Copilot for Microsoft 365

Microsoft Copilot

Microsoft ha integrado copilotos impulsados por IA en sus productos estrella, mejorando la eficiencia en la codificación a través de GitHub, revolucionando la productividad en el lugar de trabajo con Microsoft 365, remodelando la experiencia de búsqueda con Bing y Edge, y proporcionando un valor contextual sin fisuras a través de diversas aplicaciones y PC con Windows.

As of November 1st, 2023, built-in Copilots will be available for all Microsoft 365 applications. Simultaneously, Microsoft embarks on a journey to unify all its copilots into a single companion, Microsoft Copilot. This comprehensive AI companion seamlessly integrates web context, work data, and real-time PC activity to offer enhanced assistance while prioritising your privacy and security.

Desde el 1 de noviembre de 2023, los Copilots están disponibles para todas las aplicaciones de Microsoft 365. Simultáneamente, Microsoft se embarca en un viaje para unificar todos sus copilotos en un único compañero, Microsoft Copilot. Este completo compañero de IA integra a la perfección el contexto web, los datos de trabajo y la actividad del PC en tiempo real para ofrecer una asistencia mejorada al tiempo que prioriza tu privacidad y seguridad.

No es exagerado decir que este conjunto de herramientas de IA generativa integradas en la suite de productos Microsoft 365 cambiará radicalmente nuestra forma de trabajar, para siempre. Pero, ¿qué es? ¿Cómo beneficiará a las organizaciones y a los empleados? ¿Y qué hay que tener en cuenta antes de implantarla?

1. ¿Qué es Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot es el nombre que Microsoft ha dado a las herramientas GenAI, que están incluidas en los productos de Microsoft, incluida la suite existente de herramientas de Microsoft 365. La familia de productos también incluye otros Copilots desarrollados por Microsoft, como GitHub Copilot, Copilot para Bing, etc. La siguiente descripción general del producto se centrará específicamente en los productos de Microsoft 365.

Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams son los componentes básicos de productividad que los colaboradores usan a diario. Sin embargo, el colaborador medio solo utiliza una fracción de las funciones que ofrecen estas herramientas. Además, dedican una parte importante de su jornada a dar formato o localizar documentos, interpretar datos, gestionar conversaciones o reproducir documentos que se han creado previamente varias veces.

Microsoft Copilot actúa como un asistente personal, ayudando a simplificar las tareas diarias, impulsar la productividad y proporcionar información útil, haciendo que la experiencia con Microsoft 365 sea más fluida y eficiente.

Con Microsoft Copilot, los colaboradores pueden lograr más al acceder a toda la información relevante dentro de su organización para tomar las decisiones correctas y tomar las acciones correctas, rápidamente.

Como puedes ver, los Copilots dentro de las aplicaciones empresariales de Microsoft 365 son solo una parte de la familia más amplia de Microsoft Copilot, que a su vez forma parte del movimiento más amplio GenAI. Pero la razón por la que este conjunto particular de herramientas está recibiendo tanta atención es porque tendrá un impacto dramático en cómo los colaboradores hacen su trabajo diario.

3. ¿Cómo funciona Microsoft Copilot en M365?

Microsoft Copilot combina Microsoft Graph con un LLM para aportar inteligencia artificial a la suite de productividad utilizando la información de tu organización. Te mostramos cómo:

Microsoft Graph es el "contexto" en el que trabajan tus colaboradores. Piensa en él como la puerta de entrada a todos los datos y la inteligencia de Microsoft 365: todo, desde tus archivos en SharePoint o OneDrive hasta el calendario, la búsqueda, el correo electrónico, el planificador, los contactos, Teams, OneNote, To Do, Viva Insights y mucho más.

LLM aplica la inteligencia artificial a Microsoft Graph. Microsoft utiliza un LLM basado en GPT, el mismo LLM que utiliza Bing. Los LLM se entrenan con grandes cantidades de datos públicos, como libros, sitios web y artículos. Esto les ayuda a comprender el lenguaje, el contexto y el significado. Esto permite utilizar el lenguaje normal para buscar información, hacer cosas o estudiar datos rápidamente.

El servicio Azure Open AI aloja el LLM para Microsoft Copilot en la nube de Microsoft. El LLM no se entrena con los datos de tu organización, ni comparte ninguna información fuera de su entorno corporativo. También heredará automáticamente las políticas de seguridad, cumplimiento y privacidad de su organización para Microsoft 365.

Los colaboradores pueden utilizar la inteligencia de LLM en Graph para encontrar, crear y analizar información rápidamente utilizando sus herramientas de productividad habituales. Solo pueden acceder a la información que tienen permiso para ver.

4. ¿Cuáles son las principales ventajas de Microsoft Copilot?

El principal beneficio es el aumento masivo de la productividad, que a su vez se traduce en:

• Más tiempo para proyectos estratégicos e innovadores
• Mayor creatividad al eliminar la carga de tareas mundanas Less wasted effort
• Menos esfuerzos desperdiciados
• Mayor rapidez de comercialización
• Ventaja competitiva
• Mayores ingresos
• Reducción de costes

McKinsey predice que la automatización de las actividades laborales mediante el uso de GenAI en el lugar de trabajo podría absorber entre el 60 y el 70% del tiempo de los colaboradores, liberándoles para asumir otras tareas. Un estudio controlado de la Universidad de Stanford mostró un aumento de la productividad de los trabajadores del 15 al 35% mediante el uso de GenAI. Pero, ¿cómo se consigue esta productividad?

1. Automatizar tareas repetitivas: Los copilotos de IA pueden encargarse de tareas mundanas que consumen mucho tiempo, como la introducción de datos, la organización de archivos y el formateo de contenidos, para liberar tiempo de los colaboradores para un trabajo más estratégico o creativo.
2. Acelerar la creación: En lugar de empezar un nuevo documento o presentación desde cero cada vez, luchando con el formato o asegurándose de que se ajusta a la marca, los copilotos de IA pueden crearlos al instante dando al usuario un primer borrador sobre el que basarse. También ofrece sugerencias para mejorar la claridad, la legibilidad o la precisión de los datos.
3. Analizar datos: Los copilotos pueden procesar rápidamente grandes volúmenes de información, identificar patrones y tendencias, y presentar perspectivas procesables para impulsar una toma de decisiones eficaz.
4. Asistencia contextual en tiempo real: Los usuarios pueden obtener asistencia pertinente y oportuna durante los procesos críticos de toma de decisiones o creación de documentos. Ofrecerá de forma proactiva sugerencias como opciones de formato, mejoras en la estructura del documento o consejos para el análisis de datos.
5. Permite una comunicación fluida: Tanto si se trata de condensar conversaciones en Teams, hilos de correo electrónico, diferentes flujos de trabajo o versiones de documentos, Microsoft Copilot analiza y resume la información en todo el paquete M365 para garantizar que todo el mundo esté de acuerdo.

5. Microsoft Copilot en acción por aplicación

Microsoft Word

Escenario: Tienes que entregar una propuesta y tienes bloqueo de escritor.

Cómo ayuda Copilot: Microsoft Copilot en Word puede redactar un borrador de propuesta basándose en tus notas de cliente en OneNote, así como en otros documentos internos. Copilot escanea los archivos y crea un primer borrador. Copilot puede hacer que se parezca a la marca y a otras propuestas basándose en documentos anteriores, sin tener que dedicar horas a darle formato. Copilot también puede reforzar tu documento sugiriéndote preguntas frecuentes, que escribirá por ti.

Beneficios: Ahorro de horas al reunir notas actualizadas y documentos anteriores relevantes en un único archivo, crear un primer borrador, darle formato y hacer sugerencias inteligentes. En lugar de mirar una página en blanco, el colaborador dispone de un primer borrador sólido que puede modificar.

Microsoft Excel

Escenario: Necesitas analizar los resultados de ventas de este trimestre para determinar tendencias.

Cómo ayuda Copilot: Utilizando el lenguaje natural, puedes pedir a Copilot que convierta tus datos en tendencias de negocio. Profundiza en una tendencia concreta y Copilot creará una nueva hoja que podrás utilizar como caja de arena para trabajar con los datos. Por ejemplo, puedes preguntarte cuál es la causa de la disminución de las ventas de una línea de productos concreta o añadir un escenario "Y si..." para determinar qué podría ocurrir si cambiaras ciertos parámetros. Copilot dará respuestas y una guía paso a paso sobre cómo ha llegado a la solución. A continuación, puedes convertir los datos en gráficos para facilitar su visualización.

Beneficios: Reduce el tiempo dedicado a buscar o construir fórmulas. Identificar tendencias, crear visualizaciones potentes y obtener recomendaciones para obtener resultados diferentes.

Microsoft PowerPoint

Escenario: Necesitas convertir tu propuesta de cliente en un paquete de diapositivas que puedas presentar sin tener que crearlo desde cero.

Cómo te ayuda Copilot: Pide a Copilot que convierta tu propuesta de Word en PowerPoint. (También funciona a la inversa). Así obtendrás un primer borrador. Utilizando lenguaje natural, pídele a Copilot que añada nuevas diapositivas, que las haga más visuales, que añada animaciones y que incluya notas del orador al final de cada diapositiva.

Beneficios: Se ahorra una enorme cantidad de tiempo, se garantiza la coherencia entre la propuesta original y la presentación al cliente, y se mejoran las habilidades de presentación al hacer las diapositivas más atractivas visualmente, con las notas adecuadas para el orador. Mayores posibilidades de cerrar el trato.

Microsoft Teams

Escenario: Llegas tarde a tu reunión de Teams o tienes un conflicto y tienes que faltar. ¿Cómo puedes ponerte al día?

Cómo ayuda Copilot: Copilot puede ofrecerte un resumen de lo tratado en una reunión a la que has llegado tarde o te has perdido por completo. Resaltará las decisiones tomadas, las tareas asignadas y si se habló de ti o de tus clientes. Mediante preguntas en lenguaje natural, puedes profundizar en el sentimiento y los principales puntos de debate de una reunión, con una lista clara de las acciones que debes emprender, sin tener que estar sentado durante una hora grabando la reunión. Las transcripciones de las reuniones pueden utilizarse para crear documentos, planes de acción o listas de tareas compartidas.

Beneficios: Ahorro de tiempo y mejora de las reuniones, en las que se anima a los asistentes a mantener la concentración y desarrollar acciones clave.

Microsoft Outlook

Escenario: Necesitas leer todos tus correos electrónicos después de ausentarte del trabajo. Así puedes priorizar los urgentes y responderlos primero.

Cómo ayuda Copilot: Copilot clasifica tu bandeja de entrada, separando las prioridades del ruido. Resume los hilos de correo electrónico y los condensa en el estado actual más actualizado y relevante. Te ayuda a redactar una respuesta y puede extraer datos de Excel para añadir los detalles específicos que necesites. Puedes ajustar el tono de la respuesta, la longitud o el contexto adicional.

Beneficio: Este revolucionario sistema ahorra tiempo al filtrar los correos electrónicos sin importancia, lo que permite centrarse en las cuestiones críticas que impulsan el crecimiento de la empresa.

6. Cómo preparar a tu organización para Microsoft Copilot

Por muy emocionante que sea Microsoft Copilot, toda organización debe evaluar si está preparada antes de implantar una nueva tecnología. Habrá que realizar cambios en las licencias, la tecnología y la organización. Si no se prepara adecuadamente, la introducción de GenAI en el lugar de trabajo podría acarrear riesgos de seguridad, costes innecesarios e interrupciones del flujo de trabajo.

¿Estás preparado para preparar a tu organización para Microsoft Copilot?