Slik lykkes Sector Alarm med Viva Engage

En ny plattform var nødvendig, men tilhørighet var det egentlige behovet

For en virksomhet med tusenvis av ansatte fordelt på åtte land og ti markeder hvor mange jobber uten tilgang til PC, er det avgjørende å ha gode verktøy for å dele informasjon og bygge fellesskap. Workplace fra Meta hadde lenge vært sentralt i dette arbeidet, men da beskjeden om nedleggelse kom, måtte Sector Alarm finne en ny plattform for å holde organisasjonen sammen.

Samtidig visste de at det ikke var nok å bare innføre en ny teknisk løsning. Den virkelige utfordringen handlet om å sikre faktisk bruk og skape et sted der alle ansatte, uansett rolle, kunne føle seg sett og involvert.

Målene til Sector Alarm for plattformen var følgende:

• Forbedring av intern kommunikasjon
• Økt synlighet for ledelsen overordnet og lokalt
• Å nå alle ansatte via samme kommunikasjonsplattform
• Skape en kultur som oppmuntrer til åpen dialog og kunnskapsdeling på tvers av team

Hvordan få med hele organisasjonen i overgangen til ny plattform

Med Microsoft Teams og 365 allerede godt forankret i virksomheten, falt valget naturlig på Viva Engage som ny plattform for intern dialog, deling og kulturbygging. Men for Sector Alarm var det helt avgjørende at løsningen ikke ble et IT-prosjekt alene. De ønsket et samarbeid med en partner som kunne bidra med endringsledelse, opplæring og en inkluderende utrulling av løsningen.

SoftwareOne ble valgt som rådgiver og sparringspartner, og sammen utviklet selskapene en målrettet strategi for å få med hele organisasjonen, med særlig vekt på involvering av ledere, superbrukere og lokale ambassadører.

Et samarbeid med tydelige roller og felles eierskap

Gjennom hele overgangen fungerte samarbeidet mellom SoftwareOne og Sector Alarm som et integrert team. Konsulentselskapet bidro med opplæring av ledere og superbrukere, råd om læringsopplegg og forslag til konkrete oppgaver og aktiviteter som kunne gjøre bruken av Viva Engage spennende og relevant i hverdagen.

I prosjektet ble det lagt vekt på hvordan man best kunne inkludere ansatte som ikke jobber foran en skjerm på kontor, men som er ute i felt, for eksempel gjennom felles skjermer, infopunkter og mobiltilgang. Konsulentselskapet bisto også med, i samarbeid med det interne HR-teamet i Sector Alarm Group, å utvikle e-læringsinnhold og støtte lederne i å bruke Viva Engage aktivt for å bygge dialog og dele historier fra hverdagen.

Fremfor å forby bruk av gamle vaner, ble en positiv tilnærming heller anbefalt: å vise frem fordelene ved den nye løsningen, og skape trygge rammer for å teste og ta den i bruk gradvis.

Kunsten å engasjere vekk fra skygge-IT

Skygge-IT refererer til bruken av it-systemer, enheter, programvare, applikasjoner og tjenester uten godkjenning fra organisasjonen. Selv om det kan gjøre de enkelte brukerne mer produktive, medfører det risiko for bl.a. datasikkerhet og samsvar. Organisasjoner må balansere fordelene og risikoene ved å implementere styrings- og overvåkningsløsninger for å håndtere skygge-IT effektivt. I dette prosjektet var det ikke ønsket å avvikle skygge-IT, men å oppfordre til bruk av Viva Engage og Teams i stedet for WhatsApp, DropBox og andre verktøy. Her spilte ambassadørene en viktig rolle for å få det til.

Ambassadørenes viktige rolle

Å være ambassadør for en intern kommunikasjonsplattform som Viva Engage innebærer mer enn bare teknisk forståelse. Det handler om å være en drivkraft for endring. Ambassadørene spiller en sentral rolle i opplæring, støtte og veiledning av kolleger, og bidrar aktivt til å sikre at alle ansatte tar i bruk løsningen på en effektiv måte. Rollen inkluderer ofte feilsøking, gi støtte og veiledning til nye brukere og å være et lokalt kontaktpunkt. Hos Sector Alarm var det viktig for prosjektet at denne rollen var godt forankret i ledelsen for å sikre legitimitet og gjennomslagskraft, og ble rekruttert i kraft av interesse og engasjement.

Fra opplæring til kulturbygging – ledelsen med hele veien

Selve løsningen ble rullet ut i etapper med et bevisst fokus på å gi ansatte tid og rom til å bli kjent med plattformen. Ledere ble oppfordret til å gå foran som gode eksempler og bruke verktøyet aktivt til å dele informasjon, løfte frem teamene sine og vise engasjement. I overgangen har ledelsen i alarmselskapet spilt en avgjørende rolle.

En intern kommunikasjonsløsning for tilhørighet og stolthet

Viva Engage er i dag etablert som et essensielt verktøy for kommunikasjon, intern deling og kultur i Sector Alarm. Den fungerer som et digitalt samlingspunkt, der ansatte kan holde seg oppdatert, feire hverandre, dele erfaringer og føle seg som en del av noe større, uansett rolle, land eller enhet.

Samtidig har erfaringen vist hvor viktig det er å involvere ledere tidlig, gi ansatte mulighet til å delta, og støtte endringene med praktiske verktøy og støtte. Det gir grobunn for fremtidige endringer og viser at god internkommunikasjon er like mye et kulturspørsmål som et teknologivalg. Gjennom ambassadører og lokal tilpasning ble bruken gradvis en naturlig del av arbeidshverdagen både for ansatte med kontorplass og feltarbeidere.