Jak zmierzyć sukces projektu wdrożenia Office 365 w firmie? Jak być pewnym, że zmiana technologii spełniła pierwotne wymagania? Skąd wziąć pewność, że użytkownicy zaadoptowali nową technologię?
Odpowiedź jest jedna: należy to zmierzyć.
Podczas gdy niektóre wyniki będą widoczne i odczuwalne szybko, zbieranie kompleksowej i dokładnej reprezentacji zysków z wdrożenia usługi Office 365 wymaga planowania. Musisz określić, co należy zmierzyć, utworzyć ankiety do zbierania danych i wybrać daty dystrybucji i zbierania danych.
Wybierz taki zestaw kryteriów, który zademonstruje sukces zarządowi. Warto przedstawić mierniki przedstawiające: satysfakcję użytkowników, ilość zgłoszeń HelpDesk, niezawodność, szybkość adaptacji. Należy pamiętać, że wybór zbyt wielu kryteriów sprawia, że spójne i dokładne śledzenie sukcesu staje się trudne.
Wybierz od pięciu do dziesięciu kryteriów i przypisz każdemu z nich określony pomiar.
Do prawidłowego zdefiniowania celów warto skorzystać z metody SMART. Wg SMART cele powinny być:
S = Skonkretyzowane.
M = Mierzalne.
A = Atrakcyjne.
R = Realistyczne.
T = Terminowe.
Przykłady kryteriów sukcesu
| Kryteria sukcesu
|
Metoda/źródło
|
Metryki
|
Przykładowy cel
|
|
Adopcja:
Większe użycie jest skorelowane z adopcją technologii przez użytkownika.
|
Ilościowe:
- Raporty usługi Office 365
|
- Użycie skrzynki pocztowej
- Użycie programu SharePoint
- Czat i spotkania w Teams
|
Porównanie raportów użycia przed i po wdrożeniu pokaże rosnące użycie miesięcznie.
|
|
Skuteczność szkolenia:
Zwiększone użycie skorelowane jest ze skutecznym szkoleniem.
|
Ilościowe:
- Raporty usługi Office 365
Jakość:
- Ankiety użytkowników końcowych
|
- Użycie skrzynki pocztowej
- Użycie programu SharePoint
- Czat i spotkania w Teams
- Zadowolenie pracowników
|
Porównanie raportów dotyczących wykorzystania przed i po szkoleniu będzie wykazywać coraz większą adopcję.
Wyniki satysfakcji pracowników na podstawie końcowego badania szkoleniowego.
|
|
Niższe koszty operacyjne:
Zwiększone użycie jest skorelowane ze zmniejszonym udziałem w konferencjach innych firm, podróżami do klientów oraz alokacją zasobów.
|
Ilościowe:
- Raportowanie usługi Office 365
- Raporty finansowe/księgowe
- Raporty pomocy technicznej
- Raporty z wydatków na podróże i telefon
- Pomiary produkcji
|
- Użycie skrzynki pocztowej
- Użycie programu SharePoint
- Rozliczanie i użytkowanie konferencji audio
- Koszty podróży i telefonu
- Połączenia z pomocą techniczną
|
Porównanie raportów przed i po wdrożeniu Office 365 pokaże oszczędności kosztów.
Po wprowadzeniu możliwości video konferencji z klientami porównania powinny wykazywać zmniejszenie kosztów.
|
|
Większa produktywność:
Zwiększone użycie jest skorelowane z szybszą komunikacją i podejmowaniem decyzji, krótszym czasem wykonywania zadań.
|
Jakość:
- Ankiety użytkowników końcowych
|
- Czas potrzebny na ukończenie projektów
|
Czas na uzupełnienie zamówień klientów powinien spaść w ciągu 6 miesięcy.
|
|
Lepsza współpraca:
Zwiększona komunikacja międzysektorowa i między lokalizacjami.
|
Jakość:
- Ankiety użytkowników końcowych
|
- Zadowolenie pracowników
- Zaoszczędzony czas
|
Zespoły, które pracują z wielu lokalizacji, będą zgłaszać lepsze poczucie kontaktu z członkami zespołu w ciągu 3 miesięcy od wdrożenia programu Teams.
|
|
Większa satysfakcja pracowników:
Elastyczne możliwości pracy zwiększają zadowolenie pracowników, zaangażowanie, zmniejszeniu stresu, poprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.
|
Jakość:
- Ankiety użytkowników końcowych
|
|
Zadowolenie pracowników poprawi się w ciągu 6 miesięcy.
|
