Copilot for Microsoft 365

Microsoft Copilot

Microsoft a intégré des Copilots alimentés par l'IA dans ses produits phares, améliorant l'efficacité en programmation via GitHub, révolutionnant la productivité au travail avec Microsoft 365, redéfinissant l'expérience de recherche avec Bing et Edge, et offrant une valeur contextuelle fluide à travers diverses applications et PC avec Windows. À partir du 1er novembre 2023, des Copilots intégrés seront disponibles pour toutes les applications Microsoft 365. Parallèlement, Microsoft à entreprit d’unifier tous ses Copilots en un compagnon unique, Microsoft Copilot. Ce compagnon AI complet intègre de manière transparente le contexte web, les données de travail et l'activité PC en temps réel pour offrir une assistance améliorée tout en préservant votre vie privée et votre sécurité.

Il n'est pas exagéré de dire que cet ensemble d'outils d'IA générative intégrés dans la suite de produits Microsoft 365 changera radicalement la façon dont nous travaillons, pour toujours. Mais qu'est-ce que c'est ? Comment cela bénéficiera-t-il aux organisations et aux employés ? Et quels sont les éléments à prendre en compte avant de le déployer ?

1. Qu’est-ce que Microsoft Copilot ?

Microsoft Copilot est le nom que Microsoft a donné aux outils GenAI, qui s'intégreront bientôt aux produits Microsoft, y compris la suite existante d'outils Microsoft 365. La famille de produits inclut également d'autres Copilots développés par Microsoft, tels que GitHub Copilot, Copilot for Bing, et d'autres. La présentation produit suivante se concentrera spécifiquement sur les produits Microsoft 365.

Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams sont les éléments fondamentaux de productivité que les employés utilisent quotidiennement. Cependant, en moyenne, les employés n'utilisent qu'une fraction des fonctionnalités offertes par ces outils. De plus, ils consacrent une partie significative de leur journée à formater ou localiser des documents, interpréter des données, gérer des conversations, ou reproduire des documents qui ont été créés plusieurs fois auparavant.

Microsoft Copilot agit comme leur assistant personnel, contribuant à simplifier les tâches quotidiennes, à accroître la productivité et à fournir des informations utiles, rendant leur expérience Microsoft 365 plus fluide et plus efficace.

Avec Microsoft Copilot, les employés peuvent accomplir davantage en accédant à toutes les informations pertinentes au sein de votre organisation pour prendre les bonnes décisions et agir rapidement.

Comme vous pouvez le constater, les Copilots au sein des applications professionnelles Microsoft 365 ne sont qu'une partie de la vaste famille Microsoft Copilot, qui, à son tour, fait partie d’un mouvement GenAI plus large. Cependant, la raison pour laquelle cet ensemble particulier d'outils attire autant l'attention est qu'il aura un impact considérable sur la manière dont les employés accomplissent leur travail quotidien.

3. Comment ça marche ?

Microsoft Copilot combine Microsoft Graph avec un LLM pour intégrer l'intelligence artificielle à la suite de productivité en utilisant les informations au sein de votre organisation. Voici comment :

Microsoft Graph est le "contexte" dans lequel travaillent vos employés. Pensez-y comme la passerelle vers toutes les données et l'intelligence de Microsoft 365, allant de vos fichiers dans SharePoint ou OneDrive à votre calendrier, la recherche, le courrier électronique, Planner, les contacts, Teams, OneNote, To Do, Viva Insights et bien plus encore.

Le LLM applique l'intelligence artificielle à Microsoft Graph. Microsoft utilise un LLM basé sur GPT, le même LLM utilisé pour alimenter Bing. Les LLM sont formés sur d'énormes quantités de données publiques, y compris des livres, des sites web et des articles. Cela l'aide à comprendre le langage, le contexte et le sens. Cela permet aux gens d'utiliser un langage normal pour rechercher des informations, créer des éléments ou étudier rapidement des données.

Le service Azure Open AI héberge le LLM pour Microsoft Copilot dans le cloud Microsoft. Le LLM n'est pas formé sur les données de votre organisation, et il ne partage aucune information en dehors de votre environnement d'entreprise. Il héritera également automatiquement des politiques de sécurité, de conformité et de confidentialité de votre organisation pour Microsoft 365.

Les employés peuvent utiliser l'intelligence du LLM sur Graph pour trouver, créer et analyser rapidement des informations à l'aide de leurs outils de productivité habituels. Ils peuvent accéder uniquement aux informations auxquelles ils sont autorisés à voir.

4. Quels en sont les principaux bénéfices ?

Le principal bénéfice est l’augmentation massive de la productivité, ce qui entraîne à son tour:

• Plus de temps pour des projets stratégiques et innovants
• Une créativité renforcée en éliminant le fardeau des tâches routinières
• Moins d'efforts gaspillés
• Un temps de mise sur le marché plus rapide
• Un avantage concurrentiel
• Une augmentation des revenus
• Une réduction des coûts

McKinsey prédit que l'automatisation des activités professionnelles grâce à l'utilisation de l'IA générative (GenAI) sur le lieu de travail pourrait absorber 60 à 70 % du temps des employés, les libérant ainsi pour prendre en charge d'autres tâches. Une étude contrôlée réalisée par l'Université Stanford a montré une augmentation de la productivité des travailleurs de 15 à 35 % grâce à l'utilisation de la GenAI. Mais comment cette productivité est-elle atteinte ?

1. Automatiser les tâches répétitives : Les Copilots d'IA peuvent prendre en charge des tâches routinières et chronophages telles que la saisie de données, l'organisation de fichiers et la mise en forme de contenu pour libérer le temps des employés en faveur de travaux plus stratégiques ou créatifs.
2. Accélérer la création : Plutôt que de commencer un nouveau document ou une présentation à partir de zéro à chaque fois, en luttant avec la mise en forme ou en veillant à ce qu'il soit conforme à la charte graphique, les copilotes d'IA peuvent les créer instantanément, offrant à l'utilisateur un premier jet sur lequel construire. Ils proposent également des suggestions pour améliorer la clarté, la lisibilité ou l'exactitude des données.
3. Analyser les données : Les copilotes peuvent traiter rapidement de grandes quantités d'informations, identifier des modèles et des tendances, et présenter des informations exploitables pour favoriser une prise de décision efficace.
4. Assistance en temps réel, consciente du contexte : Les utilisateurs peuvent bénéficier d'un soutien pertinent et opportun lors de processus critiques de prise de décision ou de création de documents. Il offrira de manière proactive des suggestions telles que des options de mise en forme, des améliorations de la structure du document ou des conseils d'analyse de données.
5. Faciliter la communication transparente : Que ce soit pour condenser des conversations sur Teams, des fils de courrier électronique, différents flux de travail ou versions de documents, le Copilot de Microsoft analyse et résume les informations à travers la suite M365, veillant à ce que tout le monde reste sur la même page.

5. Microsoft Copilot en action par application

Microsoft Word

Scénario: Syndrome de la page blanche à l’approche d’une deadline

Comment Copilot vous aide: Microsoft Copilot dans Word peut rédiger une proposition basée sur vos notes clients dans OneNote ainsi que sur d'autres documents internes. Copilot analyse les fichiers pour créer un premier projet. Vous pouvez demander à Copilot de le rendre conforme à votre image de marque et similaire à d'autres propositions en tirant des documents précédents, sans perdre des heures à le mettre en forme. Copilot peut également renforcer votre document en suggérant une foire aux questions (FAQ) qu'il écrira pour vous.

Bénéfices: Heures économisées en rassemblant des notes à jour et des documents précédents pertinents dans un seul fichier, en créant un premier brouillon, en le formatant et en faisant des suggestions intelligentes. Au lieu de fixer une page blanche, l'employé dispose d'un premier brouillon solide à ajuster.

Microsoft Excel

Scénario: Vous devez analyser les résultats des ventes de ce trimestre pour déterminer les tendances.

Comment Copilot vous aide: En utilisant un langage naturel, vous pouvez demander à Copilot de transformer vos données en tendances commerciales. Approfondissez une tendance particulière et Copilot créera une nouvelle feuille à utiliser comme bac à sable pour travailler sur les données. Par exemple, vous pourriez demander ce qui a causé la baisse des ventes d'une ligne de produits particulière ou ajouter un scénario « Et si » pour déterminer ce qui pourrait se produire si vous modifiez certains paramètres. Copilot fournira des réponses et un guide étape par étape sur la manière dont il est arrivé à la solution. Il peut ensuite transformer ces données en graphiques pour une visualisation facile des données..

Bénéfices: Réduisez le temps passé à rechercher ou construire des formules. Identifiez les tendances, créez des visualisations puissantes et obtenez des recommandations pour influencer différents résultats.

Microsoft PowerPoint

Scénario : Vous devez transformer votre proposition client en une présentation de diapositives que vous pouvez présenter sans la créer à partir de zéro.

Comment Copilot vous aide : Demandez à Copilot de convertir votre proposition Word en PowerPoint. (Cela fonctionne également dans l'autre sens). Cela vous donne un premier brouillon. En utilisant un langage naturel, demandez à Copilot d'ajouter de nouvelles diapositives, de rendre les diapositives plus visuelles, d'ajouter des animations et d'inclure des notes de l'orateur en bas de chaque diapositive.

Bénéfices : Énormément de temps économisé, garantissant une cohérence entre la proposition originale et la présentation client, et amélioration des compétences de présentation en rendant les diapositives plus attrayantes visuellement, avec des notes d'orateur appropriées. Une bien meilleure chance de conclure l'affaire !

Microsoft Teams

Scénario : Vous êtes en retard ou ne pouvez pas rejoindre votre réunion Teams.

Comment Copilot vous aide : Copilot peut vous fournir un résumé de la discussion lors d'une réunion à laquelle vous êtes arrivé en retard ou que vous avez complètement manquée. Il mettra en évidence les décisions prises, les tâches attribuées et si vous ou vos clients avez été discutés. En posant des questions en langage naturel, vous pouvez approfondir le sentiment et les points majeurs de la discussion lors d'une réunion, avec une liste claire des actions que vous devez retenir, sans avoir à écouter un enregistrement de réunion d'une heure. Les transcriptions des réunions peuvent être utilisées pour créer des documents, des plans d'action ou des listes de tâches partagées.

Bénéfices : Gain de temps et amélioration des réunions, où les participants seront encouragés à rester concentrés et à élaborer des actions clés.

Microsoft Outlook

Scénario : Vous devez lire tous vos e-mails après être resté éloigné du travail. Cela vous permet de prioriser les urgents et d'y répondre en premier.

Comment Copilot vous aide: Copilot trie votre boîte de réception, séparant les priorités du bruit. Il résume les fils de discussion par e-mail et les condense dans l'état actuel le plus récent et le plus pertinent. Il vous aide à rédiger une réponse et peut extraire des données d'Excel pour ajouter des détails spécifiques au besoin. Vous pouvez ajuster le ton de la réponse, sa longueur ou son contexte supplémentaire.

Bénéfices : Economisez du temps en filtrant les e-mails non importants et concentrez-vous sur les problèmes critiques qui stimulent la croissance de l'entreprise.

6. Comment préparer votre organisation pour Microsoft Copilot ?

Aussi enthousiasmant que soit Microsoft Copilot, chaque organisation doit évaluer sa préparation avant le déploiement de nouvelles technologies. Il y aura des changements de licences, de technologie et d'organisation à effectuer. En l'absence d'une préparation adéquate, l'introduction de GenAI sur le lieu de travail pourrait entraîner des risques de sécurité, des coûts inutiles et des perturbations dans les workflows.

Êtes-vous prêt à préparer votre organisation pour Microsoft Copilot ?