Copilot для Microsoft 365

Microsoft Copilot

Microsoft інтегрувала копайлоти зі Штучним Інтелектом у свої флагманські продукти, підвищивши ефективність кодування за допомогою GitHub, революціонізувавши продуктивність на робочому місці за допомогою Microsoft 365, змінивши досвід пошуку за допомогою Bing та Edge, а також забезпечивши безперебійну роботу з контекстними даними в різних додатках і на різних ПК з Windows.

З 1 листопада 2023 року вбудовані копайлоти будуть доступні для всіх програм Microsoft 365. Одночасно з цим корпорація Майкрософт розпочинає роботу над об'єднанням усіх своїх копайлотів у єдиний компаньйон - Microsoft Copilot. Цей комплексний помічник зі Штучним Інтелектом легко інтегрує веб-контекст, робочі дані та активність ПК у реальному часі, пропонуючи розширену допомогу і надаючи, при цьому, пріоритет конфіденційності та безпеці.

Не буде перебільшенням сказати, що цей набір інструментів генеративного Штучного Інтелекту, вбудований у пакет продуктів Microsoft 365, кардинально змінить наш спосіб роботи назавжди. Але що це таке? Яку користь це принесе компаніям і працівникам? І що потрібно врахувати, перш ніж впроваджувати його?

1. Що таке Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot - це назва, яку Microsoft дала інструментам GenAI, що незабаром будуть інтегровані в продукти Microsoft, включно з існуючим набором інструментів Microsoft 365. Сімейство продуктів також включає інші копайлоти, розроблені Microsoft, такі як GitHub Copilot, Copilot для Bing та інші. Наступний огляд продуктів буде присвячено саме продуктам Microsoft 365.

Word, Excel, PowerPoint, Outlook і Teams - це ті інструменти, які працівники використовують щодня у своїй роботі. Однак середньостатистичний працівник використовує лише частину можливостей цих інструментів. Більше того, він присвячує значну частину свого дня форматуванню або пошуку документів, інтерпретації даних, управлінню розмовами або відтворенню документів, які були вже створені раніше декілька разів.

Microsoft Copilot виступає персональним помічником працівника, допомагаючи спростити повсякденні завдання, підвищити продуктивність і надати корисну інформацію, роблячи роботу з Microsoft 365 безперешкодною та ефективнішою.

З Microsoft Copilot співробітники можуть досягти більшого, отримавши доступ до всієї необхідної інформації у вашій організації, щоб швидко приймати правильні рішення та виконувати потрібні дії.

Як бачите, копайлоти у складі бізнес-додатків Microsoft 365 - це лише частина ширшого сімейства Microsoft Copilot, яке, у свою чергу, є частиною більш широкого напрямку GenAI. Але причина, чому саме цей набір інструментів привертає стільки уваги, полягає в тому, що він кардинально вплине на те, як працівники виконують свою повсякденну роботу.

3. Як працює Microsoft Copilot в M365?

Microsoft Copilot поєднує в собі Microsoft Graph і LLMs, щоб привнести Штучний Інтелект у набір інструментів для підвищення продуктивності, використовуючи інформацію, що є у вашій компанії. Ось як це працює:

Microsoft Graph це «контекст», в якому працюють ваші співробітники. Уявіть собі, що це шлюз для доступу до всіх даних та інтелектуальних ресурсів Microsoft 365 – від файлів в SharePoint або OneDrive до календаря, пошуку, email, планувальника, контактів, Teams, OneNote, To Do, Viva Insights та ін.

LLM застосовує Штучний Інтелект в Microsoft Graph. Microsoft використовує LLM на базі GPT – той самий LLM, який використовується для роботи Bing. LLMs навчається на величезних об’ємах відкритих даних, включаючи книжки, вебсайти і статті. Це допомагає йому розуміти мову, контекст і значення. Це дозволяє людям використовувати звичайну мову для швидкого пошуку інформації, створення речей або вивчення даних.

Сервіс Azure Open AI розміщує LLM для Microsoft Copilot у хмарі Microsoft. LLM не навчається на даних вашої організації та не ділиться інформацією за межами вашого корпоративного середовища. Він також автоматично успадковує політики безпеки, відповідності та конфіденційності вашої організації для Microsoft 365.

Співробітники можуть використовувати LLM Intelligence on Graph для швидкого пошуку, створення та аналізу інформації, використовуючи свої звичайні інструменти для підвищення продуктивності. Вони мають доступ лише до тієї інформації, яку їм дозволено бачити.

4. Які основні переваги Microsoft Copilot?

Основною перевагою є значне підвищення продуктивності праці, що, в свою чергу, призводить до:

• Збільшення часу для стратегічних, інноваційних проектів.
• Підвищення креативності за рахунок усунення тягаря рутинних завдань.
• Менше марних зусиль.
• Швидшого виходу на ринок.
• Конкурентної переваги.
• Збільшення доходів.
• Зниження витрат.

McKinsey прогнозує, що автоматизація робочої діяльності за рахунок використання GenAI на робочому місці може поглинути 60-70% часу працівників, звільнивши їх для виконання інших задач. Дослідження Стенфордського університету показало збільшення продуктивності праці на 15-35% завдяки використанню GenAI. Але як досягається така продуктивність?

1. Автоматизація задач, що повторюються: Копайлоти зі Штучним Інтелектом можуть брати на себе рутинні, трудомісткі завдання, такі як введення даних, організація файлів і форматування контенту, щоб звільнити час співробітників для більш стратегічної або творчої роботи.
2. Прискорене створення: Замість того, щоб щоразу створювати новий документ або презентацію з нуля, боротися з форматуванням або забезпечувати відповідність бренду, копайлоти зі Штучним Інтелектом можуть створювати їх миттєво, надаючи користувачеві перший чернетковий варіант, від якого можна відштовхуватися. Він також пропонує опції з підвищення чіткості, читабельності або точності даних.
3. Аналіз даних: Копайлоти можуть швидко обробляти великі обсяги інформації, виявляти закономірності і тенденції та надавати дієві інсайти для прийняття ефективних рішень.
4. Контекстно-орієнтована допомога в режимі реального часу: Користувачі можуть отримати релевантну та своєчасну підтримку під час прийняття важливих рішень або створення документів. Система проактивно пропонує варіанти форматування, покращення структури документа або поради щодо аналізу даних.
5. Забезпечення безперебійної комунікації: Незалежно від того, чи це спілкування в Teams, потоки електронної пошти, різні робочі процеси або версії документів, Microsoft Copilot сканує та узагальнює інформацію по всьому пакету M365, гарантуючи єдність дій усіх учасників.

5. Microsoft Copilot в дії

Microsoft Word

Сценарій: У вас закінчується дедлайн для подачі комерційної пропозиції, а у вас творчий ступор.

Як Copilot допомагає: Microsoft Copilot у Word може зробити драфт пропозиції на основі ваших нотаток про клієнта в OneNote так само як й інших внутрішніх документів. Copilot сканує файли, створюючи перший драфт. Ви можете скористатися Copilot, щоб він зробив вашу пропозицію витриманою до бренду і подібною до інших пропозицій, використовуючи попередні документи, і, таким чином, не гаяти час на її форматування. Copilot також може покращити ваш документ, запропонувавши FAQ, які він напише для вас.

Перевага: Економія часу завдяки зведенню актуальних нотаток і відповідних попередніх документів в один файл, створенню чернетки, її форматуванню та внесенню розумних пропозицій. Замість того, щоб витріщатися на порожню сторінку, співробітник має добротний драфт, який можна доопрацювати.

Microsoft Excel

Сценарій: Вам потрібно проаналізувати результати продажів цього кварталу, щоб визначити тренд.

Як Copilot допомагає: Використовуючи звичну мову, ви можете попросити Copilot перетворити ваші дані на бізнес тренди. Заглибившись у конкретний тренд, Copilot створить новий аркуш, який можна використовувати як «пісочницю» для роботи з даними. Наприклад, ви можете запитати, що спричинило зниження продажів певної лінійки продуктів, або додати сценарій "What if", щоб визначити, що може статися, якщо ви зміните певні параметри. Copilot надасть відповіді та покрокову інструкцію про те, як він прийшов до рішення. Потім він може перетворити ці дані на графіки для легкої візуалізації.

Перевага: Скорочення часу, витраченого на пошук або побудову формул. Визначайте тренди, створюйте потужні візуалізації та отримуйте рекомендації для досягнення різних результатів.

Microsoft PowerPoint

Сценарій: Вам потрібно перетворити комерційну пропозицію на слайд-шоу, яке ви зможете презентувати, не створюючи його з нуля.

Як Copilot допомагає: Попросіть Copilot конвертувати вашу пропозицію з Word у PowerPoint. (це працює і в зворотному напрямку). Це дасть вам перший драфт. Використовуючи звичну мову, попросіть Copilot додати нові слайди, зробити їх більш наочними, додати анімацію і додати нотатки доповідача внизу кожного слайда.

Перевага: Величезна кількість зекономленого часу, узгодженість між оригінальною пропозицією та презентацією для клієнта, а також покращення навичок презентації завдяки тому, що слайди стають більш візуально привабливими, з відповідними нотатками доповідача. Набагато більше шансів закрити угоду!

Microsoft Teams

Сценарій: Ви запізнюєтеся на нараду в Teams або у вас накладка з іншим мітингом, і ви мусите пропустити нараду. Як ви впораєтесь?

Як Copilot допомагає: Copilot може надати вам короткий підсумок наради, на яку ви запізнилися або вам не вдалося її відвідати. Він покаже, які рішення були прийняті, які завдання були поставлені і чи обговорювалися ви або ваші клієнти. Не прослуховуючи годинний запис наради, ви можете запитати Copilot проаналізувати ключові моменти обговорення на нараді та отримати чіткий список дій. Розшифровку наради можна використати для створення документів, плану дій або загального списку задач.

Benefit: Заощаджений час та покращене проведення зустрічей, де учасники будуть заохочуватися до зосередженості та розробки ключових дій.

Microsoft Outlook

Сценарій: Ви повинні прочитати всі свої електронні листи після того, як вийшли з відпустки. Так, ви зможете визначити пріоритетність термінових листів і відповісти на них першими.

ЯкCopilot допомагає: Copilot сортує вашу поштову скриньку, відокремлюючи пріоритети. Він збирає потоки електронних листів і стискає їх у найсвіжіші, релевантні поточному стану. Він допомагає вам скласти драфт відповіді і може витягувати дані з Excel, щоб додати конкретні деталі, якщо це необхідно. Ви можете налаштувати тон відповіді, довжину або додатковий контекст.

Benefit: Цей інструмент економить час, відсіюючи неважливі листи, і дозволяючи зосередитися на важливих питаннях, які сприяють зростанню бізнесу.

6. Як підготувати свою організацію до Copilot?

Яким би захоплюючим не був Microsoft Copilot, кожна організація повинна оцінити свою готовність перед впровадженням нової технології. Необхідно буде здійснити ліцензування, технологічні та організаційні зміни. Якщо не підготуватися належним чином, впровадження GenAI на робочому місці може призвести до ризиків для безпеки, непотрібних витрат і порушення робочого процесу.

Готові підготувати вашу організацію до Microsoft Copilot?