Productiviteit en een positieve gebruikerservaring voor de complexe digitale werkplek

In verschillende media is het afgelopen jaar al een hoop geschreven over de impact van COVID-19 en op de manier waarop wij nu zijn gaan werken. Vrijwel elke organisatie heeft voor de uitdaging gestaan om personeel buiten kantoor aan het werk te houden. De ene organisatie heeft deze verandering vrij eenvoudig gefaciliteerd, waar de andere organisatie daar meer moeite mee had.

Nu de meeste organisaties thuiswerken hebben georganiseerd zit de belangrijkste taak erop, zou je zeggen. Door alle veranderingen in de manier van werken en hoe we communiceren, lopen organisaties echter ook tegen andere uitdagingen aan. Uitdagingen die wellicht minder urgent lijken, maar wel een serieuze impact hebben op een organisatie en haar medewerkers.

De gebruikerservaring van vandaag de dag

“ik begin mijn thuiswerkdag met het openen van mijn laptop en start met het invoeren van mijn gebruikersnaam en wachtwoord. Ik heb een laptop vanuit werk meegekregen aan het begin van COVID-19 waar wat applicaties op zijn geïnstalleerd staan, zoals: Outlook, Word en Excel. Om bij mijn bestanden op de netwerkschijf van het bedrijf te komen, heb ik een zogeheten VPN-verbinding nodig. Dit werkt wel, maar de verbinding is niet altijd even stabiel en houdt er op sommige momenten zelfs mee op. Ik maak ook gebruik van OneDrive For Business. Hierin sla ik documenten op en deel deze ook met collega’s. Het kunnen vinden van een specifiek document gaat niet altijd even makkelijk met al die verschillende bestandslocaties. Heb ik dat document nu op de netwerkschijf opgeslagen of toch ‘in de cloud’? Sinds kort is ons CRM-systeem enkel via het web te benaderen. Ik moet daar elke dag opnieuw mijn gebruikersnaam en wachtwoord invoeren om aan het werk te kunnen. Hetzelfde geldt voor een aantal andere applicaties die ik nodig heb om mijn werk te doen. Uiteindelijk gebruik ik maar een klein deel van de functionaliteiten die elke applicatie te bieden heeft. Omdat ik binnenkort een privé afspraak heb gepland, wil ik een vrije dag inschieten, maar hoeveel dagen heb ik ook alweer over en hoe werkt het proces van aanvragen? Ik stuur maar even een e-mail naar HR of vraag een collega om weer scherp te krijgen hoe dit ook alweer gaat….”

Wie herkent één of meerdere situaties van deze werkdag? Volgens mij veel mensen. We zijn massaal remote gaan werken, maar dat is vaak niet ten goede gekomen van de algemene gebruikservaring en productiviteit. IT is er in beginsel om ons leven makkelijker te maken, maar de realiteit is dat het eigenlijk steeds complexer wordt. Dat kan en moet toch anders? IT zou een (hulp)middel moeten zijn om ons werk gedaan te krijgen. Weg met die gefragmenteerde digitale werkplek!

Het kan ook anders

In mijn rol als Solution Advisor Citrix spreek ik veel organisaties over de digitale werkplek van nu, maar met name over de stip op de horizon: een moderne- en intelligente digitale werkplek. Het basisprincipe blijft daarin ongewijzigd; een werkplek moet locatie-, tijd- en apparaat onafhankelijk zijn. Oftewel; elke medewerker moet kunnen werken vanaf elk type apparaat, waar hij of zij zich ook bevindt, en op welk moment dan ook.

Citrix kent deze principes 'anytime, anywhere, any device’ al jarenlang en heeft met haar desktop- en applicatievirtualisatie oplossingen veel organisaties geholpen. Echter, met SaaS- en (interne) webapplicaties is de noodzaak van een virtuele applicatie of een virtuele desktop steeds minder groot. Zogeheten ‘legacy applicaties’ worden nog veelal via Citrix-technologie aangeboden, maar ook dat zie ik langzaam van het toneel verdwijnen. Je zou dus zeggen: Citrix is niet meer relevant. Niets is minder waar!

Met Citrix Workspace is er een oplossing voor de complexe digitale werkplek van vandaag de dag, waarin we productiviteitsverlies en een zéér matige gebruikerservaring vaak zien terugkomen. Met behulp van Citrix Workspace krijgt elke medewerker een digitaal loket tot zijn of haar beschikking waar alle applicaties en bestanden op één plek samenkomen. Single Sign-On (SSO) in combinatie met Multi-Factor Authenticatie (MFA) wordt toegepast, zodat je na het opstarten van Citrix Workspace geen gebruikersnaam en wachtwoord hoeft achter te laten om andere applicaties op te starten. Een VPN-verbinding is ook overbodig.

Citrix Workspace is compatible met vrijwel elk type device; of je nu je werkdag start op een iPad, PC of laptop, de beleving zal altijd uniform zijn en daardoor erg herkenbaar. Ook de verschillende bestandslocaties die we binnen een organisatie zien, kunnen via Workspace worden ontsloten (denk aan OneDrive, Google Drive, maar ook de traditionele netwerkschijf). De handige zoekmachine binnen Citrix Workspace is vervolgens in te schakelen als hulpmiddel bij het vinden van dat ene bestand. Door het werk op deze manier te organiseren, maken we de digitale werkplek gebruiksvriendelijker en kan men veel efficiënter werken!

Taak gedreven werken met MicroApps

Door ‘consumerization of IT’ zie ik een enorme verandering in wat mensen verwachten van een digitale werkplek. In ons dagelijks leven gebruiken we een smartphone naar keuze die héél intuïtief is; we scrollen door de feed van Instagram, Facebook of LinkedIn, we bestellen eten via afhaaldiensten en plannen een afspraak met de makelaar via Funda. En dat allemaal vanaf je smartphone, met een minimale inspanning.

Vergelijk deze situatie eens met hoe je IT consumeert wanneer je aan het werk bent. Hoeveel tijd kost het om iets simpels als een vakantie dag in te schieten, of een ticket richting de helpdesk omdat je toegang nodig hebt tot een applicatie? De ervaring leert dat we in ons werk minder productief zijn doordat we te veel handelingen moeten doen om werk gedaan te krijgen. Met behulp van Citrix MicroApps als onderdeel van de Citrix Workspace wordt taak-gedreven werken mogelijk gemaakt. Vanuit de Workspace kan er een koppeling gemaakt worden met een functie van een onderliggende applicatie (bijvoorbeeld: ServiceNow, SAP Ariba, Workday, Saleforce), zodat je vanuit de Workspace een actie of taak kan uitvoeren zonder ook maar de onderliggende applicatie aan te raken.

Het inschieten van een support ticket, het aanvragen van een vrije dag, het goedkeuren van een factuur; het zijn slechts enkele voorbeelden van taken die vanuit Citrix Workspace (met behulp van MicroApps technologie) bewerkstelligd kan worden. Dit geeft een enorme boost aan de productiviteit, want je hoeft niet naar de betreffende applicatie te navigeren. Tevens bespaar je handelingen die binnen die een applicatie nodig zijn om een taak of actie te kunnen uitvoeren. Wel zo makkelijk.

Uiteindelijk komt alles samen in een ‘activity feed’, zoals we dat kennen van de sociale media platformen. Het werk komt op die manier naar de medewerker toe binnen Citrix Workspace. Het zogenoemde content switchen tussen applicaties zal hierdoor enorm afnemen, waardoor medewerkers minder worden afgeleid en productiviteitsverlies tot een minimum wordt beperkt.

This is The Future Of Work!