomościom możesz odpowiedzieć na nie w pierwszej kolejności.

Jak Copilot pomaga: Copilot sortuje skrzynkę odbiorczą, oddzielając priorytety od zwykłych wiadomości. Podsumowuje wątki e-mail i skraca je do najbardziej aktualnego, istotnego stanu. Pomaga w przygotowaniu odpowiedzi i może pobierać dane z Excela, aby w razie potrzeby dodać konkretne szczegóły. Możesz dostosować ton odpowiedzi, długość lub dodatkowy kontekst.

Korzyść: To rozwiązanie pozwala zaoszczędzić czas, odfiltrowując nieistotne wiadomości e-mail, umożliwiając skupienie się na krytycznych kwestiach, które napędzają rozwój firmy.

6. Jak przygotować organizację na Microsoft Copilot?

Choć Microsoft Copilot jest niezwykle atrakcyjnym rozwiązaniem, każda organizacja musi ocenić swoją gotowość przed wdrożeniem nowej technologii. Konieczne będzie wprowadzenie zmian licencyjnych, technologicznych i organizacyjnych. Jeśli nie zostanie odpowiednio przygotowana, wprowadzenie GenAI do miejsca pracy może przynieść zagrożenia dla bezpieczeństwa, niepotrzebne koszty i zakłócenia przepływu pracy.

Chcesz przygotować swoją organizację na Microsoft Copilot?