Ascot Group descubre nuevas eficiencias con Microsoft 365 Copilot

Oportunidad de usar Microsoft 365 Copilot para avanzar en la transformación digital

Fundado en 2001, Ascot Group es una compañía global especializada en seguros y reaseguros, con la misión de mantener su posición como empresa impulsada por la tecnología. Los usuarios de la compañía ya tenían un buen dominio de Microsoft 365 —después de haberlo adoptado en 2019— y la empresa había trasladado sus documentos empresariales esenciales a este conjunto de aplicaciones basado en la nube. Cuando Microsoft 365 Copilot estuvo disponible para los usuarios, Ascot Group vio una oportunidad para avanzar en sus objetivos de transformación digital.

Ascot Group había trabajado con SoftwareOne en varios proyectos durante varios años y sabía que SoftwareOne había adoptado con éxito Microsoft 365 Copilot internamente. La aseguradora recurrió a SoftwareOne en busca de apoyo, orientación y asesoría sobre cómo empezar a usar Microsoft 365 Copilot en toda su organización.

“SoftwareOne es un socio de confianza para Ascot Group, y ya teníamos una muy buena relación antes de iniciar este proyecto”, afirma Christian Toft-Nielsen, vicepresidente sénior de Modelado Predictivo y Estrategia de IA en Ascot Group. “Me impresionó mucho todo lo que SoftwareOne construyó como parte de su implementación interna, que luego usaron para ayudar a otros clientes en ese recorrido. Fue una metodología muy bien pensada. Había algunos otros proveedores que tenían esa capacidad, pero no sentí que ninguno fuera tan sólido y completo como SoftwareOne”.

Hasta ese momento, Ascot Group no había explorado ninguna implementación de IA a nivel de toda la compañía. Vio el proyecto de Copilot como una forma de desarrollar sus capacidades, introducir a los empleados en el uso de la IA y reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para tareas como revisar y resumir documentos extensos.

El playbook de implementación de SoftwareOne ofrece una hoja de ruta para el cambio

El primer paso fue evaluar la preparación de Ascot Group para implementar Microsoft 365 Copilot de forma segura y protegida. Esto implicó examinar los permisos y la seguridad que Ascot Group usaba para los datos alojados en sus aplicaciones de Microsoft 365, la fuente de información desde la cual Microsoft 365 Copilot generaría resultados. La evaluación de SoftwareOne proporcionó una guía sobre las áreas técnicas en las que Ascot Group debía enfocarse, así como sobre los problemas de permisos y seguridad que tenía que resolver antes de comenzar a usar Microsoft 365 Copilot.

Por ejemplo, la evaluación encontró que Ascot Group necesitaba migrar a SharePoint algunos datos adicionales que aún no había trasladado a la nube. Ascot Group también realizó una serie de las llamadas “pruebas de humo” usando la herramienta de seguridad Microsoft Purview, para asegurarse de que los usuarios de Microsoft 365 Copilot no pudieran acceder a datos confidenciales que no estaban autorizados a ver.

Mientras este trabajo avanzaba, Ascot Group y SoftwareOne también identificaron a los usuarios del ‘grupo pionero’, quienes serían los primeros en empezar a usar Microsoft 365 Copilot. Esto incluyó empleados de diferentes áreas del negocio y en distintas ubicaciones: Bermudas, Londres y Estados Unidos. Los usuarios del grupo pionero fueron introducidos a Microsoft 365 Copilot mediante un ‘evento de unboxing’, que ofreció un tutorial sobre cómo usar la herramienta. Después de este evento, Ascot Group y SoftwareOne también realizaron una serie de llamadas abiertas en las que los usuarios podían hacer preguntas sobre diferentes casos de uso, prompts y otros temas.

Implementar Copilot también requirió la aprobación del comité de gobernanza de IA de Ascot Group, que se había establecido previamente con el apoyo de SoftwareOne. Toft-Nielsen afirma que el cumplimiento normativo integrado de Microsoft 365 Copilot ayudó en este proceso. La junta también dejó claro que Ascot Group adoptaría Microsoft 365 Copilot como la herramienta de IA oficialmente aprobada por la compañía, mientras que prohibiría el uso de herramientas como ChatGPT, que pueden convertirse en ‘shadow IT’. La junta también acordó que los usuarios humanos siempre deben ser, en última instancia, responsables de los resultados generados por la IA.

“Todos sabemos que la IA puede alucinar”, afirma Toft-Nielsen. “Así que tienes la responsabilidad de revisar el resultado y determinar cómo se está utilizando”.

Toda esta preparación estuvo guiada por el playbook de SoftwareOne, desarrollado a partir de su propio proyecto interno para adoptar Microsoft 365 Copilot, sobre cómo comunicar a los usuarios los temas relacionados con la implementación, responder preguntas y fomentar la adopción. SoftwareOne también cuenta con una variedad de otras capacidades alrededor de Microsoft, incluyendo migración y modernización en Azure, soporte para cargas de trabajo de Microsoft, gestión del portafolio de aplicaciones y servicios de asesoría.