Copilot for Microsoft 365

Microsoft Copilot

Microsoft heeft nieuwe AI-aangedreven Copilots geïntegreerd in haar producten. Hierdoor wordt de efficiëntie in codering via GitHub verbeterd, verandert de productiviteit met Microsoft 365 op de werkplek revolutionair, wordt de zoekervaring met Bing en Edge opnieuw vormgegeven en krijg je een naadloze contextuele waarde via verschillende Windows applicaties en pc's.

Copilot voor Microsoft 365 is per januari 2024 voor iedereen beschikbaar en kan niet alleen worden aangeschaft via een Microsoft Enterprise Agreement (EA), maar ook via het Cloud Solution Provider (CSP) Programma. De prijs voor Copilot voor Microsoft 365 komt hier uit op $360 per gebruiker, per jaar. De algemene beschikbaarheid zorgt dat alle bedrijven, van het MKB tot Enterprises, de AI-assistent kunnen kopen zonder minimale afnameverplichting (voorheen 300 licenties) . Lees meer

We overdrijven niet als we zeggen dat deze ingebouwde set generatieve AI-tools onze manier vanwerken voorgoed zal veranderen. Maar wat is het? Hoe komt het jouw organisaties en werknemers ten goede? En waar moet je aan denken voordat je het uitrolt?

1. Wat is Microsoft 365 Copilot?

Microsoft Copilot is de naam die Microsoft heeft gegeven aan de GenAI-tools, die binnenkort worden geïntegreerd in Microsoft-producten. Ook aan de bestaande suite van Microsoft 365-tools. De productfamilie omvat ook andere door Microsoft ontwikkelde Copilots, zoals GitHub Copilot en Copilot voor Dynamics for Sales. Dit artikel gaat specifiek in op Microsoft 365-producten.

Medewerkers gebruiken dagelijks tools als Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams. Gemiddeld gebruikt een werknemer slechts een fractie van de functies die deze tools bieden. Bovendien besteden ze een aanzienlijk deel van hun tijd aan het opmaken of vinden van documenten, het interpreteren van data het beheren van gesprekken of het reproduceren van documenten die al eerder zijn gemaakt.

Microsoft 365 Copilot fungeert als hun persoonlijke assistant. Het helpt dagelijkse taken te vereenvoudigen, de productiviteit te verhogen en nuttige inzichten te bieden. Hierdoor verloopt het werken met Microsoft 365 soepeler en efficiënter.

Met Microsoft 365 Copilot bereiken medewerkers meer in minder tijd. Ze krijgen namelijk toegang tot alle relevante informatie binnen de organisatie om snel de juiste beslissingen te nemen en de juiste acties te ondernemen.

Zoals je kunt zien, zijn de Copilots binnen de Microsoft 365 bedrijfsapplicaties slechts onderdeel van de bredere Microsoft Copilot-familie, die op zijn beurt weer deel uitmaakt van de bredere GenAI beweging. Waarom we nader ingaan op deze specifieke set tools, is de enorme impact die het zal hebben op de manier waarop werknemers hun dagelijkse werk doen.

3. Hoe werkt Microsoft 365 Copilot binnen M365?

Microsoft 365 Copilot combineert Microsoft Graph met een LLM (Large Language Model). Zo wordt AI met behulp van de informatie binnen jouw organisatie naar de productiviteitssuite gebracht. Dit is hoe het werkt:

Microsoft Graph is de 'context' waarin jouw medewerkers werken. Zie het als de toegangspoort tot alle data en intelligentie in Microsoft 365; van bestanden in SharePoint of OneDrive tot agenda's, zoekopdrachten, e-mail, planner, contacten, Teams, OneNote, To Do, Viva Insights en meer.

LLM past AI toe op Microsoft Graph. Microsoft maakt gebruik van een LLM gebaseerd op GPT, dezelfde LLM die Bing aandrijft. LLM's worden getraind op enorme hoeveelheden openbare gegevens, waaronder boeken, websites en artikelen. Dit helpt hen taal, context en betekenis te begrijpen. Hierdoor kunnen mensen normale taal gebruiken om snel informatie te zoeken, dingen te maken of gegevens te bestuderen.

De Azure Open AI-service host het LLM voor Microsoft 365 Copilot in de Microsoft-cloud. Het LLM wordt niet getraind op data uit jouw bedrijf en deelt geen informatie buiten jouw zakelijke omgeving. Het implicieert ook automatisch de beveiligings-, nalevings- en privacybeleidsregels voor Microsoft 365 van jouw organisatie.

Werknemers kunnen de intelligentie van het LLM op Graph gebruiken om snel informatie te vinden, te creëren en te analyseren met behulp van hun gebruikelijke productiviteitstools. Ze hebben alleen toegang tot de informatie waarvoor ze geautoriseerd zijn.

4. Wat zijn de belangrijkste voordelen van Microsoft 365 Copilot?

Het belangrijkste voordeel is een aanzienlijk verhoogde productiviteit, wat weer leidt tot:

• Meer tijd voor strategische, innovatieve projecten.
• Verhoogde creativiteit door de last van alledaagse taken weg te nemen.
• Minder onnodige inspanning.
• Snellere time-to-market.
• Concurrentievoordeel.
• Verhoogde omzet.
• Lagere kosten.

McKinsey voorspelt dat automatisering van werkzaamheden door het gebruik van GenAI op de werkplek 60 - 70% van de tijd van werknemers kan besparen. Zo houden ze tijd over voor andere taken. Onderzoek door de Stanford University toonde aan dat werknemers 15 - 35% productiever waren door het gebruik van GenAI. Maar hoe wordt deze productiviteit bereikt?

1. Automatiseer repetitieve taken: AI-copilots kunnen saaie, tijdrovende taken zoals gegevensinvoer, het organiseren van dossiers en inhoudsopmaak overnemen om de tijd van medewerkers vrij te maken voor meer strategisch of creatief werk.
2. Versnel een eerste concept: In plaats van telkens weer een nieuw document of presentatie starten, worstelen met opmaak of ervoor zorgen dat deze in lijn is met de huisstijl, kunnen AI-copilots deze documenten direct maken en gebruikers een eerste concept geven om op voort te bouwen. Ze geven ook suggesties om de duidelijkheid, leesbaarheid of nauwkeurigheid van gegevens te verbeteren.
3. Analyseer gegevens: Copilots kunnen snel grote hoeveelheden informatie verwerken, patronen en trends identificeren en bruikbare inzichten presenteren. Zo wordt een effectieve besluitvorming gestimuleerd.
4. Contextbewuste, realtime ondersteuning: Gebruikers kunnen relevante, realtime ondersteuning krijgen tijdens cruciale besluitvormings- of documentcreatieprocessen. Copilots bieden proactief suggesties zoals opmaakopties, verbeteringen in de structuur van het document of tips voor gegevensanalyse.
5. Naadloze communicatie mogelijk maken: Of het nu gaat om het samenvatten van gesprekken op Teams, e-mail threads, verschillende workflows of versies van documenten? De Microsoft 365 Copilot scant en vat informatie samen in de M365-suite, zodat iedereen op dezelfde pagina blijft.

5. Microsoft Copilot in actie per toepassing

Microsoft Word

Scenario: Je hebt een deadline voor een voorstel en komt moeilijk op gang.

Hoe Copilot helpt: Microsoft Copilot in Word kan een voorstel opstellen op basis van je klantnotities in OneNote en andere interne documenten. Copilot scant de bestanden en maakt een eerste concept. Je kunt Copilot vragen om de huisstijl te volgen en vergelijkbaar met andere voorstellen uit te laten zien door vorige versies in te voegen, zonder uren bezig te zijn met de opmaak ervan. Copilot kan je documenten ook completeren door een veelgestelde vraag (FAQ) voor te stellen, die het voor jou zal schrijven.

Voordeel: Uren bespaard door actuele notities en relevante vorige documenten in één bestand te halen, een eerste concept te maken, het te formatteren en intelligente suggesties te doen. In plaats van een lege pagina, heeft de werknemer een solide eerste concept om aan te passen.

Microsoft Excel

Scenario: Je moet de verkoopresultaten van dit kwartaal analyseren om trends te bepalen.

Hoe Copilot helpt: Met behulp van natuurlijk taalgebruik kun je Copilot vragen om je data om te zetten in bedrijfstrends. Ga dieper in op een specifieke trend en Copilot zal een nieuw blad maken om aan de data te werken. Je kan bijvoorbeeld vragen waarom de verkoop van een bepaalde productlijn is afgenomen . Of voeg een 'Wat als'-scenario toe om te bepalen wat er zou kunnen gebeuren als je bepaalde parameters wijzigt. Copilot geeft antwoorden en geeft een stapsgewijze handleiding hoe het tot dit antwoord is gekomen. Vervolgens kan het die gegevens omzetten in grafieken voor eenvoudige datavisualisatie.

Voordeel: Verminder de tijd die wordt besteed aan het zoeken naar of construeren van formules. Identificeer trends, maak krachtige visualisaties en krijg aanbevelingen om verschillende resultaten te presenteren.

Microsoft PowerPoint

Scenario: Je moet een voorstel voor de klant omzetten in een presentatie

Hoe Copilot helpt: Vraag Copilot om je tekstvoorstel in Word om te zetten naar PowerPoint. (Het werkt ook andersom.) Dit geeft je een eerste concept. Vraag Copilot in natuurlijk taalgebruik om nieuwe slides toe te voegen, slides visueler te maken, animaties toe te voegen en sprekersnotities onderaan elke slide op te nemen.

Voordeel: Copilot bespaart enorm veel tijd en zorgt voor consistentie tussen het oorspronkelijke voorstel en de klantenpresentatie. De presentatie wordt beter door de slides visueel aantrekkelijker te maken en de bijpassende sprekersnotities. Zo heb je een veel groere kans om de deal te sluiten!

Microsoft Teams

Scenario: Je bent te laat voor je Teams-vergadering of hebt een probleem in je agenda en moet de vergadering missen. Hoe haal je de achterstand in?

Hoe Copilot helpt: Copilot kan het gesprek van een (deels) gemiste vergadering voor je samenvatten. Het zal genomen beslissingen benadrukken, taken die zijn toegewezen melden en aangeven of jij of je klanten werden besproken. Door gewone vragen te stellen kan je dieper ingaan op eventuele ingewikkelde vraagstukken en belangrijke discussiepunten van een vergadering. Ook krijg je een duidelijke lijst van actiepunten, zonder de lange opname van de vergadering te hoeven bekijken. Vergadertranscripties kunnen worden gebruikt om documenten, actieplannen of gedeelde takenlijsten te maken.

Voordeel: Tijd bespaard en effectiever vergaderen, waarbij deelnemers worden aangemoedigd om gefocust te blijven en belangrijke acties op te volgen.

Microsoft Outlook

Scenario: Nadat je een tijdje afwezig bent geweest, moet je al je e-mails doorlopen. Dit om de urgente e-mails te prioriteren en er snel op te reageren.

Hoe Copilot helpt: Copilot verdeelt je inbox in prioriteiten en onderscheidt ze van het overige e-mailverkeer. Het vat een reeks e-mailberichten samen en comprimeert ze tot de meest actuele en relevante stand van zaken. Het helpt je bij het opstellen van een antwoord en kan eventueel gegevens uit Excel halen om specifieke details toe te voegen. Je kunt de toon van het antwoord, de lengte of aanvullende context aanpassen.

Voordeel: Deze game changer bespaart tijd door onbelangrijke e-mails te filteren, zodat je je kunt concentreren op urgente kwesties die de bedrijfsgroei stimuleren.

6. Hoe bereid je jouw organisatie voor op Microsoft Copilot

Hoe nieuw en spannend Microsoft 365 Copilot ook is, iedere organisatie moet eerst bepalen of men klaar is voor deze nieuwe technologie. Denk bijvoorbeeld aan veranderingen op het gebied van licentie, technologie en de organisatie. Als je niet goed bent voorbereid, kan de introductie van GenAI op de werkplek beveiligingsrisico's, onnodige kosten en verstoring van de workflow met zich meebrengen.

Ben je klaar om je organisatie technisch voor te bereiden op Microsoft 365 Copilot?