Konkrete Frage zu SAP – präzise Antwort: Sind Vertragsprüfungen auch für SAP Kunden wichtig?

Frage: Welche Rolle spielt die Prüfung der Verträge von SAP für Neukunden, aber auch für bestehende Kunden, die technologisch innerhalb von SAP umsatteln wollen? Die Antwort gibt Michael Königsmark, bei SoftwareOne SAP Enterprise Architect & SAP S/4HANA Solution Architect.

Michael Königsmark: „Eine große Rolle: Nur eine detaillierte Vertragsprüfung gibt SAP Kunden die Kontrolle über ihre Lizenzen, reduziert unnötige Kosten und minimiert Compliance-Risiken. Die Prüfung der jeweiligen Vertragsbedingungen sollte daher bei jedem Schritt in Richtung SAP oder einem Wechsel innerhalb dieser Technologie zum A und O der Vorbereitung gehören.

Verträge zu prüfen ist natürlich bei jedem Kauf irgendeiner Ware in jeder Branche unerlässlich. Der wichtige Aspekt ist hier jedoch, wie bei den Vertragswerken aller anderen großen Software-Hersteller auch, der Abgleich der Anforderungen mit dem, was das Vertragswerk hergibt, um Kostenfallen und unerwartete Nachzahlungen zu vermeiden.

SAP Verträge sind oft komplex und enthalten Klauseln, die weitreichende finanzielle und operative Auswirkungen haben können. Nur eine detaillierte Prüfung kann gewährleisten, dass Unternehmen ihre Rechte und Pflichten genau kennen und die bestmöglichen Konditionen nutzen. Ein zentraler Punkt ist die Lizenztransparenz. Viele Unternehmen zahlen für unnötige oder falsch zugewiesene Lizenzen, weil sie nicht genau wissen, welche Modelle für ihre Nutzungsszenarien optimal sind. Besonders bei Named-User-Lizenzen oder dem Digital Access Modell kann eine falsche Lizenzierung zu hohen Mehrkosten führen. Ein weiteres Risiko liegt in indirekter Nutzung (Indirect Access). Sobald Drittanwendungen oder externe Systeme auf SAP Daten zugreifen, kann dies kostenpflichtig sein. Ohne vertragliche Klarstellung riskieren Unternehmen hohe Nachforderungen durch SAP.

Auch bei einem Wechsel auf SAP S/4HANA oder beim Einsatz von RISE with SAP ist eine Vertragsprüfung unerlässlich. Hier ändern sich Lizenzierungsmodelle, und Unternehmen sollten sicherstellen, dass bestehende Lizenzen angerechnet werden oder eine sinnvolle Migration möglich ist. Zudem schützt eine sorgfältige Vertragsprüfung vor unerwarteten Klauseln in Service- und Wartungsverträgen. Unternehmen können so verhandeln, ob sie tatsächlich alle angebotenen Services benötigen oder ob günstigere Alternativen infrage kommen.

Schließlich sind SAP Audits eine große Herausforderung. Ohne eine klare Kenntnis der Vertragsbedingungen riskieren Unternehmen kostspielige Nachlizenzierungen oder Vertragsverletzungen. Eine regelmäßige Überprüfung hilft, Audits vorbereitet und souverän zu bestehen.