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Das muss nicht der Fall sein - wenn man die Lizenzierung dieser Lösung im Griff hat. Wie es sonst aber schnell zu Konflikten mit den Nutzungsbedingungen des Herstellers kommen kann, erfahren Sie hier.
Wie teure Lizenzprobleme aus dem Nichts entstehen können
Ein Fall aus der Praxis, der immer wieder zu Anfragen und langen Gesprächen mit IBM Kunden führt: Es geht darum, dass Mitarbeiter, die gar nicht selbst über ein Cognos Analytics-Konto verfügen, sondern lediglich in Cognos Analytics erstellte Reports über das Cognos Bursting-Feature erhalten, mit der Lizenzierung dieser IBM Lösung in Konflikt geraten.
Wie kann das sein? Es klingt – wie ein Kunde dies neulich ausdrückte – ein wenig „so, als würden die Fahrgäste eines Busses zur Kasse gebeten, weil der Fahrer eine Geschwindigkeitsbegrenzung überfahren hat und dabei geblitzt wurde.“ In diesem Falle wäre die Reaktion: „Was? Warum soll ich das mit bezahlen? Ich habe doch nur im Bus gesessen?“ natürlich verständlich. Aus Sicht des Herstellers IBM erklärt sich der Vorgang bei den Reports allerding ganz klar aus den gültigen Lizenzvorschriften. Klar bedeutet hier: wenn man es genau erklärt bekommt.
Das wollen wir nun tun. Doch der Reihe nach. Was ist Cognos Analytics überhaupt?
Was leistet IBM Cognos Analytics?
Dass Enduser, gleich welche Position sie innehaben, alle nur verfügbaren Daten in ihre Entscheidungsprozesse mit einfließen lassen wollen, ist absolut verständlich. Auch ist dies keine neue Erscheinung. Neu aber ist, dass sie sich dazu in immer stärkerem Ausmaß diversen Business Intelligence- und Analysetools bedienen, die ihnen irgendwie dabei helfen könnten, Rohdaten in nützliche Erkenntnisse umzuwandeln. Eines dieser Tools ist eine von IBM bereitgestellte Softwareplattform: Cognos Analytics. Cognos Analytics enthält verschiedene Komponenten für Reports, Analyse, Scorecard-Erstellung und Ereignisüberwachung. Doch gilt: Keine Lösung ohne Lizenzierung. So auch hier. Wird Cognos Analytics verwendet, sind einige Punkte hinsichtlich der Lizenzierung unbedingt zu beachten.
Wie wird IBM Cognos Analytics lizenziert?
Besonders interessant sind im Zusammenhang mit Cognos Analytics natürlich gerade die Fragen zur Lizenzierung, die sich aus der Natur eines Analyse-Tools ergeben. Schließlich wird hier etwas produziert – gemeint sind Reports – auf das man anderen Mitarbeitern im Unternehmen den Zugriff ermöglichen möchte. Das regelt IBM bereits seit 2014 durch vier verschiedene Lizenztypen:
- Analytics-Administrator
- Analytics-Explorer
- Analytics-User
- Analytics-Viewer
Es werden also verschiedenen Rollen für Cognos Analytics definiert. Jede dieser Rollen enthält einen bestimmten Satz von Aufgaben und Standardfunktionen zugeordnet. Zwei Beispiele:
- Administration. Dieser Rolle etwa werden „Administration Tasks“ zugeordnet.
- User: Damit ein User auf verschiedene Funktionen zugreifen kann, muss er eine Mitgliedschaft in den Rollen erhalten, die diesen Funktionen zugewiesen sind – entweder direkt über sein Benutzerkonto oder indirekt, über eine Cognos-Gruppe, der er angehört.
Wie beantwortet das die Eingangsfrage nach der Compliance-Problematik?
Ganz einfach: Durch eine „Analytics Viewer“-Lizenz können Personen ohne Cognos Analytics-Konto die in dieser Applikation erstellten und über das Cognos Bursting-Feature verteilte Reports kostenlos, sprich, lizenzrechtlich korrekt, erhalten.
Dieses Nutzungsrecht gilt jedoch nicht für alle Arten von Reports.
Wenn man etwa ein Authorized User Lizenzmodell anwendet - das heißt, ein Modell, bei dem jeder User für seinen Zugriff auf Cognos Analytics eine eigene Lizenz hat, der User aber Reports über Cognos selbst an Kolleginnen und Kollegen versendet, die keine „Analytics Viewer“-Lizenz haben, ist die Compliance nicht mehr gegeben!
Ein Rechenbeispiel für Compliance-Probleme bei Cognos Analytics
Ein Unternehmen mit, sagen wir einmal, 8.000 Mitarbeitern kauft Cognos Analytics Viewer im Lizenzmodell „Autorisierte Benutzer“. Später wird ein mit Cognos Analytics erstellter Report an das gesamte Unternehmen, also an jeden einzelnen der 8.000 Mitarbeiter, verteilt. Jetzt kommt der Knackpunkt: Dieser spezielle Typ von Report, oder besser, die Art seiner Verteilung, ist nicht durch die Analytics Viewer-Lizenz abgedeckt. Die Firma kaufte, nehmen wir einmal an, nur 300 Lizenzen für User, die tatsächlich auf Cognos und die Analytics Viewer-Funktionen zugreifen.
Weil niemandem klar war, dass nicht alle Arten von Reports verbreitet werden dürfen, besteht auf einmal ein gewaltiges Compliance-Defizit: Bei 8.000 Mitarbeitern und nur 300 vorhandenen ist das Unternehmen auf einmal mit 7.700 Lizenzen gegenüber dem Hersteller IBM im Minus. Das kann im Fall eines Audits kostspielige Folgen haben.
Fazit
Ähnlich häufig wird von Kunden die Frage gestellt, wie man die Standardberechtigungen ändern oder Einzelpersonen Funktionen zuweisen will, auf die sie eigentlich keinen Zugriff haben. Die Antwort: Dazu können diese Personen auf eine andere Lizenz als diejenige umsteigen, die ihnen standardmäßig zugewiesen wurde.
Eigentlich einfach und logisch, oder? Doch wie bei fast allen Fragen der Software-Lizenzierung kommt es auch hier auf das kleinste Detail an. Nur durch eine kontinuierliche Überwachung der Nutzung der vom Unternehmen erworbenen Cognos Analytics-Lizenzen und der Art des Zugriffs, der den Usern gewährt wird, kann man potenzielle Risiken der Regel-Nichteinhaltung mindern und verhindern, dass, etwa für Zahlungen nach einem Audit, weitaus mehr als nötig ausgegeben werden muss.
Die Anstrengungen zur Bewältigung dieses Prozesses können schwierig und langwierig sein; mit anderen Worten – sie verschlingen Ressourcen.
Stehen diese nicht zur Verfügung? Die Experten des IBM Advisory Services von SoftwareOne helfen Ihnen gerne, die lizenzkonforme Nutzung von Cognos Analytics sowie natürlich auch aller anderen Produkte von IBM sicherzustellen.
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