Che cos'è l'ITAM e perché è importante?

Perché l'ITAM è fondamentale per ridurre i costi, mitigare i rischi di cybersecurity e garantire la conformità

L'IT Asset Management (ITAM) non è mai stato così importante. Alla base di questa disciplina vi è un insieme di principi e pratiche che consente alle organizzazioni di ottenere una visione completa a 360 gradi del proprio patrimonio IT. Questo permette ai dipartimenti IT di comprendere quali tecnologie sono in uso, sia negli ambienti on-premise sia nel cloud, quali necessitano di essere aggiornate o sostituite e quali sono ormai obsolete e possono essere dismesse. L'ITAM aiuta inoltre a individuare software e sistemi introdotti da altri reparti aziendali senza il coinvolgimento o la conoscenza del team IT, una situazione sempre più diffusa e fonte di crescente preoccupazione.

In questa serie di tre articoli approfondiamo che cos'è l'ITAM e perché è importante, come e perché misurare il livello di maturità ITAM della propria organizzazione e, infine, quali passi concreti intraprendere per costruire una roadmap efficace in grado di aumentare l'efficienza, ridurre i costi e mitigare i rischi legati alla conformità e alla sicurezza informatica.

1. Che cos'è l'ITAM e perché è importante?
2. L'importanza di misurare la maturità ITAM
3. L'importanza di disporre di un piano d'azione

Che cos'è l'ITAM e perché è importante?

Nel primo di una serie di tre articoli dedicati all'IT Asset Management (ITAM), spieghiamo come questa disciplina consenta ai CIO e agli altri responsabili aziendali di ottenere una visione accurata e completa del patrimonio IT dell'organizzazione, sia negli ambienti on-premise sia nel cloud. L'ITAM aiuta le aziende a centralizzare la gestione delle risorse IT e ad adottare un approccio strutturato, razionale e dinamico che consente di ridurre i costi, mitigare i rischi e migliorare le decisioni relative a contratti e approvvigionamenti. In un contesto in cui l'utilizzo di sistemi IT da parte di reparti aziendali senza il coinvolgimento o la conoscenza del CIO e del team IT è sempre più diffuso, l'ITAM non è mai stato così importante.

Perché la tua organizzazione dovrebbe dare priorità all'ITAM

Immagina questa situazione. Bob lavora come junior designer nel reparto marketing e deve consegnare rapidamente un nuovo video. Ha però un problema: non dispone del software di video editing necessario. Il suo responsabile trova subito una soluzione: "Usa la mia carta aziendale e acquista la sottoscrizione al software. Abbiamo bisogno di quel video subito!".

Bob acquista il software e realizza il video. Il team IT dell'azienda, però, non sa nulla di quell'acquisto. Non sa se il software verrà utilizzato in conformità alle condizioni di licenza e nemmeno se sia sicuro utilizzarlo.

Ora immagina un'intera organizzazione piena di "Bob", dove chiunque disponga di una carta aziendale può acquistare applicazioni cloud o servizi Software as a Service (SaaS). È una realtà sempre più diffusa: persone e reparti acquistano soluzioni cloud con un coinvolgimento minimo, o addirittura nullo, da parte dell'IT. Il fenomeno riguarda in particolare i software di livello Tier 2 e Tier 3, applicazioni specialistiche e di nicchia spesso utilizzate solo per periodi limitati. Ma non sono gli unici responsabili degli sprechi nel cloud e della cosiddetta zombie IT, ovvero applicazioni sottoutilizzate o completamente inutilizzate.

Secondo il Flexera State of ITAM Report 2025, circa il 30% della spesa IT viene sprecato. Inoltre, oggi le aziende gestiscono spesso oltre 125 applicazioni SaaS. La sfida per i team IT è evidente: monitorare il software acquistato centralmente attraverso il budget CapEx e, allo stesso tempo, tenere sotto controllo le numerose sottoscrizioni SaaS acquistate dai singoli utenti attraverso budget operativi (OpEx). Il risultato è una crescente complessità e costi difficili da governare.

È proprio qui che entra in gioco l'IT Asset Management (ITAM).

Perché l'ITAM è importante?

L'IT Asset Management (ITAM) è un percorso che consente di ottenere una visione accurata e completa dell'intero patrimonio IT aziendale, sia on-premise sia nel cloud. L'obiettivo è accompagnare l'organizzazione da un approccio frammentato e reattivo verso una gestione delle risorse IT strutturata, dinamica e orientata alla creazione di valore. Questo permette di gestire in modo più efficace il ciclo di vita degli asset, i costi e i rischi, migliorando al contempo le decisioni relative ai contratti e agli approvvigionamenti.

Il percorso verso la maturità ITAM inizia con l'acquisizione di visibilità sull'ambiente IT. Questo consente di individuare carenze, punti deboli e opportunità di ottimizzazione. Grazie alle giuste informazioni, è inoltre possibile misurare le performance dell'organizzazione rispetto ai benchmark di settore e alle best practice. L'automazione può svolgere un ruolo importante, ma per raggiungere una piena maturità ITAM sono altrettanto fondamentali la collaborazione e la diffusione delle competenze all'interno dell'organizzazione.

Una trasformazione di questo tipo richiede un framework ITAM solido. Serve una roadmap ben definita per ottimizzare il patrimonio IT e i relativi costi, ridurre i rischi ed evitare sanzioni economiche. Sono necessari strumenti ITAM in grado di fornire i dati giusti al momento giusto. Ed è altrettanto importante supportare le persone attraverso policy e processi chiari, mettendo a loro disposizione le risorse, le competenze e le conoscenze necessarie per avere successo..

Quali vantaggi può offrire l'ITAM?

Una maggiore visibilità sulle risorse IT e sul loro utilizzo offre benefici immediati in termini di efficienza, controllo e prevedibilità. Questo si traduce in una migliore capacità di pianificazione e budgeting, oltre che in una maggiore facilità nell'individuare opportunità di riduzione dei costi. Policy, processi e tecnologie ITAM implementati in modo efficace possono aiutare l'organizzazione a generare risparmi in diversi modi.

Innanzitutto, consentono di ridurre i costi delle licenze software individuando ed eliminando software inutilizzati, le cosiddette applicazioni "zombie", oltre a licenze duplicate o sottoutilizzate.

In secondo luogo, l'ITAM rende i processi di approvvigionamento software più rapidi ed efficienti. Quando emerge la necessità di effettuare un acquisto, tutte le informazioni relative agli asset, alle licenze, ai diritti di utilizzo e alle risorse disponibili sono facilmente accessibili. L'ITAM si rivela particolarmente prezioso in occasione di rinnovi contrattuali importanti, contribuendo a ottenere condizioni più favorevoli sia dal punto di vista commerciale sia da quello tecnico.

Una gestione strutturata degli asset IT aiuta inoltre a ridurre il rischio di problematiche di conformità che possono emergere durante gli audit dei vendor. Questo consente di evitare sanzioni economiche, danni reputazionali e il considerevole impiego di risorse interne necessario per gestire le attività di audit.

Infine, una maggiore governance del patrimonio software contribuisce anche a rafforzare la postura di sicurezza dell'organizzazione. Un esempio è rappresentato dalla vulnerabilità Log4j, che ha continuato a impattare molte aziende più a lungo del necessario semplicemente perché non erano consapevoli che il componente fosse presente nel proprio ecosistema software e, di conseguenza, non hanno adottato le misure necessarie per proteggerlo.

Quando un'organizzazione raggiunge una buona maturità ITAM, può utilizzare benchmark riconosciuti a livello di settore per confrontare le proprie performance con quelle di altre aziende e valutare il livello di allineamento tra persone, processi e tecnologie. Gli stessi benchmark consentono inoltre di misurare i progressi nel tempo. Attraverso standard internazionali come ISO/IEC 19770-1, è possibile definire una strategia ITAM efficace, basata sui dati necessari a supportare decisioni, policy e processi realmente orientati al business.