Met migratie naar Microsoft 365 hoeft Plukon niet meer te balanceren tussen ecosystemen

De uitdaging: één ecosysteem in plaats van balanceren tussen twee werelden

Plukon Food Group werkte van oudsher in een Google-omgeving. Maar nieuwe medewerkers zijn tegenwoordig meer vertrouwd met Microsoft-applicaties. En ook de financiële afdeling kan bijv. niet zonder Excel-spreadsheets. “Plukon heeft de gebruikerservaring (UX) hoog in het vaandel heeft staan en daarom heeft de organisatie lang gebalanceerd tussen beide systemen. Met dubbele beheerkosten als gevolg. De adoptiegraad van Google was relatief beperkt en binnen veel van onze nieuwverworven bedrijven was Microsoft de standaard. Toen ook nog het einde van het contract met Google in zicht kwam, was dit voor Plukon, gesteund door het board van directie, een uitgelezen moment om over te stappen naar Microsoft 365.”

De oplossing: techniek én adoptie hand in hand, in elke lokale taal

Mede vanwege de gebruikerservaring (UX) was de keuze voor Microsoft snel gemaakt. “Het was daarbij voor ons essentieel dat de migratiepartner een wereldwijde organisatie was met fysieke vestigingen in de betrokken landen. Een referentiegesprek met een andere migratieklant, bevestigde voor ons dat SoftwareOne in dit geval de juiste partij was.“

De eerste migratie betrof de nieuwverworven Deense vestiging van Plukon. Daarna volgden, in een tijdsbestek van drie maanden en met een vaste interval, de andere regio's. Mede vanwege het aflopen van het contract met Google had Plukon een harde deadline. Om alles in goede banen te laten verlopen, had SoftwareOne een adoptie & change management plan (ACM) opgesteld en stond in ieder land een native speaking team klaar. Want een migratie bestaat feitelijk uit 2 werelden; De feitelijke technische migratie én de adoptie binnen de organisatie. Technisch kan een oplossing nog zo goed zijn uitgevoerd, het succes staat of valt bij de medewerkers. Zij moeten leren wanneer én hoe ze de tools moeten gebruiken om er optimaal van te profiteren. “Voor jou als klant is zo’n migratie een ‘once in a lifetime’ en kan je eigenlijk niet overzien wat er op je afkomt. Dan is het prettig dat een ervaren partij als SoftwareOne naast je staan en vormt het ACM plan een belangrijk instrument.” In zo’n Adoptie & Change Management plan staat bijvoorbeeld een persoonlijk adoptieplan, stappen om het geheel te testen en te valideren en de feitelijke lancering. Daarbij horen natuurlijk ook fysieke en online (gebruikers-) trainingen. Ook de verantwoordelijkheid van de gebruikers zelf is in dit plan opgenomen.

Daarnaast stonden native-speaking teams van SoftwareOne ten tijde van de migratie op de desbetreffende locaties klaar voor het beantwoorden van de eerste vragen van gebruikers. Alles om de overgang zo soepel mogelijk en geheel volgens plan te laten verlopen.

• een persoonlijk adoptieplan;
• stappen om het geheel te testen en te valideren;
• de feitelijke lancering;
• fysieke en online (gebruikers) trainingen;
• duidelijke verantwoordelijkheden voor de gebruikers zelf;
• native-speaking SoftwareOne-teams op locatie voor de eerste vragen, tijdens en direct na de migratie.